Chiến lược E-Mail: Tệp đính kèm, Dòng chủ đề

Con người: Đó là năm 2009. E-mail không phải là một hiện tượng mới. Là một hành tinh, chúng tôi đã ở đó trong một vài thập kỷ nay. Chúng tôi thậm chí còn có hướng dẫn về nghi thức về chủ đề (như "Nghi thức E-Mail: Mẹo về nhà riêng và cơ quan" và "Nghi thức E-Mail" chẳng hạn). Tuy nhiên, một số người khác-rất thông minh-tôi chắc chắn vẫn chưa nắm vững những điều cơ bản. Giống như viết một dòng chủ đề hiệu quả.

Ví dụ, gần đây tôi đã nhận được một e-mail với chủ đề này: "Từ Người dùng Joe". (Tên đã được thay đổi để bảo vệ, er, misguided.)

Um, Joe? Tôi biết nó từ bạn. Nó nói như vậy ngay trong trường Từ. Những gì tôi không biết là những gì e-mail của bạn là về hoặc lý do tại sao tôi nên đọc nó.

[Đọc thêm: Máy tính mới của bạn cần 15 chương trình tuyệt vời miễn phí]

Một thông điệp khác đi kèm với chủ đề, " RẮC RỐI." Một lần nữa, không có gì quá soi sáng ở đó. Bạn có cần giúp giải quyết một rắc rối hoặc bạn đang viết thư cho rắc rối tôi? Tôi đã có rất nhiều thứ sau, cảm ơn

Tôi nghĩ rằng những kẻ phạm tội tồi tệ nhất là những người không thể bận tâm để viết một dòng chủ đề nào cả. Nó giống như gõ cửa, nhìn qua lỗ lổ, và không thấy ai ở phía bên kia. Đoán tôi không cần phải mở nó!

Bây giờ, đó là công việc của tôi để đọc thư của bạn, và tôi làm như vậy, hạnh phúc. (Than ôi, tôi không thể trả lời tất cả, nhưng tôi cố gắng trả lời câu hỏi ở đây bất cứ khi nào có thể.) Nhưng nếu bạn hy vọng có phản hồi tốt nhất từ ​​bất kỳ e-mail nào bạn gửi, điều quan trọng là phải quan tâm dòng tiêu đề của bạn.

Nói cách khác, làm cho nó ngắn gọn nhưng mang tính thông tin. Ví dụ: nếu bạn đang viết thư cho máy tính Triệu chứng miễn phí, hãy mô tả nhanh về sự cố của bạn. Một ví dụ tuyệt vời: "Máy tính không nhận ra ổ đĩa DVD / CD-ROM."

Hãy nhớ rằng, dòng chủ đề của e-mail của bạn là điều đầu tiên người nhận thấy. Nó phải là một bản tóm tắt nhỏ về những gì trong cơ thể của e-mail. Bất cứ điều gì khác và thông điệp của bạn có thể bị bỏ qua, trôi qua, hoặc đơn giản bị bỏ qua.

Ba cách để tránh lãng quên file đính kèm

Bởi vì tôi hoàn hảo theo mọi cách, tôi chưa bao giờ quên đính kèm tập tin Một email. Nhưng tôi đã nhận được kết thúc, và không có gì đánh bại cảm giác ưu việt đến từ việc soạn thảo câu trả lời này: "Bạn quên mất phần đính kèm, doofus!"

Để tránh những e-mail smackdowns như thế, hãy cân nhắc việc cài đặt một plug- trong đó cảnh báo bạn bị lãng quên file đính kèm (tương đương kỹ thuật số hiển thị ở cửa của ai đó mà không có quần nào).

Những công cụ này quét các tin nhắn gửi đi của bạn cho các từ khóa như "file", "đính kèm" và "file đính kèm". Nếu họ phát hiện từ đó nhưng không có gì kèm theo, bạn sẽ nhận được cảnh báo - do đó cho phép bạn đính kèm tệp dự định và tránh sự bối rối trong tương lai.

Người dùng Outlook 2007 có thể lấy PowerToy đính kèm bị thiếu hoặc mạnh mẽ hơn nhiều

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Outlook cũ hơn, hãy thử Attached4Sure - nó hỗ trợ tất cả các phiên bản có từ năm 2002.

Tốt nhất tin tức của tất cả? Tất cả các plug-in mà tôi đã đề cập là miễn phí.

Rick Broida viết blog PC miễn phí của PC World. Đăng ký để nhận bản tin của Rick gửi cho bạn mỗi tuần.