Cái nhìn đầu tiên: Dịch vụ Hợp Tác Tài Liệu Acrobat.com của Adobe

Hôm nay Adobe tung ra phiên bản beta miễn phí công khai của Acrobat.com, một bổ sung trên nền Web cho ứng dụng tạo tài liệu PDF phổ biến của nó. Trang web mới cung cấp một loạt các dịch vụ để giúp các doanh nghiệp chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu. Nó cũng hỗ trợ hội nghị Web cơ bản (bao gồm cả chia sẻ máy tính để bàn) và hạn chế chuyển đổi tài liệu sang định dạng PDF

Acrobat.com hoạt động tốt với phiên bản beta của Acrobat 9 (cũng đã được công bố hôm nay), bao gồm các menu để chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu. (Xem Đầu tiên của chúng tôi, "Acrobat 9 nhằm tái tạo lại các file PDF"). Phiên bản cuối cùng của Acrobat 9 được lên kế hoạch xuất xưởng vào tháng 7, cùng với phiên bản mới của Adobe Reader.

Tuy nhiên, ngay cả khi bạn không sử dụng các ứng dụng trên máy tính để bàn của Adobe, bạn có thể nhận được nhiều Acrobat.com nếu bạn làm việc với người khác để tạo tài liệu. Tôi đã có thể thử nghiệm hầu hết các tính năng beta Acrobat.com vào tuần trước và nhận thấy chúng là một sự kết hợp tuyệt vời giữa các dịch vụ để cộng tác từ xa.

[Đọc thêm: Các dịch vụ truyền hình tốt nhất]

Acrobat.com đã bốn thành phần chính: một bộ xử lý văn bản gọi là Buzzword; chia sẻ file trực tuyến thông qua một tính năng được gọi là Share; một công cụ chuyển đổi tập tin cho phép bạn chuyển đổi tối đa năm tài liệu mỗi tháng, miễn phí, sang định dạng PDF (được cung cấp trong Chia sẻ); và ConnectNow cho hội nghị Web cá nhân.

Buzzword không phải là Microsoft Word, nhưng nó bao gồm các vấn đề cơ bản về tạo tài liệu, bao gồm định dạng, bảng biểu, và nhập khẩu hình ảnh.

Buzzword, một trình xử lý văn bản dựa trên Flash, được phát triển bởi Virtual Ubiquity, được Adobe mua lại vào tháng 9 năm ngoái. Chương trình này không có Microsoft Word, nhưng nó bao gồm các vấn đề cơ bản về tạo tài liệu, bao gồm định dạng, bảng biểu và nhập khẩu hình ảnh. Menu của nó rất dễ học và thời gian đáp ứng nhanh.

Buzzword tỏa sáng khi bạn cần chia sẻ hoặc cộng tác tạo ra các tài liệu. Bạn có thể quyết định chia sẻ tài liệu với bất kỳ ai biết URL của nó hay để hạn chế quyền truy cập vào người dùng Acrobat.com cụ thể. Các quyền của người dùng - là những người gửi tài liệu đến Acrobat.com gán - từ Tác giả đồng tác giả (đặc quyền chỉnh sửa tài liệu đầy đủ) tới Người phản biện (chỉ có thể thêm ý kiến) vào Reader (có thể đọc).

Mỗi ý kiến ​​của cộng tác viên xuất hiện ở một màu khác. Buzzword lưu tài liệu tự động khi bạn làm việc. Bạn có thể nhập và xuất các tài liệu Buzzword sang các định dạng tài liệu phổ biến khác bao gồm Word (.doc,.docx,.xml),.rtf, và.txt. Bạn cũng có thể xuất sang định dạng HTML hoặc PDF

Chia sẻ Tài liệu

Chia sẻ gán một URL duy nhất cho mỗi tài liệu mà bạn tải lên tài khoản của mình (bạn có 5 GB không gian lưu trữ). Để chia sẻ tài liệu, bạn nhập địa chỉ e-mail của người khác, cùng với một tin nhắn tùy chọn, và chỉ định xem tập tin có thể được công khai hoặc chỉ bởi người nhận. Người nhận sẽ nhận được một e-mail với một liên kết đến tài liệu

Bạn có thể nhúng các tài liệu công khai trên một trang Web hoặc blog. Người đọc sẽ thấy một hình thu nhỏ nhỏ; họ có thể nhấn vào đây để xem tài liệu PDF hoặc tệp hình ảnh trong một bản xem trước toàn màn hình.

Bạn có thể chia sẻ các tệp tin, bao gồm các tài liệu Office, ở định dạng không phải của Adobe. Bạn cũng có thể xem trước tài liệu PDF, tài liệu Microsoft Office, tệp hình ảnh, và các tệp tin StarOffice / Open Office từ bên trong trình duyệt.

Chia sẻ và Chuyển đổi PDF

Acrobat.com cung cấp một dịch vụ chia sẻ và xếp loại PDF PDF thú vị, quá; nhưng vì nó đòi hỏi Acrobat 9 (không có sẵn để thử nghiệm trước khi khởi động của trang web), tôi không thể thử nó ra. Tuy nhiên, Adobe đã trình bày bản demo về cách tính năng này có thể được sử dụng để phân phối một mẫu PDF (để đăng ký hội nghị, nói) qua e-mail.

Người nhận sẽ được hướng dẫn để hoàn thành mẫu đơn và gửi cho Acrobat.com, thông báo cho người gửi ban đầu khi đã hoàn thành các mẫu đơn và sắp xếp kết quả trong một cơ sở dữ liệu đơn giản. Sau đó, người gửi có thể xem kết quả, được phân loại theo các loại như người nhận đã đăng ký phiên họp nào.

Đây có thể là một dịch vụ có giá trị cho một doanh nghiệp nhỏ hiện đang phải thiết lập máy chủ của riêng mình để xử lý bảng biểu biểu mẫu.

Acrobat.com cũng cho phép bạn thêm ý kiến ​​vào tài liệu PDF. Kể từ khi Acrobat 9 hỗ trợ nhiều loại tệp hơn - bao gồm chuyển đổi video sang FLV - bạn có thể đánh dấu và thảo luận về những thay đổi của video nếu bạn có ứng dụng dành cho máy tính để bàn.

Hội nghị Web Conferencing

Dịch vụ hội nghị ConnectNow Web của Adobe cho các cá nhân và doanh nghiệp nhỏ tối đa ba người tham dự hội nghị. Có lẽ giả định giới hạn người sử dụng này khá thấp nhằm mục đích khuyến khích các doanh nghiệp nâng cấp lên Connect của Adobe.

ConnectNow cho phép bạn chia sẻ máy tính để bàn và cộng tác trên một tài liệu trong thời gian thực. Bạn cũng có thể mang các ghi chú cuộc họp vào một ngăn ghi chú, trao đổi tin nhắn trò chuyện văn bản hoặc liên lạc qua âm thanh. Adobe cung cấp số teleconferencing sử dụng dịch vụ hội nghị thoại Vapps, nhưng

người dùng phải trả tất cả phí cước. Dịch vụ hội nghị truyền hình tương tự như các dịch vụ được cung cấp bởi một số đối thủ cạnh tranh, bao gồm WebEx của Cisco.

Phần mềm máy tính để bàn có ích nhưng không bắt buộc

Hầu hết các dịch vụ của Acrobat.com không yêu cầu bạn mua các ứng dụng của Adobe. Bạn có thể đăng ký và sử dụng trang web một cách độc lập hoặc với Adobe Reader 9 miễn phí sau khi được phát hành. Bạn sẽ cần Acrobat 9 để tận dụng lợi thế của một số khả năng tốt của Acrobat.com, chẳng hạn như khả năng tạo các biểu mẫu và tạo và nhúng video trong các tệp PDF để chú thích.

Sau khi giai đoạn thử nghiệm kết thúc (Adobe hasn ' t xác định một ngày cho điều này), công ty sẽ tính phí (chưa được xác định) cho một dịch vụ Acrobat.com cao cấp mà sẽ cung cấp dung lượng lưu trữ lớn hơn và khả năng bổ sung chưa được xác định. Một phiên bản cơ bản của dịch vụ sẽ vẫn là miễn phí.

Tôi đặc biệt ấn tượng với khả năng cộng tác tài liệu của Acrobat.com, cao hơn những tính năng được cung cấp bởi các dịch vụ trực tuyến khác, chẳng hạn như Google Docs. Nếu bạn thường cần làm việc với những người khác để tạo các tài liệu, tôi khuyên bạn nên dùng thử dịch vụ mới của Adobe

Richard Morochove là một nhà tư vấn và nhà tư vấn về CNTT. Gửi cho ông câu hỏi

qua e-mail

về việc sử dụng công nghệ trong doanh nghiệp vừa và nhỏ PC World có thể chỉnh sửa truy vấn của bạn và không thể đảm bảo rằng tất cả các câu hỏi sẽ được trả lời.