Microsoft Outlook 2010: Sending and Receiving Email
Mục lục:
- Tạo một tệp lưu trữ
- Di chuyển email đến Lưu trữ
- Di chuyển tệp lưu trữ
- Bỏ liên kết và di chuyển tệp lưu trữ
- Liên kết tệp lưu trữ
- Nén tệp lưu trữ
- Phần kết luận
Hầu hết chúng ta sử dụng các dịch vụ email phổ biến dựa trên web như Gmail và Outlook.com có thể không bao giờ lo lắng về việc lưu trữ, vì chúng tôi có GB dung lượng lưu trữ đám mây theo ý của chúng tôi. Tuy nhiên, nếu bạn đang làm việc trong một tổ chức hoặc bạn có một tài khoản email giáo dục nơi bạn chỉ có không gian máy chủ hạn chế để lưu trữ email, đôi khi bạn cần phải lưu trữ chúng.
Vì vậy, hôm nay chúng tôi sẽ cho bạn biết mọi thứ bạn cần biết về việc lưu trữ email trên ứng dụng email Outlook 2010, có thể dễ dàng thực hiện trên các phiên bản khác của nó.
Vì vậy, hãy bắt đầu với việc tạo một kho lưu trữ email trên Outlook 2010.
Tạo một tệp lưu trữ
Điều đầu tiên bạn cần làm là tạo một tệp lưu trữ mới sẽ lưu trữ tất cả các email cục bộ trên máy tính của bạn. Để tạo nó, bấm vào menu Tệp trên Outlook 2010 và chọn tùy chọn Công cụ dọn dẹp. Đừng lo lắng, chúng tôi sẽ không xóa bất kỳ email nào của bạn.
Trong Công cụ dọn dẹp, bạn sẽ thấy một tùy chọn có tên là Lưu trữ. Nhấn vào nó để mở cửa sổ tạo lưu trữ. Trong cửa sổ, chọn các thư mục bạn muốn lưu trữ. Bạn cũng có thể chọn toàn bộ hộp thư đến nếu muốn. Để bao gồm các email cũ ngay tại thời điểm tạo tệp lưu trữ, hãy chọn phạm vi ngày tương ứng.
Cuối cùng, đưa ra vị trí bạn muốn lưu trữ các tệp và nhấp vào nút OK. Bạn cũng có thể chọn ổ đĩa chung nếu nó được ánh xạ trên máy tính của bạn. Outlook sẽ tạo một tệp PST để lưu tất cả các email dưới dạng lưu trữ trên hệ thống của bạn.
Khi kho lưu trữ được tạo, bạn sẽ thấy phần Lưu trữ bên dưới các thư mục hộp thư ở ngăn bên trái. Việc lưu trữ ban đầu có thể mất một chút thời gian tùy thuộc vào số lượng email bạn đưa vào kho lưu trữ.
Các email được lưu trữ sẽ có cấu trúc giống như hộp thư trực tuyến của bạn, với tất cả các thư mục và thư mục con. Nếu bạn chỉ chọn các thư mục cụ thể để lưu trữ, nó sẽ tự động bao gồm tất cả các thư mục con.
Di chuyển email đến Lưu trữ
Bạn có thể di chuyển một email để lưu trữ bằng cách thả nó vào phần lưu trữ trong thanh bên trái. Để di chuyển hàng loạt email, chọn những email bạn muốn di chuyển và nhấp chuột phải vào chúng để mở menu ngữ cảnh. Tại đây, chọn thư mục Lưu trữ trong phần thư mục và nhấp vào OK để di chuyển email.
Bạn cũng có thể tạo cài đặt lưu trữ tự động cho các email. Nếu bạn muốn tạo tự động lưu trữ cho một thư mục cụ thể trong hộp thư của mình, nhấp chuột phải vào thư mục và chọn Thuộc tính.
Tại đây điều hướng đến AutoArchive và chọn cài đặt phù hợp với bạn nhất. Để thực hiện quy tắc lưu trữ tự động cho toàn bộ hộp thư của bạn, hãy mở Tùy chọn Outlook từ menu và chọn Cài đặt nâng cao.
Tại đây, nhấp vào Cài đặt AutoArchive và tạo quy tắc để tự động lưu trữ email trong hộp thư của bạn.
Di chuyển tệp lưu trữ
Đôi khi bạn cần chuyển từ máy tính này sang máy tính khác (nâng cấp từ máy tính cũ) hoặc bạn có thể hết dung lượng trên ổ đĩa chung của tổ chức. Trong những trường hợp này, bạn sẽ phải di chuyển các tệp lưu trữ của mình và liên kết lại với Outlook. Vì vậy, hãy xem làm thế nào có thể được thực hiện.
Bỏ liên kết và di chuyển tệp lưu trữ
Trước khi bạn di chuyển tệp lưu trữ, chúng tôi cần xóa liên kết khỏi Outlook. Để làm như vậy, hãy mở menu Tệp và chọn tùy chọn Cài đặt tài khoản.
Trong cài đặt Tài khoản, điều hướng đến phần Tệp dữ liệu và bạn sẽ thấy tệp lưu trữ bạn đang duy trì trên hệ thống hiện tại.
Tất cả những gì bạn cần làm bây giờ là chọn tệp lưu trữ và nhấp vào nút Xóa. Đừng lo lắng, bạn sẽ không xóa tệp lưu trữ, nhưng bạn sẽ chỉ xóa liên kết của nó trong Outlook.
Bây giờ di chuyển tệp đến vị trí mới bằng cách sử dụng bất kỳ ổ lưu trữ nào bạn có theo ý của bạn.
Liên kết tệp lưu trữ
Để liên kết tệp lưu trữ với Outlook, hãy mở lại phần Tệp dữ liệu từ cài đặt tài khoản trong Outlook và nhấp vào nút Thêm. Bây giờ, nhập tệp PST của kho lưu trữ mà bạn đã sao lưu và mở email từ phần lưu trữ.
Nén tệp lưu trữ
Nếu bạn đang lưu tệp lưu trữ trên đĩa cứng cục bộ của mình, có lẽ bạn không cần phải lo lắng về kích thước của tệp lưu trữ, nhưng nếu đó là ổ đĩa chung trong một tổ chức hoặc tài khoản đám mây mà bạn có không gian lưu trữ hạn chế, nén tệp lưu trữ để lưu trữ sẽ là điều cần thận trọng.
Để thu gọn kích thước lưu trữ, nhấp chuột phải vào phần Lưu trữ trong khung bên phải và chọn Thuộc tính tệp dữ liệu. Ở đây bấm vào nút Advanced để mở tệp dữ liệu Outlook. Bây giờ tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào nút Compact now để giảm kích thước tệp lưu trữ.
Phần kết luận
Vì vậy, đó là khá nhiều thứ người ta cần biết về việc lưu trữ email trên Outlook 2010 và tôi khá chắc chắn rằng bạn cũng có thể sử dụng các bước này trên Outlook 2013. Nếu bạn có thêm bất kỳ nghi ngờ nào về việc lưu trữ email, chỉ cần gửi bình luận và chúng tôi sẽ sẵn lòng giúp bạn.
Công ty Hopkinton, Massachusetts, được biết đến nhiều nhất với các hệ thống lưu trữ doanh nghiệp quy mô lớn của mình, bao gồm cả sự sao chép không đồng bộ và thậm chí cả sự ảo hóa, tới các sản phẩm tiêu dùng từ bộ phận Iomega đã mua gần đây. , nhưng nó được mở rộng sang một số thị trường lân cận thông qua việc mua lại. Iomega là một ngôi sao đầu tiên trong bộ lưu trữ trực tiếp dành cho máy tính cá nhân của người tiêu dùng và giờ đây đang chuyển hướng tập trung vào các kết nối mạng lưu trữ cho gi
Ví dụ, việc sao chép dữ liệu từ việc mua lại Avamar của EMC sẽ được bao gồm trong một hộp lưu trữ kèm theo mạng từ Iomega, Huberman nói. Công nghệ này nhận ra các bản sao của thông tin và giảm chúng thành một bản sao, có thể làm giảm tổng số không gian mà người dùng yêu cầu.
Hiệp hội ngành công nghiệp mạng lưu trữ (SNIA) đã thành lập Nhóm công tác kỹ thuật lưu trữ đám mây, sẽ phát triển các tiêu chuẩn, giao diện và thực hành tốt nhất để lưu trữ dữ liệu trên đám mây, nó đã công bố vào thứ ba.
"Thay vì chờ đợi các yêu cầu từ người dùng đang gặp sự cố khi triển khai công nghệ, chúng tôi muốn làm điều gì đó ở phía trước và tạo ra một nhóm công việc kỹ thuật sẽ xem xét công nghệ hiện nay và cố gắng xác định một số khoảng trống, "Vincent Franceschini, phó chủ tịch hội đồng quản trị SNIA nói.
Citrix Systems là trả lại cho các phòng CNTT một số quyền kiểm soát lưu trữ dựa trên đám mây cá nhân với ShareFile StorageZones, cho phép nội dung người dùng được lưu trữ trong các trung tâm dữ liệu riêng của doanh nghiệp, công ty đã công bố tại hội nghị Synergy ở Barcelona. DropBox, iCloud của Apple và Drive của Google đang thay đổi cách dữ liệu được lưu trữ và chia sẻ, nhưng đối với các doanh nghiệp, họ cũng có nghĩa là mất quyền kiểm soát cách lưu trữ nội dung và vị trí.
Citrix đang thay đổi điều đó bằng cách giới thiệu ShareFile StorageZones, được thiết kế để cho phép các doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu tuân thủ trong khi tối ưu hóa hiệu suất bằng cách lưu trữ dữ liệu gần với người dùng. Người dùng sẽ vẫn truy cập nội dung của họ theo cách họ quen.