Microsoft Outlook | Create a Poll in Outlook
Mục lục:
Chúng tôi thường gửi nhiều tài liệu bằng Microsoft Outlook . Bây giờ làm cho giao tiếp của bạn hiệu quả hơn với các tài liệu với một add-on cho Outlook, ` DocSend `. DocSend for Outlook làm cho các tài liệu trở nên hiệu quả và có ý nghĩa hơn đối với truyền thông. Sau khi cài đặt, bạn có thể truy cập các tệp của mình và dễ dàng tạo liên kết DocSend ngay khi bạn cần nhất, tức là khi bạn đang gửi email. Tuy nhiên, có nhiều hơn với DocSend cho Outlook hơn là chỉ gửi tài liệu và tệp đính kèm. Đọc tiếp để biết về bổ trợ mới này cho Microsoft Outlook.
DocSend for Outlook
Hãy bắt đầu với những điều cơ bản. DocSend không phải là một ứng dụng mới; nó đã ở đây một thời gian rồi. Tuy nhiên, DocSend là một bổ trợ cho Outlook là một điều mới. Nó ban đầu là một công cụ phân tích cho các tài liệu; đặc biệt đối với những người bạn gửi qua email. Chúng tôi thường tự hỏi khi nào chúng tôi gửi một tài liệu qua email; cho dù người đó đã xem tài liệu hay chưa. Ngoài ra; đối với các tài liệu mật mà chúng tôi lo lắng thêm nếu người nhận tài liệu đã chuyển tiếp thêm. Với sự trợ giúp của DocSend, bạn có thể biết điều gì xảy ra với tài liệu của bạn. Từ khi biết khi nào người đó mở nó, bao nhiêu lần, cho dù nó đã được tải xuống hay chưa và liệu nó có được chuyển tiếp đến một người nào đó hay không; bạn có thể theo dõi mọi thứ bằng DocSend.
Bây giờ, công cụ này có sẵn cho Outlook Mail. DocSend cho Outlook thực hiện công việc tương tự khi được dùng làm bổ trợ cho Outlook Mail. Nó liên kết tài khoản DocSend của bạn với Outlook Mail để làm cho giao tiếp tài liệu dễ dàng hơn.
Để nhận DocSend cho Outlook, tất cả những gì bạn có là truy cập trang chủ của nó để tải xuống miễn phí. Đó là một ứng dụng web, mở ra trong trình duyệt của bạn. Đơn giản chỉ cần đăng ký với công cụ.
Bây giờ bạn có thể liên kết các tài liệu từ PC, Box, Dropbox, Google Drive và OneDrive trên DocSend cho Outlook.
Bên trong DocSend cho Outlook
Bây giờ, ít hơn về Công cụ DocSend. Khi bạn đăng nhập vào DocSend, bạn có thể thấy bảng điều khiển sau đây.
Menu bên trái của công cụ DocSend bao gồm các tab Bảng điều khiển, Tài liệu, Hiện tại, Danh bạ, Nhóm và Bổ trợ. công cụ chia sẻ tài liệu. Nó tạo liên kết cho mỗi tài liệu bạn đang chia sẻ với các liên hệ của mình. Bạn thậm chí có thể tạo các liên kết khác nhau cho một tài liệu duy nhất để theo dõi tài liệu của bạn. Mỗi lần người nhận của bạn nhấp vào liên kết, bạn sẽ nhận được số liệu thống kê về tài liệu. Ví dụ, 
Số liệu thống kê truy cập được hiển thị trong hình dưới đây: Cách sử dụng DocSend cho Outlook
Vì chúng tôi đã hiểu DocSend hoạt động như thế nào, bây giờ hãy xem DocSend hoạt động như thế nào cho Outlook Mail.
Khi bạn đã đăng ký với DocSend, bạn có thể thấy bổ trợ trong Outlook Mail của mình. Bấm vào thư mới, và nhìn vào phía dưới bên phải của cửa sổ thư mới được mở. Hãy tìm biểu tượng sau màu xanh lam.
Khi bạn nhấp vào biểu tượng này, cửa sổ DocSend sẽ mở ở bên phải của email. Như bạn có thể thấy trong hình dưới đây, có nhiều tab / chức năng khác nhau được bao gồm trong DocSend cho Outlook.
Bạn có thể xem các tài liệu đã có trên DocSend trong `My Documents`. Trong hình trên, tôi chỉ bao gồm 3 tài liệu. Tuy nhiên, nếu danh sách dài, bạn có thể tìm kiếm tài liệu mong muốn trong cửa sổ Tìm kiếm. Bạn thậm chí có thể tải lên một tài liệu rồi sử dụng DocSend cho Outlook nếu tài liệu mong muốn không có trong danh sách của bạn.
Khi bạn chọn tài liệu mong muốn mà bạn muốn gửi cho đồng nghiệp hoặc bạn bè của mình, bạn có thể bắt đầu thiết lập các thuộc tính của nó. Khi bạn chọn một tài liệu để gửi qua email, bạn có thể thấy cửa sổ sau trong DocSend cho Outlook.
Như bạn có thể thấy trong hình trên, đối với mọi tài liệu bạn đã chọn, 
Cho phép (hoặc không cho phép) xem ẩn danh
- Cho phép (hoặc không cho phép) tải xuống
- Đặt (hoặc không đặt) ngày hết hạn
- Mật khẩu bảo vệ (hoặc không đặt mật khẩu cho tài liệu)
- Mỗi 4 tab có nút Bật và Tắt ở bên phải. Bằng cách này, bạn có thể quyết định (và kiểm soát) những gì người nhận có thể làm với tài liệu. Ví dụ: nếu bạn chọn `tắt` cho `Cho phép tải xuống`, người nhận sẽ chỉ có thể xem tài liệu nhưng không thể tải xuống trên máy tính của mình. Tương tự, bạn cũng có thể đặt ngày hết hạn cho tài liệu, bằng cách đặt tùy chọn `Đặt ngày hết hạn` `Bật`.
Do đó, DocSend cho Outlook cho phép bạn chọn cho đến khi người nhận có thể xem tài liệu trong hộp thư của mình. Sau ngày hết hạn (và thời gian), người nhận sẽ không thấy tài liệu nào cả. Tính năng này rất hữu ích cho các tài liệu có hạn chế về cuộc sống, chẳng hạn như báo cáo hàng ngày hoặc số liệu thống kê.
Nếu tài liệu của bạn không được bảo vệ bằng mật khẩu, đừng lo! Bây giờ bạn có thể đặt mật khẩu bằng DocSend cho Outlook. Đơn giản, bấm vào nút Bật / Tắt phía trước `Mật mã bảo vệ` và bạn có thể chèn mật khẩu vào đó rồi.
Cuối cùng, khi bạn đã chọn tất cả các tùy chọn và đặt thuộc tính cho tài liệu được gửi đi, bây giờ bạn có thể chèn một liên kết cho tài liệu. Điều này là không có gì, nhưng DocSend cho Outlook tạo ra một liên kết duy nhất cho tài liệu bạn sẽ gửi. Điều này sẽ được chèn vào phần thân email.
Người nhận sẽ thấy liên kết này trong email đã nhận, thay vì bản thân tài liệu. Khi người nhận nhấp vào liên kết, người nhận sẽ mở trong trình duyệt. Từ đó, người nhận có thể xem, tải xuống hoặc in tài liệu, tùy thuộc vào việc người dùng cung cấp quyền truy cập nào cho người nhận. Cửa sổ trông như sau:
Ngoài các hành động thông thường, DocSend for Outlook còn cung cấp thêm một tính năng thú vị nữa. Người nhận có thể nhận xét hoặc đặt câu hỏi dựa trên tài liệu thông qua DocSend cho Outlook.
Kết luận
Chúng tôi nghĩ rằng DocSend cho Outlook là một công cụ tốt để quản lý tài liệu. Hầu hết các phức tạp liên quan đến tài liệu, chẳng hạn như gửi chúng, bảo vệ chúng bằng cách sử dụng mật khẩu và quản lý danh sách người nhận có thể được giải quyết tốt với DocSend cho Outlook. Bạn có thể đọc blog trên DocSend for Outlook trên DocSend Blog.
Hãy cho chúng tôi biết về công cụ này của bạn.
Một nhóm nhà cung cấp dẫn đầu bởi Microsoft và nhằm tăng cường khả năng tương tác giữa các định dạng tài liệu khác nhau đã tiết lộ một số công cụ để giúp người dịch giữa các tài liệu được tạo trong Open XML và các tài liệu sử dụng các định dạng tệp tin khác. cuộc họp của Sáng kiến Hợp tác Tài liệu (DII) tại Brussels tuần này, Microsoft và các nhà lãnh đạo ngành công nghiệp khác đã công bố ba công cụ để dịch các tài liệu trong Open XML, tiêu chuẩn ngành được Tổ chức Tiêu chuẩn Quốc tế (ISO) phê
Các công cụ mới được vạch ra trong một bài đăng trên blog của Peter Galli, quản lý cộng đồng nguồn mở cao cấp của Microsoft
Hewlett-Packard nghĩ rằng nó có thể xây dựng các trung tâm dữ liệu nhanh hơn và rẻ hơn bằng cách sử dụng các thành phần chuẩn được xây dựng sẵn trên trang web theo kiểu "giống Lego". Thứ ba, bao gồm bốn trung tâm dữ liệu lớn, hoặc góc phần tư, được xây dựng xung quanh một tòa nhà hoạt động ở trung tâm. Nó được xây dựng từ các bộ phận kim loại tấm đúc sẵn, và các góc phần tư, mỗi phần khoảng 6.000 feet vuông, có thể được thêm vào cùng một lúc khi nhu cầu năng lực của công ty tăng lên.
Đó Là một sự khởi đầu lớn từ các trung tâm dữ liệu vữa và gạch truyền thống. được thiết kế trên cơ sở tùy chỉnh và mất hơn một năm để xây dựng. Sử dụng các thiết kế tiêu chuẩn và các thành phần được chế tạo bởi nhà máy, HP cho biết nó có thể giảm chi phí xây dựng xuống một nửa và có được một trung tâm dữ liệu mới và hoạt động trong 4 đến 6 tháng.
Những vấn đề mà Facebook đã buộc phải vật lộn với "sớm hơn nhiều so với ngành công nghiệp rộng hơn", bao gồm cả việc tìm kiếm tìm ra cách hiệu quả hơn để xử lý hành vi của người dùng trên trang web, cách truy cập và hợp nhất các loại dữ liệu khác nhau trên nhiều trung tâm dữ liệu của Facebook và tạo ra các hệ thống phần mềm nguồn mở mới để xử lý dữ liệu đó, Ra Theo Murthy, người quản lý cơ sở hạ tầng phân tích của Facebook,
"Facebook là một công ty dữ liệu, và điều rõ ràng nhất mọi người nghĩ về phía trước là nhắm mục tiêu quảng cáo". nói về cơ sở hạ tầng back-end của Facebook, phân tích dữ liệu và các dự án nguồn mở.