Hướng dẫn cho người mới bắt đầu về nhãn gmail, bộ lọc và sử dụng chúng cùng nhau

Tất cả chúng ta đều phân loại mọi thứ trong cuộc sống hàng ngày để giảm bớt công việc. Điều đó bao gồm những thứ cả ngoại tuyến và trực tuyến. Nếu bạn đã sắp xếp tủ quần áo của mình gọn gàng, với các giá đỡ khác nhau chứa các bộ quần áo khác nhau thì bạn sẽ không bao giờ lãng phí thời gian để tìm kiếm những đôi vớ đó vào buổi sáng trước khi đi làm, phải không? Điều này cũng đúng với hộp thư đến email của bạn.

Email là một thứ mà hầu hết chúng ta sử dụng rộng rãi mỗi ngày. Trước đây, chúng tôi đã hạn chế dung lượng hộp thư với một số thư để xử lý, không giống như ngày nay, khi thuật ngữ email đồng nghĩa với "nỗi đau ở cổ" đối với nhiều người. Tổ chức là chìa khóa ở đây và đó là nơi các nhãn và bộ lọc Gmail phát huy tác dụng. Nếu bạn biết cách sử dụng chúng một cách hiệu quả, tai ương email của bạn sẽ giảm đáng kể.

Hôm nay chúng ta sẽ thấy cách bạn có thể sử dụng các bộ lọc Gmail cùng với các nhãn cho một tổ chức email không căng thẳng trong Gmail. Đây là hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu, vì vậy các cựu chiến binh Gmail trong số bạn có thể bỏ qua phần này.

Nhãn Gmail là gì và cách tạo chúng

Để hiểu rõ hơn, bạn có thể so sánh các nhãn trong Gmail với các thư mục trong HĐH của bạn. Ví dụ: chúng tôi tạo các thư mục như âm nhạc, hình ảnh, phần mềm, v.v. để phân loại một số loại tệp. Tương tự, nhãn trong Gmail có thể được sử dụng để phân loại email từ các nguồn khác nhau hoặc dựa trên nội dung của chúng.

Để tạo nhãn mới, hãy mở rộng thanh bên điều hướng hộp thư và nhấp vào liên kết Tạo Nhãn mới.

Đặt tên cho nhãn và nhấp vào nút tạo. Bạn cũng có thể tạo các nhãn lồng nhau giống như bạn tạo các thư mục con trong HĐH để tổ chức tốt hơn.

Bây giờ bất cứ khi nào bạn muốn di chuyển thư đến nhãn theo cách thủ công, hãy nhấp vào nút nhãn hoặc thư mục ở trên cùng và chọn nhãn từ danh sách.

Chà, đó là cách bạn có thể thực hiện công cụ thủ công, bây giờ hãy cho chúng tôi xem cách tạo bộ lọc để tự động chuyển email sang nhãn.

Tạo bộ lọc trong Gmail

Tạo bộ lọc trong Gmail rất dễ dàng. Chỉ cần đi tới cài đặt Gmail ở trên cùng bên phải và nhấp vào tab bộ lọc. Trong tab bộ lọc, nhấp vào liên kết Tạo bộ lọc mới để bắt đầu.

Trong khi tạo bộ lọc, Gmail sẽ hỏi bạn loại thư bạn muốn lọc, như từ hoặc hai địa chỉ, thư có chứa các từ cụ thể, v.v. Ví dụ: nếu bạn muốn lọc tất cả các email thông báo của Facebook, hãy thêm facebookmail.com tên miền trong trường từ.

Để đảm bảo bộ lọc bạn đã tạo đang nhắm mục tiêu các bộ thư chính xác, nhấp vào nút Tìm kiếm thử nghiệm. Bây giờ bạn có thể thực hiện một số thay đổi cho bộ lọc tùy thuộc vào kết quả kiểm tra hoặc xác nhận bộ lọc.

Tiếp theo, Gmail sẽ hỏi bạn về những gì bạn muốn làm với các thư được lọc. Có các tùy chọn như bỏ qua hộp thư đến, đánh dấu là đã đọc, khởi động chúng, v.v. Để di chuyển thư cụ thể đến nhãn trực tiếp, hãy kiểm tra Áp dụng nhãn và chọn nhãn từ danh sách thả xuống. Bạn cũng có thể tạo nhãn mới và lồng nó với các nhãn hiện có để tạo cấu trúc giống như cây.

Đó là tất cả, từ ngày này trở đi, các email cụ thể sẽ được lọc tự động và sẽ được chuyển đến nhãn mong muốn do đó tránh được Hộp thư đến của bạn lộn xộn.

Bây giờ đây là một ý tưởng thú vị! Làm thế nào về việc đăng ký cập nhật email hàng ngày của chúng tôi (bạn sẽ tìm thấy liên kết trong thanh bên của chúng tôi ở bên phải của bạn) và sau đó tạo bộ lọc dưới dạng Hướng dẫn Công nghệ. Bài tập này không chỉ giúp bạn thực hành cách tạo các bộ lọc mà còn giúp bạn cập nhật các mẹo và thủ thuật mới nhất của chúng tôi.