Đổ Tập tin và quét các giấy tờ quan trọng của bạn

Sue Bulot muốn được tư vấn về

Bạn không thể loại bỏ tất cả các giấy tờ quan trọng của bạn, nhưng với một máy cắt và máy quét, bạn có thể giảm chúng xuống một số ít. Tất nhiên, bạn phải biết những gì bạn nên giữ, những gì bạn nên quét, những gì bạn nên cắt nhỏ, và những gì một cách an toàn có thể được ném vào tái chế.

Bạn nên giữ bản gốc giấy khai sinh và tử vong, hộ chiếu và quốc tịch khác tài liệu và ý chí hiện tại của bạn. Bởi vì một cái gì đó gọi là Quy tắc Dẫn chứng Tốt nhất, bạn cũng nên giữ các hợp đồng theo hình thức ban đầu của chúng. Tòa án thường sẽ chấp nhận bản sao hợp đồng, nhưng nếu có hai phiên bản hợp đồng, hợp đồng không phải là bản sao có trọng lượng lớn hơn.

[Đọc thêm: Cách xóa phần mềm độc hại khỏi PC Windows của bạn]

Còn hồ sơ thuế thì sao? Hai kế toán viên khác nhau nói với tôi rằng một tài liệu được quét sẽ không phải là vấn đề với IRS. Nhưng khi tôi gọi IRS, một đại diện dịch vụ khách hàng đề nghị tôi "giữ nguyên bản gốc trong ba năm."

Bạn có thể vẫn muốn quét chúng để sao lưu và tham khảo dễ dàng hơn, đặc biệt là nếu bạn và các giấy tờ của bạn bị tách rời trong một khoảng thời gian dài.

Bạn nên băm nhỏ bảng sao kê ngân hàng và hóa đơn thẻ tín dụng ngay sau khi hoàn tất. Nếu chúng rơi vào tay kẻ xấu, danh tính của bạn có thể bị đánh cắp. Trong trường hợp không chắc rằng bạn cần một tuyên bố cũ, ngân hàng hoặc công ty thẻ tín dụng của bạn có hồ sơ.

Bất cứ điều gì khác bạn muốn giữ có thể được quét, và sau đó bạn có thể vứt bỏ bản gốc. Nếu bản gốc đó chứa chữ ký, tài khoản ngân hàng, thẻ tín dụng hoặc số an sinh xã hội của bạn, hãy băm nhỏ nó trước khi đổ nó vào thùng rác.

Tốt nhất là quét tài liệu sang tệp.pdf, vì định dạng được chấp nhận rộng rãi và được thiết kế để mô phỏng các tờ giấy. Nếu máy quét của bạn không đi kèm với phần mềm tạo pdf, bạn có thể sử dụng phần mềm "copy" của máy quét (quét trực tiếp tới máy in của bạn) cùng với chương trình in-pdf. Đối với sau này, tôi khuyên bạn nên miễn phí CutePDF Writer. Bạn cũng sẽ phải cài đặt GPL Ghostscript (cũng miễn phí). CutePDF xuất hiện với Windows dưới dạng máy in và bạn có thể chỉ cần cho chương trình sao chép của mình sử dụng máy in CutePDF.

Thêm nhận xét của bạn vào bài viết này bên dưới. Nếu bạn có các câu hỏi công nghệ khác, hãy gửi email cho tôi theo địa chỉ [email protected] hoặc đăng chúng lên cộng đồng những người hữu ích trên diễn đàn PCW Answer Line.