Công ty của bạn bắt đầu với Evernote for Business

Nếu nhân viên của bạn đơn giản cần một ứng dụng ghi chú, Evernote là một lựa chọn rõ ràng - đó là khỉ đột nặng 800 pound, đã phát triển trong 5 năm tới 50 triệu người dùng. Nhưng chương trình cũng cung cấp một loạt các tính năng năng suất chiết trung, và đây là nơi mà tiện ích của nó trong môi trường kinh doanh ít rõ ràng hơn.

Có, Evernote chạy trên hầu hết mọi nền tảng, và nó có thể nắm bắt mọi thông tin bạn thu thập được trong tự nhiên, bao gồm ghi chú, hình ảnh, video, liên kết, bản ghi âm giọng nói và thậm chí là các ghi chép viết tay. Các ứng dụng được đóng gói với khả năng, nhưng Giám đốc điều hành của Evernote thừa nhận rằng tính hữu dụng của nó không phải là hiển nhiên ngay lập tức. Nhưng hãy thử nó trong ít nhất vài tuần, Phil Libin nói, và bạn sẽ đánh giá cao cách Evernote cung cấp truy cập trực tiếp tới mọi thứ bạn có thể đánh dấu về mặt tinh thần và thể chất trong một ngày làm việc.

não, "dữ liệu bề mặt bạn không biết bạn có thể sống mà không có.

Tại sao Evernote?

Bất cứ nơi nào truy cập là điểm bán hàng chính.

Evernote có thể lưu trữ trí tuệ của tổ chức. Hãy nghĩ về những ghi chú bạn viết nguệch ngoạc trên danh thiếp cách đây hai năm. Hoặc hướng dẫn của người quản lý mà bạn (may mắn) được ghi lại tuần trước. Hoặc bài viết tối nghĩa bạn đã cắt bớt về một đối thủ cạnh tranh chính. Bây giờ, điều gì xảy ra nếu các đồng nghiệp còn lại của bạn có thể truy cập vào loại dữ liệu Evernote đó từ bất kỳ thiết bị nào, và điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể truy cập dữ liệu của họ? Với Evernote, lưu trữ dữ liệu đó không thu thập bụi. Thay vào đó, nó phát triển và thích nghi cùng với doanh nghiệp của bạn.

Phiên bản cơ bản của Evernote miễn phí trên máy tính để bàn, trong trình duyệt và trên tất cả các hệ điều hành di động chính. Có lẽ nhân viên của bạn đã sử dụng nó. Bài viết này sẽ giúp bạn nâng cấp lên Evernote Business có trả tiền, ra mắt vào tháng 12 năm ngoái. Dịch vụ kinh doanh cho phép công ty của bạn quản lý tập trung tài khoản Evernote của nhân viên với giá $ 10 cho mỗi người dùng mỗi tháng hoặc $ 120 mỗi năm. Trước đây, bạn chỉ có thể chọn giữa các phiên bản Evernote và Evernote Premium ($ 45 mỗi năm), cung cấp thêm bộ nhớ, sổ ghi chép ngoại tuyến và tùy chọn cho phép người khác chỉnh sửa sổ ghi chép của bạn.

Đối thủ cạnh tranh của Evernote, Microsoft OneNote, được bao gồm trong các phiên bản Office mới nhất, nhưng giấy phép máy tính để bàn độc lập có giá 70 đô la và không có phiên bản Mac nào. Các phiên bản OneNote miễn phí dành cho iPhone và iPad của Microsoft được giới hạn ở 500 ghi chú, tương đương với 100.000 ghi chú trên mỗi Evernote.

Vi phạm an ninh gần đây đã khiến Evernote tăng cường các biện pháp bảo mật của nó bằng xác thực hai yếu tố, tin tốt để bảo vệ dữ liệu của bạn.

Thiết lập người dùng của bạn

Trạng thái quản trị

Truy cập trang Evernote Business và nhập địa chỉ email công việc của bạn vào hộp Bắt đầu để tạo tài khoản quản trị công ty mới. Bạn có thể sử dụng tài khoản Evernote hiện tại của mình nếu bạn đã là người dùng hoặc tạo một tài khoản mới. Khi bạn nhập một số thông tin cơ bản, hãy chọn gói thanh toán của bạn.

Đối với một doanh nghiệp rất nhỏ, việc thêm người dùng đơn giản như nhập địa chỉ email và nhấp Mời người dùng. Tùy chọn có sẵn từ trang chủ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên doanh nghiệp hoặc phần phụ Thêm người dùng. Nếu bạn muốn mọi người trong công ty đăng ký Evernote, nhưng không muốn nhập tất cả các địa chỉ email đó, thì hãy cho phép bất kỳ ai có địa chỉ email chia sẻ tên miền của bạn để tạo tài khoản cho chính họ. Nếu nhân viên của bạn đã có tài khoản Evernote dưới các địa chỉ email đó, họ sẽ được nâng cấp lên Evernote Business.

Nếu bạn đang ở một công ty lớn và muốn tránh thêm hàng nghìn nhân viên và phải nhớ xóa tài khoản của họ khi sau đó họ rời khỏi công ty, bạn sẽ muốn tích hợp với Active Directory, LDAP hoặc hệ thống đăng nhập của công ty khác. Evernote không cung cấp tính năng này, nhưng bạn có thể chuyển sang các tùy chọn của bên thứ ba như OneLogin.

Nếu bạn là người mới sử dụng Evernote, sổ ghi chép của bạn sẽ bắt đầu dưới dạng ô trống.

Khi bạn đã nhập người dùng vào hệ thống, bảng điều khiển Quản lý người dùng cho phép bạn xóa bất kỳ ai rời khỏi công ty. Bảng điều khiển dành cho quản trị viên cho phép bạn xem chi tiết và lịch sử thanh toán của mình cũng như quản lý sổ ghi chép và thẻ. Tất cả các màn hình này rất đơn giản để sử dụng. Ví dụ: bạn có thể dễ dàng xem xét tài khoản của người dùng và kéo bất kỳ sổ ghi chép nào liên quan đến công việc của họ vào Thư viện doanh nghiệp trên toàn công ty. (Xem thêm một chút về cách Evernote tổ chức thông tin của bạn.) Nếu người dùng của bạn đã đánh dấu sổ tay của họ là cá nhân, bạn không thể nhìn thấy chúng. Bạn cũng có thể xuất hoặc xóa sổ ghi chép từ tài khoản trung tâm này.

Thiết lập dữ liệu nghiệp vụ

Trí tuệ tập thể của nhân viên sẽ lưu trữ Thư viện Doanh nghiệp của bạn.

Evernote sắp xếp thông tin thành các đoạn ghi chú riêng lẻ của dữ liệu được lưu từ Web hoặc thế giới tại một mảnh lớn tại một thời điểm. Vì Evernote lưu trữ đa phương tiện, một "ghi chú" có thể là ảnh điện thoại thông minh của vé đỗ xe, văn bản ghi nhớ, danh sách mua sắm, bản ghi âm hoặc trang web. Danh sách tiếp tục.

Bạn có thể thêm ghi chú vào sổ ghi chép, sau đó bạn có thể thêm vào các ngăn sổ ghi chép. Tất cả những điều này là các từ khóa mà bạn đính kèm vào các ghi chú để giúp người dùng tìm kiếm chúng sau này. Mọi thứ xuất hiện trong Thư viện Kinh doanh, kho lưu trữ chung cho công ty.

Không gian làm việc Evernote của bạn hiển thị ba loại sổ ghi chép: sổ ghi chép cá nhân, sổ ghi chép kinh doanh và sổ ghi chép trong Thư viện Kinh doanh của công ty. Sổ ghi chép cá nhân của bạn là riêng tư, nhưng bạn có thể chia sẻ chúng, nếu bạn thích, với bất kỳ ai trong hoặc ngoài công ty.

Sổ tay doanh nghiệp của bạn có thể truy cập được với quản trị viên Evernote của công ty bạn chứ không phải cho các nhân viên khác, trừ khi bạn chia sẻ chúng với những cá nhân đó hoặc thêm chúng vào Thư viện doanh nghiệp. Các sổ ghi chép trong Thư viện Kinh doanh có thể truy cập được đối với bất kỳ ai trong công ty.

Sổ tay sắp xếp các ghi chú.

Để chia sẻ sổ ghi chép trong trình duyệt Web, hãy nhấp vào mũi tên xuống ở bên phải tên sổ ghi chép. Trong phiên bản dành cho máy tính để bàn, nhấp chuột phải vào tên của sổ ghi chép.

Bạn không thể di chuyển sổ ghi chép từ phần cá nhân sang phần kinh doanh, nhưng bạn có thể di chuyển từng ghi chú trong phiên bản Evernote trên máy tính. tên, bấm Di chuyển Ghi chú và chọn tên sổ ghi chép đích.

Để di chuyển toàn bộ sổ ghi chép vào danh mục kinh doanh, trước tiên hãy tạo sổ ghi chép trống mới trong phần kinh doanh, sau đó di chuyển hoặc sao chép từng cá nhân ghi chú. Bạn có thể nhóm ghi chú vào sổ ghi chép và thu sổ ghi chép vào ngăn xếp - chỉ cần kéo một sổ ghi chép lên trên sổ tay khác trong trình duyệt hoặc ứng dụng khách để tạo ngăn xếp.

Nếu bạn cần nhiều cấp độ tổ chức hơn, hãy chuyển sang thẻ bạn có thể làm tổ vô thời hạn. Các ngăn xếp và phân cấp thẻ bạn thiết lập, ngay cả trong sổ ghi chép doanh nghiệp của bạn, là của bạn một mình. Hãy nhớ rằng các ngăn xếp chỉ dành cho tổ chức hình ảnh, không lồng nhau như hệ thống tệp.

Tạo danh sách các thẻ miễn là bạn thích.

Nếu bạn không thể làm phiền tất cả việc lưu trữ các ghi chú này, chỉ tận dụng các tính năng tìm kiếm mạnh mẽ của Evernote để tìm thông tin bạn cần trong không gian làm việc của chính bạn hoặc trong thư viện công ty. Chức năng tìm kiếm thậm chí mở rộng đến nhận dạng ký tự trên các ghi chú viết tay.

Trao quyền cho doanh nghiệp của bạn

Bạn đã thiết lập tài khoản doanh nghiệp của mình và bạn đã chia sẻ một số tài liệu với đồng nghiệp. Bây giờ cái gì?

Để chơi với Evernote Business và tìm hiểu mức độ mạnh mẽ của nó, hãy sử dụng nó tại cuộc họp tiếp theo của bạn. Trong phần Sổ ghi chép doanh nghiệp trong tài khoản của bạn, tạo sổ ghi chép mới cho cuộc họp và chia sẻ sổ ghi chép đó với đồng nghiệp. Sau đó, truy cập thông qua máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh của bạn tại chính cuộc họp.

Evernote lưu ghi chú tự động khi bạn sử dụng trình duyệt hoặc ứng dụng khách di động để đồng nghiệp của bạn có thể thấy ngay những gì bạn đã thêm. Trên máy khách PC và Mac, Evernote lưu ghi chú theo lịch biểu bạn chỉ định, chẳng hạn như 15 phút một lần hoặc mỗi ngày một lần. Bạn cũng có thể đồng bộ hóa ghi chú theo cách thủ công bất cứ lúc nào.

Bất kỳ ai cũng có thể đóng góp ghi chú vào sổ ghi chép được chia sẻ và họ có thể tiếp tục cộng tác sau khi cuộc họp kết thúc. Nhưng đừng dừng lại ở việc chia sẻ các tệp đính kèm tài liệu ghi chú đã chia sẻ hoặc các trang web. Nếu đồng nghiệp của bạn mang máy tính bảng hoặc máy tính xách tay của họ đến cuộc họp, bạn không cần phải in tài liệu cho từng người tham gia.

Bạn có thể liên hệ với mọi người bằng cách chia sẻ với công ty.

Trong cuộc họp, bạn có thể chụp ảnh danh thiếp và thêm chúng dưới dạng ghi chú vào sổ ghi chép được chia sẻ để có hồ sơ dễ dàng về những người đã tham dự. Danh thiếp hoàn toàn có thể tìm kiếm được, vì Evernote đã tích hợp tính năng nhận dạng ký tự quang học.

Nếu thiết bị của bạn có đầu vào âm thanh, hãy ghi lại một số cuộc họp. Tính năng nhận dạng giọng nói tích hợp sẵn có trên cả thiết bị iOS và Android, nếu bạn muốn bản ghi được tự động sao chép.

Nếu nhóm của bạn sử dụng bảng trắng để động não trong cuộc họp, hãy chụp ảnh để lưu sau này. Vì Evernote có thể đọc chữ viết tay, bạn cũng có thể tìm kiếm các ghi chú trên bảng.

Và nói về chữ viết tay, nếu bạn thích viết thay vì gõ, ghi chú viết tay trực tiếp trên thiết bị di động hoặc bút Livescribe của bạn, hoặc viết trên một trang giấy và sau đó chụp ảnh các trang.

Tận dụng khả năng nhận dạng ký tự và nhận dạng giọng nói của Evernote.

Sự kiện bạn đang tham dự có nguồn cấp dữ liệu Twitter không? Lưu tất cả các tweet được liên kết vào một lưu ý Evernote bằng cách thiết lập một quy trình IFTTT. IFTTT (Nếu điều này, thì đó) là một công cụ miễn phí của bên thứ ba cho phép bạn tạo các quy trình tự động đơn giản. Ngoài việc theo dõi nguồn cấp dữ liệu Twitter, IFTTT có thể lấy thông báo của Google Tin tức và tìm kiếm của Google, cũng như nguồn cấp dữ liệu RSS từ bất kỳ blog hoặc ấn phẩm trực tuyến nào. Các ghi chú của bạn sẽ dễ dàng tìm thấy sau trong Evernote, được tổ chức với các ghi chú khác từ cuộc họp, và, giống như các ghi chú trên bảng trắng, chúng sẽ có thể tìm kiếm được hoàn toàn. Khi bạn và đồng nghiệp của bạn quay lại văn phòng, mọi người sẽ có thể truy cập vào cùng một hồ sơ của sự kiện và tiếp tục cộng tác.

Đây chỉ là khởi đầu của những cách sáng tạo mà công ty của bạn có thể cộng tác và làm việc hiệu quả hơn với Evernote.