Mua, cho thuê - hoặc chuyển sang điện toán đám mây?

Máy tính văn phòng cũ đáng tin cậy của bạn có khả năng chuồn cùng với sức mạnh của một chiếc xe leo núi Oldsmobile 20 tuổi. Everest, tinh vi làm việc chăm chỉ để hoàn thành các công việc phức tạp hơn và đa dạng hơn cho nhân viên của công ty bạn. Nhưng trong khi đó có thể là lúc để thay thế các máy tính đã lỗi thời, với khủng hoảng tín dụng ngày nay, bạn có thể xem xét các lựa chọn thay thế để mua phần cứng mới như một cách để tiết kiệm tiền.

Vì vậy, bạn nên thuê phần cứng mới, phần mềm đóng hộp? Hoặc thử các giải pháp điện toán đám mây mới đang được chào hàng như một điều lớn tiếp theo? Chúng tôi sẽ xem xét một loạt các tùy chọn cho doanh nghiệp của bạn và cho bạn biết những tùy chọn nào sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền và điều đó có thể khiến bạn mất nhiều tiền.

Cho thuê và mua: Giải quyết tốt hoặc Ý tưởng tồi?

Theo một nghiên cứu năm 2007 của IDC, cắt vòng đời của máy tính của bạn đến ba năm, so với năm hoặc sáu năm, sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí tổng thể của việc duy trì hệ thống đó. Như đã trình bày trong nghiên cứu, giữ hai thế hệ máy tính để bàn cho thuê (được tổ chức trong ba năm) rẻ hơn 20,5% so với mua và giữ một máy trong sáu năm.

Các ý nghĩa của vòng đời sang một bên, có những cân nhắc khác để xem xét kỹ trước đây ký hợp đồng thuê phần cứng, chẳng hạn như chi phí thuê cuối cùng và các khoản phí khác có thể tích lũy nếu không được theo dõi, theo Joe Loiselle, Phó chủ tịch Dịch vụ tư vấn CNTT toàn cầu tại IDC.

"Cho thuê không phải là điều xấu, nếu Unmanaged, nó sẽ là một trách nhiệm lớn. Hầu hết [cho thuê] ủng hộ việc thiếu kỷ luật người mua có, và hầu hết các thiết bị di động - nó di chuyển, phá vỡ, và thay đổi tay, "ông nói. Trừ khi bạn sẽ gửi lại thiết bị đúng hạn và giải quyết các vấn đề về thuê cuối, Loiselle tin rằng tổ chức của bạn sẽ bị chảy máu. Hầu hết mọi người không chú ý đến hợp đồng thuê khi họ ký, hợp đồng cho thuê và không được thiết kế chính xác để tiết kiệm tiền cho bạn trong thời gian dài.

"Các công ty đang thực hiện một cuộc di cư hàng loạt từ việc cho thuê" Loiselle. Cho thuê "là một cái bẫy Venus: thật khó để có được và khó khăn hơn để có được ra khỏi." Tất nhiên, với cuộc khủng hoảng tín dụng ngày nay, sẽ khó khăn hơn khi thuê hoặc tài trợ ngay từ đầu.

Khi nói đến máy chủ, có thể khó trả lại thiết bị hơn, như dữ liệu, ứng dụng và mạng các kết nối đều bị ảnh hưởng khi bạn xóa một máy chủ. Máy chủ không phải là điều dễ dàng để tách ra khỏi mạng của bạn, và hầu hết các doanh nghiệp nhỏ không có dư thừa tại chỗ, theo Loiselle.

Một xem xét cuối cùng trước khi ký hợp đồng thuê: Các doanh nghiệp thường có thể viết ra nhiều như $ 15,000 cho thiết bị mới, do đó có thể có ý nghĩa để mua thiết bị hoàn toàn.

So sánh chi phí: Chi phí thuê có hiệu quả không?

Chúng tôi đã xem xét giao dịch thuê trên ba trang web của nhà sản xuất máy tính, so sánh các tùy chọn giá cho mười máy tính xách tay. Nhìn chung, chúng tôi thấy rằng việc cho thuê là lựa chọn đắt tiền về lâu dài, ngay cả khi nó rẻ hơn ngay từ đầu.

Tại trang web của HP, chúng tôi đã chọn tùy chọn mua mười sổ ghi chép doanh nghiệp với chi phí 15.590 đô la. HP liệt kê giá thuê của các máy tính xách tay tương tự như 413 đô la một tháng cho một hợp đồng thuê 48 tháng. Đó là $ 19,824 cho một hợp đồng thuê 48 tháng, hoặc thêm $ 4824 để cho thuê máy, thay vì mua chúng hoàn toàn. (Để tìm hiểu về độ dài, giá hoặc tùy chọn thuê khác, hãy kiểm tra trang web của HP.)

Trên trang web của Dell, công ty liệt kê các tùy chọn tài chính bao gồm cả các tùy chọn mua cố định (FPO) và giá trị thị trường đầy đủ (FMV) với tài trợ 24, 30, 36, hoặc 48 tháng. Cả hai tùy chọn đều yêu cầu phí xử lý $ 75. Tổng số của chúng tôi cho mười máy tính xách tay được trang bị tương tự, vận chuyển và thuế, là $ 15,695.

Hiển thị ngay bên cạnh tổng số trên trang web của Dell là các liên kết đến các tùy chọn cho thuê. (Trước khi bạn trải qua quá trình nhận đủ điều kiện, bạn có thể ước tính khoản thanh toán của mình dựa trên mức tín dụng - Tuyệt vời, Tốt hoặc Công bằng - và tổng số tiền mua.) Thuê 48 tháng với số tiền 15,695 đô la là 460,96 đô la mỗi tháng cho FMV và $ 461.04 cho Giao dịch mua $ 1. Đó là $ 22,126,08 cho FMV và $ 22,129,92 cho $ 1 Mua trong hơn 48 tháng. Bạn làm toán: Mua thiết bị hoàn toàn tiết kiệm cho bạn ít nhất $ 6500 ở đây.

Tiếp theo, chúng tôi đã nhấp vào trang web của Fujitsu, nơi công ty cung cấp các tùy chọn mua thuê là 1 đô la, 10 phần trăm hoặc FMV và cung cấp máy tính cho thuê chi phí của bạn. Fujitsu không cung cấp hợp đồng thuê 48 tháng, nhưng thuê 36 tháng trên mười máy tính xách tay với tổng số tiền 15.000 đô la là 473 đô la cho gói FMV, 483 đô la cho 10 Phần trăm mua hàng và 522 đô la khi mua 1 đô la. Vì vậy, đó là $ 17,028, $ 17,388, hoặc $ 18,792, tương ứng trên mua thiết bị $ 15,000.

Cuối cùng, mười máy tính xách tay chúng tôi nghiên cứu trên ba trang web của nhà cung cấp trung bình có giá $ 4000 nhiều hơn nếu bạn thuê chúng trong 48 tháng, trái ngược với việc mua chúng hoàn toàn. Trong khi cho thuê có nghĩa là bạn sẽ không bị mắc kẹt với chi phí ban đầu cao, mua sẽ tiết kiệm được nhiều tiền trong thời gian dài.

Mua cũng có khả năng tiết kiệm nhiều tiền hơn, vì hợp đồng thuê có thể quy định rằng nhà cung cấp có thể tính phí thêm bạn nên trả lại thiết bị của bạn trễ hoặc không có ổ đĩa cứng.

Cho thuê máy in và Fax trực tuyến: Panacea hoặc có vấn đề?

Nếu văn phòng của bạn cần bao gồm in khối lượng lớn, đối chiếu và tất cả chuông và còi một máy in ngân sách lớn, nhiều công ty cung cấp cho thuê thiết bị. HP và Xerox đều cung cấp các tùy chọn thuê cho các mẫu cao cấp, số lượng lớn.

Ví dụ, dòng HP LaserJet M5000 MFP màu đen và trắng có giá khởi điểm là $ 4000, và dòng sản phẩm Color LaserJet CM6030 MFP bắt đầu với giá $ 7000. Nhưng để thuê, bạn sẽ phải trả $ 115 mỗi tháng cho M5000, hoặc $ 190 mỗi tháng cho CM6030 cho thuê 48 tháng. (Điều đó có nghĩa là bạn sẽ chi 5520 đô la cho M5000, hoặc 9120 đô la cho CM6030, trong vòng 48 tháng.)

Mặc dù máy in có dung lượng lớn không có vòng đời ngắn như máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn, trả tiền để làm nghiên cứu của bạn để hiểu các lựa chọn cho thuê, những gì dự kiến ​​vào cuối hợp đồng thuê, và tổng chi phí của bạn sẽ vượt quá thời hạn thuê.

Đối với thiết bị văn phòng đắt tiền, chẳng hạn như máy in có khối lượng lớn, bạn có thể thấy rằng số tiền thừa được chi tiêu trong quá trình thuê có ý nghĩa, vì nó chỉ là một thiết bị sẽ vẫn còn trong văn phòng của bạn, và nó dễ dàng hơn để theo dõi hơn một máy tính xách tay. Như với bất kỳ hợp đồng thuê nào, hãy đảm bảo bạn hiểu các điều khoản và liệu bạn có bị mắc kẹt khi chuyển một máy in khổng lồ về nhà cung cấp khi hợp đồng thuê hết.

Tuy nhiên, nhu cầu của bạn có thể bao gồm ít in hơn và fax hơn. Những ngày này, một máy fax mới có phạm vi giá từ dưới 100 đô la đến 350 đô la, tùy thuộc vào bộ tính năng. Nhưng nếu bạn không gửi fax đủ thường xuyên để biện minh cho máy hoặc đường dây điện thoại riêng biệt, nhiều dịch vụ trực tuyến miễn phí và chi phí thấp cho phép bạn gửi fax trực tuyến. Các dịch vụ "máy fax ảo" này cho phép bạn gửi fax qua e-mail và nhận chúng;

Thực hiện tìm kiếm Google cho "fax trực tuyến" và bạn sẽ thấy rằng có hàng nghìn dịch vụ fax Internet có sẵn, với một loạt các mức giá và tính năng. Một số là miễn phí, một số cho phép bạn gửi fax chỉ và một số khác cho phép bạn gửi và nhận - tất cả đều không có máy fax vật lý.

Một dịch vụ phổ biến, Myfax, cung cấp các gói bắt đầu từ $ 10 mỗi tháng hoặc $ 110 một năm gửi 100 trang và nhận 200 trang mỗi tháng. Dịch vụ này cũng bao gồm một năm lưu trữ trực tuyến và số fax địa phương hoặc số điện thoại miễn phí.

Efax là một nhà cung cấp dịch vụ fax Internet khác. Nó cung cấp các gói Plus, và Pro miễn phí. Gói Plus chạy khoảng $ 17 mỗi tháng và bạn có thể nhận fax miễn phí. Bạn có thể gửi 30 trang mỗi tháng và các trang bổ sung chạy 10 xu mỗi trang. Để đọc hoặc tạo fax, bạn sẽ cần ứng dụng eMessenger miễn phí của dịch vụ. (Nếu bạn nhận hoặc gửi fax dưới dạng tệp TIF hoặc PDF, bạn sẽ không cần ứng dụng.) Phiên bản miễn phí bao gồm 30 ngày lưu trữ cho fax, Plus cung cấp một năm lưu trữ và gói Pro cung cấp hai năm.

Nói chung, fax trực tuyến là rất nhiều nếu bạn không muốn trả một khoản phí hàng tháng cho một đường dây điện thoại, mua thiết bị, hoặc thiếu một không gian văn phòng thường trực. Các bản fax trực tuyến cũng có thể an toàn hơn một bản fax nằm trong khu vực công cộng. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đảm bảo tính tin cậy của điện thoại cố định và số fax thường trú thì fax trực tuyến có thể không phải là lựa chọn tốt nhất.

Bạn có thể quyết định bỏ thiết bị mới và phần mềm có lợi cho điện toán đám mây, đã trở nên phổ biến và cường điệu trong những tháng gần đây. Các công ty như Google, Dell, HP, Oracle, Amazon, Salesforce.com, và thậm chí cả Microsoft đang cung cấp ứng dụng, không gian Web và điện toán thông qua Web. Gartner tin rằng 80 phần trăm các công ty Fortune 1000 sẽ sử dụng một số dạng dịch vụ điện toán đám mây vào năm 2012. Điện toán đám mây cho phép các công ty lớn chi tiêu nhiều hơn vào cơ sở hạ tầng và Ít tiền hơn trên phần cứng thực tế, nhưng khi điện toán đám mây tăng phổ biến, một số chuyên gia trong ngành cho rằng chi phí sẽ tăng lên khi việc nhận con nuôi bị giữ.

"Windows không biến mất, nhưng ngày càng nhiều dịch vụ được cung cấp từ đám mây, chứ không phải cài đặt và quản lý trên các nền tảng cụ thể tại chỗ, "Thomas Bittman, một nhà phân tích của Gartner, trên blog của ông nói. "Không phải để nói rằng Amazon, Salesforce hoặc Google đều có những rào cản - nhưng chắc chắn họ đã hạ thấp rào cản đối với một nhà phát triển muốn xây dựng một ứng dụng toàn cầu với mức giá rẻ".

Bạn không cần phải mua phần cứng hoặc phần mềm, nhưng bạn thường phải trả tiền cho không gian và việc sử dụng các ứng dụng điện toán đám mây. Một số ví dụ về các dịch vụ điện toán đám mây bao gồm Salesforce.com, một dịch vụ cơ sở dữ liệu quản lý quan hệ khách hàng trực tuyến có thể tùy chỉnh cung cấp công cụ để theo dõi các liên hệ và các khách hàng tiềm năng, chạy chiến dịch, tạo báo cáo và theo dõi doanh thu. Bạn cũng có thể lưu các tệp trực tuyến. AppExchange của nó cho phép bạn duyệt và cài đặt các ứng dụng từ các đối tác và các nhà phát triển bên thứ ba. Công ty cung cấp bản dùng thử 30 ngày và giá cả khác nhau tùy theo nhu cầu của bạn và số lượng người dùng. Kiểm tra trang web Salesforce để biết giá cụ thể.

Dịch vụ EC2 (Elastic Compute Cloud) gần đây của Amazon cho phép bạn từ bỏ mua máy chủ web và thuê thay thế. Thuật ngữ "đàn hồi" nghĩa là bạn có thể thuê những gì bạn cần theo yêu cầu và thanh toán cho các quy trình băng thông và máy chủ mà bạn sử dụng. Lưu trữ thông qua dịch vụ lưu trữ đơn giản của Amazon S3 cho phép bạn lưu trữ và truy xuất bất kỳ lượng dữ liệu nào, bắt đầu từ 15 cent / gigabyte mỗi tháng. Mô hình định giá EC2 của Amazon dựa trên một số yếu tố, bao gồm cả việc chuyển dữ liệu - nhưng không có khoản phí hoặc kích hoạt tối thiểu.

Và Microsoft đang tiến hành hành động với Windows Azure, một nền tảng điện toán đám mây cho phép các nhà phát triển xây dựng và lưu trữ các dịch vụ của họ trên cơ sở hạ tầng của Microsoft. Azure chưa có sẵn, nhưng nó sẽ báo cáo loại bỏ sự cần thiết phải cập nhật các ứng dụng máy tính để bàn của bạn.

Tất nhiên, khi nói đến điện toán đám mây, Google Docs đã là vị vua ứng dụng lâu đời. Google cung cấp các công cụ xử lý văn bản, lịch, e-mail, bảng tính và cộng tác miễn phí cũng như các dịch vụ trả tiền bao gồm lưu trữ e-mail, khả năng vô hiệu hóa quảng cáo và hỗ trợ. Trên trang web của mình, Google liệt kê các lợi ích song song của cả hai gói miễn phí và trả phí.

Mặc dù mọi đám mây đều có lớp lót màu bạc, nhưng các dịch vụ đám mây này không hề mơ màng. Đối với một, bạn đang ở trong lòng thương xót của nhà cung cấp, và nếu họ bị cúp điện, bạn cũng vậy. Cúp Gmail gần đây của Google khiến khách hàng bị mắc kẹt mà không có e-mail và các ứng dụng trực tuyến của họ trong nhiều ngày. Bảo mật cũng phụ thuộc vào nhà cung cấp, vì vậy hãy đảm bảo kiểm tra xem mức độ bảo mật của nó có đáp ứng được nhu cầu của bạn không.

Cho dù bạn đi theo con đường truyền thống mua phần mềm của bạn trong một hộp, thuê không gian máy chủ trực tuyến, mua phần cứng hoàn toàn, hoặc cho thuê, nó trả tiền để làm nghiên cứu của bạn, và để hiểu được những rủi ro. Và hãy nhớ, nếu có điều gì đó quá hay để trở thành sự thật, nó hầu như luôn luôn như thế.