5:00: Quản lý dự án dễ dàng, có thể tùy chỉnh

là chìa khóa để đáp ứng các nghĩa vụ kinh doanh. Hầu hết các chuyên gia kinh doanh đều có một phương pháp quản lý các dự án nhỏ và hợp tác hiệu quả với những người khác để hoàn thành công việc. Nhưng bạn có thể được cải thiện không?

Tôi nhớ lại một khách hàng tự hào đã cho tôi thấy hệ thống quản lý công việc của mình: Ông in gọn gàng từng món đồ cần làm trên một tờ giấy dính và tát nó vào khung màn hình máy tính của mình. Khi một nhiệm vụ trở thành ưu tiên cao, anh ta di chuyển tờ giấy cao hơn ở bên cạnh màn hình của mình và chuyển các nốt khác xuống thấp hơn. Khi anh ta rất bận rộn, những ghi chú tràn vào bàn làm việc của anh ta, di chuyển theo hai đường thẳng xuống mỗi bên của màn hình đến bàn phím của anh ấy.

Đáng buồn thay, hệ thống quản lý dự án nhà của anh ta bị rơi một đêm. Một người dọn dẹp văn phòng mới đến và siêng năng lau màn hình và bàn làm việc của anh ta. Sáng hôm sau anh ta tìm thấy tất cả những thanh kẹo được sắp xếp chính xác của anh ta xếp chồng lên nhau trong một đống gọn gàng bằng điện thoại.

[Đọc thêm: Các dịch vụ truyền hình trực tuyến tốt nhất]

Không có lý do gì để bám vào hệ thống quản lý dự án dựa trên giấy khi một số dịch vụ Web đơn giản giờ đây có thể thực hiện công việc tốt hơn nhiều. Các dịch vụ này cũng giúp đảm bảo rằng tất cả các thành viên của nhóm dự án được cập nhật nhanh chóng về việc thay đổi thời hạn và phát triển mới.

Tôi thích chương trình 5 giờ chiều của QG | Software, tương đối tốn kém (18 đô la một tháng) và dịch vụ quản lý dự án dễ sử dụng có thể giúp bạn ưu tiên công việc của mình và quản lý các dự án nhỏ hơn. Nó thể thao một giao diện người dùng đẹp mắt, có thể tùy chỉnh nhiều hơn hầu hết các dịch vụ dựa trên web khác.

5 giờ chiều không phải là Microsoft Project: Nó không thể dễ dàng quản lý các dự án lớn hay dài hạn. Tuy nhiên, nó cho phép bạn tạo và cập nhật các tác vụ và dự án trên Web hoặc qua e-mail. Biểu đồ tiến trình trực quan hấp dẫn cho phép bạn nhanh chóng kiểm tra tiến trình của mình. 5:00 cung cấp một loạt các dịch vụ quản lý dự án phù hợp với nhu cầu của hầu hết những người sử dụng nhẹ

Không cần thẻ tín dụng để dùng thử

Đăng ký tài khoản thật đơn giản. Bạn thậm chí không cần cung cấp thông tin thẻ tín dụng cho bản dùng thử miễn phí. 5:00 hỗ trợ hầu hết các trình duyệt Web phổ biến, bao gồm các phiên bản gần đây của Internet Explorer, Firefox, Safari và Opera.

Bạn sẽ cần phải chọn tên miền phụ của chính mình (một dòng theo dòng "

mycompany.5pmweb.com ") để đăng nhập vào dịch vụ và cho phép tích hợp e-mail. Một số video hướng dẫn ngắn cung cấp các chỉ dẫn cơ bản về cách sử dụng dịch vụ. Khi bạn nhấp vào một dự án 5 giờ chiều, danh sách chi tiết dự án, bao gồm các nhiệm vụ và chỉ báo tiến trình, sẽ xuất hiện ở ngăn bên phải. Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy bốn tab ở phía bên trái của màn hình hiển thị: Các dự án, Thời gian biểu, Các báo cáo và Tiểu sử. Có thể bạn sẽ dành phần lớn thời gian làm việc trong tab Dự án. Nhấp vào nó sẽ hiển thị danh sách các dự án trong khung bên trái. Khi bạn bấm vào một dự án, một danh sách các chi tiết dự án, chẳng hạn như các nhiệm vụ và chỉ báo tiến trình, sẽ xuất hiện trong khung bên phải. Đơn giản chỉ cần di chuột qua một dự án trong vài giây sẽ cung cấp thêm chi tiết trong một cửa sổ thông tin pop-up, một liên lạc tốt đẹp.

Tôi cũng thích cách bạn có thể tùy chỉnh giao diện của 5:00, đơn giản chỉ cần kéo các cột để thay đổi chiều rộng hoặc khu nghỉ mát dữ liệu. 5 giờ chiều thậm chí có thể tích hợp với các lịch hỗ trợ nguồn cấp dữ liệu iCalendar, chẳng hạn như Apple iCal và Mozilla Sunbird, vì vậy bạn có thể kiểm tra thời hạn dự án của mình trong ứng dụng lịch. Đồng bộ hóa dữ liệu như vậy cũng hoạt động với Lịch Google, nhưng vì một số lý do (công ty đổ lỗi cho Google), quá trình này chậm hơn nhiều so với các ứng dụng của Apple và Mozilla.

Tích hợp E-mail

Bạn có thể nhập các dự án và nhiệm vụ trực tiếp bằng giao diện Web; cách khác, bạn có thể tạo chúng bằng cách gửi e-mail đến địa chỉ 5pm tùy chỉnh của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng e-mail để thêm tối đa 20MB tệp tài liệu và cập nhật phần trăm hoàn thành tác vụ. Các tham số trong dòng chủ đề e-mail của bạn cho phép bạn chỉ định thêm chi tiết như ngày bắt đầu và thời hạn.

Tích hợp e-mail 5 chiều giúp dễ dàng cập nhật thông tin dự án bằng thiết bị di động. Ngay cả khi màn hình di động nhỏ của bạn không đủ để hiển thị giao diện web của 5 giờ chiều, bạn vẫn có thể nhấn vào e-mail để cập nhật trạng thái của dự án.

5pm hỗ trợ bốn loại người dùng để bạn có thể tinh chỉnh quyền truy cập dịch vụ. Quản trị viên có thể làm mọi thứ; người dùng có thể chỉnh sửa dự án và nhiệm vụ cho các nhóm mà bạn chỉ định cho họ; người dùng bên ngoài có thể xem dự án và nhiệm vụ cho nhóm của họ; khách hàng có thể xem và chỉnh sửa các dự án của riêng họ.

Làm thế nào 5pm Stacks Up

Tôi đã thảo luận về các dịch vụ quản lý dự án khác trong một cột trước. 5pm xử lý nhiều hơn Basecamp phổ biến, nhưng vẫn quản lý dễ dàng cho một người quản lý dự án để hiểu. Tuy nhiên, nó không cung cấp tất cả các khả năng hiện tại của Wrike cao cấp, gần đây đã bổ sung thêm sự hợp tác kiến ​​thức giống như Wiki.

Năm gói trả tiền cho 5 giờ chiều có sẵn với chi phí từ 18 đến 175 đô la mỗi tháng. Gói cơ bản hỗ trợ năm người dùng, mười dự án đang hoạt động và 250MB dung lượng lưu trữ, trong khi gói cao cấp cho phép người dùng và dự án không giới hạn và lưu trữ mũ ở mức 5 GB. Bản dùng thử miễn phí trong 14 ngày có sẵn.

Basecamp vẫn quy định sự phát triển khi nói đến các dịch vụ quản lý dự án cấp nhập cảnh. Nhưng nếu bạn muốn một cái gì đó một chút slicker, sau đó xem xét 5pm.

Richard Morochove là một nhà tư vấn CNTT và nhà văn. Gửi câu hỏi về cách sử dụng công nghệ trong doanh nghiệp vừa và nhỏ được kết nối của bạn

qua e-mail

. PC World có thể chỉnh sửa truy vấn của bạn và không thể đảm bảo rằng tất cả các câu hỏi sẽ được trả lời. >