5 mẹo hay để đối phó với các phiên bản khác nhau của ms office

Bộ MS Office đã trưởng thành hơn nhiều năm về các tính năng và chức năng của nó. Tuy nhiên, điều luôn được quan tâm với các bản nâng cấp liên tiếp là khả năng tương thích của các phiên bản mới với các phiên bản cũ hơn.

Bây giờ, nếu bạn đang sử dụng các phiên bản MS Office khác nhau hoặc cộng tác với những người sử dụng phiên bản Office khác với phiên bản của bạn, thì bạn đang xử lý vấn đề này hàng ngày. Tuy nhiên, bạn sẽ rất vui khi biết rằng bạn có thể giảm nguy cơ gặp phải những lo ngại bằng cách chỉ cần nhớ và thực hành một vài điều.

Hãy cho chúng tôi xem những gì họ đang có.

Xem thêm: Tìm hiểu và hiểu sự khác biệt giữa MS Office 2013 và Office 365 ngay tại đây.

1. Biết các định dạng tệp

Office 2007-2013 sử dụng các phần mở rộng tệp khác nhau khi so sánh với Office 97-2003. Cuối cùng, chúng có thêm 'x', đây là dấu hiệu cho thấy việc sử dụng Ngôn ngữ đánh dấu mở rộng (XML).

Công cụ MS Office	97-2003	2007-2013
MS Word	tài liệu	docx
MS Excel	xls	xlsx
MS PowerPoint	ppt	pptx

2. Làm việc ở chế độ tương thích

Khi bạn mở tệp 97-2003 trong sản phẩm 2007-2013, tệp sẽ mở ở chế độ tương thích. Bạn có thể tiếp tục làm việc ở chế độ đó để không giới thiệu những thứ / tính năng không được hỗ trợ.

Lưu ý: Trong chế độ tương thích, bạn sẽ không thể sử dụng các tính năng 2007-2013 mặc dù bạn đang sử dụng phiên bản của phần mềm.

Lý tưởng nhất, nếu bạn định chia sẻ tài liệu của mình với ai đó sử dụng 97-2003, bạn nên tiếp tục làm việc ở chế độ tương thích.

3. Chuyển đổi cho các tính năng mới

Nếu bạn không chia sẻ phiên bản thấp hơn của tệp và nếu bạn ở phiên bản cao hơn của phần mềm, bạn nên chuyển đổi tệp. Bằng cách đó bạn sẽ có thể tận dụng các tính năng mới.

Để chuyển đổi tài liệu của bạn, hãy chuyển đến Tệp -> Thông tin -> Chuyển đổi như được hiển thị trong sơ đồ bên dưới. Bằng cách đó, tập tin gốc sẽ được chuyển đổi và thay thế.

4. Kiểm tra các vấn đề

Giả sử bạn đã làm việc vào năm 2007-2013 và khi kết thúc công việc, bạn nhận ra rằng bạn cần chia sẻ tài liệu với người có 97-2003. Trong khi bạn đang làm việc, bạn có thể đã sử dụng các tính năng không được hỗ trợ bởi các phiên bản thấp hơn.

Trong những trường hợp như vậy, trước khi chia sẻ, nên kiểm tra các vấn đề. Bằng cách đó, bạn sẽ giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu và định dạng khi chia sẻ. Nhấp vào Tệp -> Thông tin -> Kiểm tra sự cố và sau đó khắc phục những điều mà phần mềm nhắc nhở.

5. Lưu là 97-2003

Nếu bạn chọn lưu tài liệu dưới dạng tài liệu 97-2003 mặc dù hoạt động trên phiên bản cao hơn, phần mềm sẽ tự kiểm tra tính tương thích. Nếu nó tìm thấy bất kỳ, nó sẽ nhắc người dùng.

Sau đó chia sẻ sẽ không bao giờ là một mối quan tâm.

Mẹo hay: Bạn có phải là người hoàn toàn không có MS Office không? Bạn đã bao giờ cần phải mở một tập tin như vậy? Đừng lo lắng, bạn có thể mở chúng mà không cần cài đặt MS Office.

Phần kết luận

Đây là một vài điều cơ bản duy nhất mà bạn cần ghi nhớ nếu công việc của bạn cần cộng tác với những người làm việc trên các phiên bản khác nhau của MS Office. Chỉ cần một vài bước bổ sung và bạn thực sự có thể tiết kiệm rất nhiều nhầm lẫn có thể phát sinh do các vấn đề tương thích.