Chữ ký điện tử không cần giấy tờ: Hướng dẫn đầy đủ về ký giấy không có giấy tờ

Kế hoạch tốt nhất của bạn không cần giấy tờ sẽ dừng lại khi bạn cần chữ ký của ai đó trên tài liệu. Quá trình đó thường liên quan đến việc in tài liệu, tự ký tên, fax cho bên kia và chờ họ in, ký và fax lại, nơi nó được in lần thứ ba và gửi đi trong tủ vĩnh viễn. > Đó là một chế độ cổ xưa. Đó là công việc bận rộn. Nhưng

là một cách tốt hơn. Đề án chữ ký điện tử đã trở thành doanh nghiệp lớn. Trong thực tế, lĩnh vực ký điện tử đang trên đà phát triển về phía bắc của 5 tỷ đô la vào cuối thập kỷ này, theo DocuSign CMO Dustin Grosse. Các công cụ ký điện tử đại diện cho một phản ứng công nghệ cao và rất cần thiết cho sự thiếu hiệu quả của việc xử lý các chữ ký vật lý.

[Đọc thêm: Cách loại bỏ phần mềm độc hại khỏi máy tính Windows của bạn]

Trong khi các hệ thống khác nhau từ nhà cung cấp đến nhà cung cấp, ý tưởng chung đằng sau chúng là như nhau. Bạn tải lên một tài liệu-Word, PDF, hoặc thậm chí một tập tin hình ảnh-đến một dịch vụ trực tuyến, sau đó gắn thẻ nó với chú thích đặc biệt mà cuối cùng chữ ký cần phải đi. Dịch vụ gửi tệp được đánh dấu này tới người nhận được chỉ định của bạn, sau đó "ký" với một vài lần nhấp, bằng phông chữ chữ thảo cổ hoặc chữ viết nguệch ngoạc họ vẽ bằng chuột (hoặc ngón tay, sử dụng máy tính bảng) khi đang di chuyển. Khi hoàn tất, tập tin đã ký sẽ được gửi lại cho bạn, nhiệm vụ đã hoàn thành.

Người dùng đang ký hợp đồng điện tử theo từng đợt. EchoSign cho biết hiện tại nó đang xử lý 1,5 triệu tài liệu mỗi tháng và con số này đang tăng lên.

Điều này có thực sự hợp pháp không?

Nghe có vẻ nhanh chóng và thuận tiện, và nó không thể xử lý được thư đã đăng ký hợp đồng điện tử được ký hợp pháp là gì? Liệu họ có giữ lên tòa giống như một mảnh giấy màu mực không? Đối với hầu hết các phần, cho dù bạn là một doanh nghiệp tạo ra các tài liệu kỹ thuật số được ký kết, hoặc một người tiêu dùng ký chúng với một cú click chuột, câu trả lời là dứt khoát có.

Thiết lập EchoSign có thể ghi lại chữ ký thực của bạn bằng một con chuột hoặc một bút stylus.

Chính phủ Hoa Kỳ đã thực hiện bước giải quyết các vấn đề pháp lý về chữ ký điện tử vào năm 2000 với Đạo luật ESIGN, với chữ ký điện tử có trọng lượng pháp lý giống như chữ viết tay. Theo luật sư của Louisiana, Andrew Legrand lưu ý, trong tình trạng đó "để tạo thành một chữ ký điện tử, nhãn hiệu điện tử phải là 1) do người đó thực hiện 2) ý định ký vào bản ghi. Nó không khác nhiều so với chữ ký viết tay. Về cơ bản, nó không phải là dấu thực sự mà ý nghĩa đằng sau dấu hiệu quan trọng. "

Chữ ký điện tử có đủ tốt cho mọi thứ không? Hầu hết. Legrand nói, "Các tài liệu duy nhất tôi giữ bản gốc là ý chí và ghi chú tiền hoa hồng. Đây là hai tài liệu duy nhất mà tôi sẽ lo lắng về việc chỉ có bản sao kỹ thuật số. Chúng quá quan trọng."

lấy chữ ký điện tử? Legrand nói: "Điều quan trọng là phải thừa nhận rằng các thẩm phán liên bang sử dụng chữ ký số trên tất cả các đơn đặt hàng của họ. Như bạn có thể hoặc có thể không nhận thức được, các tòa án này là không cần giấy tờ. Khi một thẩm phán ký một lệnh, họ sử dụng phần mềm PDF để đặt điện tử Các tòa án liên bang có sử dụng chữ ký điện tử không nếu họ nghĩ họ mang trọng lượng ít hơn chữ ký viết tay? ”

Thật vậy, hầu hết các tòa án đã ủng hộ những phán quyết rằng chữ ký điện tử cũng giống như

Nhưng ai đang ký tên?

Thiết lập DocuSign.

Ngoài một vài tài liệu pháp lý chính - nếu bạn hoàn thành prenup, có lẽ bạn sẽ muốn nó được thực hiện trên giấy nhiều nhất hợp đồng có thể được xử lý một cách an toàn thông qua phương tiện điện tử. Ngoại lệ là bất cứ thứ gì yêu cầu công chứng.

Thật vậy, chữ ký không chỉ là một dấu hiệu cho biết bạn đồng ý với các điều khoản của hợp đồng hoặc giao dịch tài chính. Nó cũng phục vụ để xác minh danh tính của bạn-đó là lý do tại sao bạn phải ký biên nhận thẻ tín dụng, sau khi tất cả. Nhưng trong nhiều trường hợp này, danh tính thực sự không phải là một vấn đề lớn. Trong trường hợp các giao dịch tài chính, hoạt động kinh doanh, hoặc hồ sơ pháp lý lớn được yêu cầu để đảm bảo rằng bạn, người ký chứng từ, thực ra là người mà bạn yêu cầu.

Đó là vấn đề với việc ký điện tử. Cho đến nay, các dịch vụ chữ ký điện tử đã không đưa ra một thay thế tuyệt vời cho công chứng viên, mà vẫn là một sự hủy diệt cổ xưa và tốn thời gian mà có thể sẽ có với chúng ta trong nhiều thập kỷ tới. Hiện tại, trong nhiều giao dịch đồng đô la cao, chữ ký điện tử giờ đây cùng tồn tại với các ký tự vật lý và trong một số trường hợp, bạn sẽ thấy bạn phải ký một tài liệu theo cả hai cách. Hãy thử nhận được một thế chấp nhà mới và bạn sẽ thấy những gì tôi có ý nghĩa.

Tùy chọn chữ ký

DocuSign cho phép bạn chọn chữ ký để sử dụng.

Chữ ký điện tử đang tìm nhà trên mọi cách.

Cheronn Collins, người điều hành một công ty cho thuê gian hàng ảnh ở Washington, DC, nói rằng cô ấy đã sử dụng các thỏa thuận điện tử để đóng thêm 30 tiền thuê để ngày. "Cho đến nay," cô nói, "Tôi chưa nhận được bất kỳ phản hồi tiêu cực nào từ khách hàng của tôi."

Nếu bạn có tài liệu cần ký, bạn không cần phải tự mình hợp tác với nhau. Trong khi bạn về mặt kỹ thuật có thể gửi cho ai đó tệp PDF hoặc Word và yêu cầu họ chú thích nó bằng chữ ký được vẽ bằng chuột, nó có thể hợp pháp, nhưng đó là một cách rất phức tạp để hoàn thành công việc.

đã xuất hiện để giúp bạn tận dụng lợi thế của việc tăng ký điện tử, làm cho toàn bộ quá trình đơn giản và thêm các tính năng bổ sung giúp quản lý hợp đồng dễ dàng hơn và hoàn toàn trực tuyến. Nhiều dịch vụ thậm chí cung cấp các ứng dụng dành cho thiết bị di động cho phép người nhận đăng nhập qua đầu ngón tay trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của họ (đặc biệt thuận tiện cho giao dịch trực tiếp). Giá cả có thể trông giống như tất cả các nơi, nhưng hầu hết các dịch vụ này cung cấp một kế hoạch $ 20 cho mỗi người dùng mỗi tháng được thiết kế để trang trải các doanh nghiệp nhỏ. Một thử nghiệm miễn phí cơ bản, 5 tài liệu một tháng để một người dùng bắt đầu cũng là chuẩn.

Đây là những người chơi chính trong ký điện tử, và đây là cách các công cụ của họ hoạt động.

DocuSign

Docusign

Một nhà cung cấp dịch vụ chính cho ngành bất động sản, DocuSign do Google hậu thuẫn là một dịch vụ đơn giản và đầy tính năng mà mọi doanh nghiệp đều thấy đơn giản. Tải tệp lên DocuSign (DocuSign đặt các tệp của bạn vào "phong bì" mà bạn có thể gửi dưới dạng nhóm), sau đó kéo và thả các hộp chữ ký vào các tài liệu mà bạn muốn các chữ ký đó. DocuSign sau đó gửi email tài liệu đến người nhận mà bạn chỉ định. Bạn cũng có thể đặt lời nhắc để chuyển người nhận đến e-eign và đặt tài liệu hết hạn nếu chúng chưa được đăng ký kịp thời. Trang tổng quan cho phép bạn theo dõi tất cả các hợp đồng chưa hoàn thành và đã hoàn thành của mình. Các phiên bản máy tính bảng iOS và Windows 8 có sẵn. Kế hoạch từ miễn phí (dịch vụ rất cơ bản) đến $ 20 cho mỗi người dùng mỗi tháng.

EchoSign

Tùy chọn chữ ký trong EchoSign

Được Adobe mua lại vào năm 2011, EchoSign trông rất giống DocuSign và có thể so sánh với nó theo nhiều cách. Bạn tải lên các tài liệu, đặt các vị trí chữ ký (hoặc chỉ cần chỉ định một chữ ký ở cuối) và gửi hợp đồng qua email.

Một vài tính năng thú vị trong EchoSign bao gồm khả năng kết hợp chữ ký fax cho người nhận muốn đăng nhập bằng tay và thêm một lớp xác minh cho phép bạn yêu cầu người nhận nhập mật khẩu bạn cung cấp hoặc thông tin cá nhân khác, chẳng hạn như bốn số cuối của Số an sinh xã hội của họ. Đương nhiên, việc tích hợp với các sản phẩm Adobe khác nhau làm cho nó trở thành một lựa chọn hấp dẫn đối với các cửa hàng tập trung vào PDF. Các phiên bản máy tính bảng iOS và Windows 8 có sẵn. Các gói dịch vụ miễn phí (dịch vụ rất cơ bản) đến $ 399 mỗi tháng.

Sertifi

Dịch vụ này đơn giản hơn không đẹp, nhưng Sertifi có hầu hết các tính năng cơ bản bạn cần trong hệ thống ký điện tử nếu hai người chơi chính ở trên không theo ý thích của bạn. Tài liệu có thể được ký hoàn toàn bằng điện tử hoặc in, ký và fax. Bạn sẽ không tìm thấy bất kỳ trang tổng quan ưa thích nào ở đây, nhưng các tệp vẫn có thể được theo dõi qua Sertifi và được lưu trữ trên trang web. Kế hoạch từ miễn phí (dịch vụ rất cơ bản) đến $ 199 mỗi tháng.

RightSignature

Đáng chú ý là thay thế rẻ hơn một chút ($ 14 một tháng giúp bạn không giới hạn gửi cho một người dùng thay vì $ 20 thông thường), RightSignature có tất cả các tính năng của các đối tác đắt tiền hơn, cho phép bạn đặt các vị trí trường cho chữ ký, tên viết tắt và ngày tháng trên các hợp đồng phức tạp và chỉ định khi nào hợp đồng hết hạn mặc dù tất cả chữ ký phải được vẽ bằng tay thay vì nhập.

RightSignature cũng bao gồm trình tạo biểu mẫu trực tuyến cho phép người nhận điền thông tin hợp đồng chi tiết hơn (số điện thoại, địa chỉ, v.v.), nếu bạn muốn sử dụng dịch vụ chữ ký điện tử để tạo nhiều tài liệu soạn sẵn cần chữ ký, chẳng hạn như thỏa thuận thành viên cho một phòng tập thể dục hoặc miễn trừ thiệt hại cho thuê. Một bảng điều khiển được bao gồm. Phiên bản iOS có sẵn. Các gói dịch vụ miễn phí (dịch vụ rất cơ bản) đến $ 49 mỗi tháng (dịch vụ không giới hạn cho 10 người gửi).