Android

Cách tốt hơn để chia sẻ tài liệu

Chẳng cần tình yêu mãnh liệt, tôi mong gặp bạn trai không quan trọng tiểu tiết

Chẳng cần tình yêu mãnh liệt, tôi mong gặp bạn trai không quan trọng tiểu tiết
Anonim

Một trong những cách dễ nhất để cộng tác với đối tác kinh doanh hoặc đồng nghiệp là gửi một tài liệu cho họ, nhưng cũng là một trong những thói quen khó khăn nhất để phá vỡ. Và trong khi e-mail quá phổ biến và gần như tức thì, khái niệm cộng tác nối tiếp - tôi làm việc trên tài liệu, gửi cho bạn và bạn làm việc trên đó và gửi lại - là vụng về. Các tài liệu đính kèm có thể làm tắc nghẽn các hệ thống e-mail hoặc bị các bộ lọc từ chối. Nếu có hơn hai người đang làm việc trên nó, ai đó phải chịu trách nhiệm giải quyết xung đột.

Có nhiều cách tốt hơn và tôi sẽ chỉ cho bạn một vài lựa chọn thay thế. Để có thể gửi các tệp lớn qua e-mail, có thể có hàng tá dịch vụ như YouSendIt.com cho phép bạn tải lên tệp và sau đó chỉ cần sử dụng e-mail để thông báo cho mọi người biết họ có thể tải xuống ở đâu. Nhưng đó không phải là rất thỏa mãn, và một lựa chọn tốt hơn là sử dụng một cái gì đó như Google Docs. Hãy coi đây là ổ đĩa cứng được chia sẻ của bạn trong đám mây. Mọi định dạng Office và PDF có thể được tải lên dịch vụ của Google, sau khi bạn thiết lập tài khoản Gmail. Vấn đề là bạn vẫn phải chỉnh sửa chúng một cách thẳng thắn.

Để giải quyết vấn đề này, hãy xem Etherpad.com, về cơ bản thiết lập một trang Web thời gian thực cho tài liệu của bạn. Nó gán một URL ngẫu nhiên, và điều này vừa tốt vừa xấu. Tốt, bởi vì một khi bạn biết URL, bạn có thể dễ dàng truy cập vào tài liệu. Xấu, vì không có bất kỳ bảo mật nào khi bạn biết URL, vì vậy bất kỳ ai cũng có thể xem bạn đang làm gì. Nhưng để chỉnh sửa nhanh trong thời gian thực, nó không thể bị đánh bại. Bạn có cửa sổ trò chuyện ở bên cạnh nơi bạn có thể chia sẻ nhận xét và thay đổi của từng tác giả được đưa ra một màu đánh dấu khác nhau, vì vậy bạn có thể nhanh chóng nhìn thấy những đóng góp của họ. Bạn cũng có thể quay lại các phiên bản đã lưu trước đó, đây là một tính năng rất hay nếu bạn đang cố tìm một thứ bị mất trong luồng chỉnh sửa. Và, nó hoàn toàn miễn phí. (Có một dịch vụ tương tự từ Textflow.com với $ 100 cho mỗi người dùng mỗi năm.)

[Đọc thêm: Các dịch vụ truyền hình trực tuyến tốt nhất]

Một cái gì đó an toàn hơn, và nhiều tính năng hơn, là Box.net. Điều này bắt đầu như một dịch vụ sao lưu trực tuyến (xem cột của tôi ở đây), nhưng đã phát triển thành một cái gì đó hơn. Một nhóm người có thể chia sẻ một bộ sưu tập các tài liệu được đăng lên trang web của riêng họ. Bạn có thể thực hiện tìm kiếm toàn văn trên bộ sưu tập này và cũng có các cuộc thảo luận theo chuỗi. Chi phí là $ 15 cho mỗi người dùng mỗi tháng. Và không giống như Etherpad, bạn có thể chia sẻ tất cả các loại tệp, không chỉ các tài liệu xử lý văn bản.

Dịch vụ cuối cùng mà tôi muốn đề cập đến là Drop.io. Điều này giống như Box ở chỗ bạn có thể lưu nhiều loại tệp và làm như vậy một cách an toàn, như Etherpad ở chỗ bạn có trò chuyện trong thời gian thực. Nhưng có rất nhiều thứ đang diễn ra ở đây. Điều thú vị về Drop.io là bạn có rất nhiều cách để lấy thông tin vào và ra khỏi trang Web được chia sẻ. Bạn có thể tải lên nội dung qua Web, e-mail, gửi qua tin nhắn văn bản, nguồn cấp dữ liệu Facebook hoặc thậm chí là điện thoại hoặc fax. Cuộc gọi điện thoại được lưu dưới dạng tập tin âm thanh. Bạn có thể dùng thử dịch vụ miễn phí. Nếu bạn chỉ muốn tạo một trang "thả" hoặc được chia sẻ là 10 đô la một năm cho 1 GB dung lượng. Có những kế hoạch khác đắt hơn nếu bạn muốn lưu trữ nhiều hơn hoặc các tính năng. Một dịch vụ khác đáng xem xét là ContentCircles.com, với gói $ 10 một tháng cho không gian không giới hạn.

Tất cả những lựa chọn này là lựa chọn tuyệt vời để gửi tệp tiếp theo qua e-mail, và có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm bớt sự thất vọng của sự cộng tác nối tiếp. Hãy cho tôi biết những gì bạn nghĩ về các dịch vụ, hoặc nếu bạn có những người khác mà bạn sử dụng thường xuyên.

David Strom là cựu tổng biên tập của Network Computing, Tom's Hardware.com, và DigitalLanding.com và một mạng độc lập tư vấn, blogger, podcaster và diễn giả chuyên nghiệp có trụ sở tại St. Louis. Ông có thể đạt được tại [email protected].