Giải thích về quyền chia sẻ ổ đĩa Google: hướng dẫn chi tiết

Google Drive, dịch vụ lưu trữ đám mây, là một công cụ đặc biệt. Nó cho phép bạn lưu các loại tệp khác nhau trong đám mây và cũng chia sẻ các tệp và thư mục này với các loại khác. Điều đó có nghĩa là, bạn có thể dễ dàng cộng tác với những người khác bằng Drive.

Tuy nhiên, Drive chứa nhiều loại tệp khác nhau như Tài liệu, Biểu mẫu, Bảng tính, v.v. và cách chúng tôi chia sẻ các tệp này cũng khác nhau. Chẳng hạn, người ta sẽ cấp quyền chỉnh sửa tệp cho một người bạn, nhưng bạn sẽ suy nghĩ kỹ trước khi đưa nó cho một người không xác định.

Để làm cho quá trình chia sẻ dễ dàng hơn một chút cho bạn, ở đây chúng tôi trình bày một hướng dẫn chi tiết về quy trình chia sẻ Google Drive và các quyền của nó. Hãy cùng kiểm tra nào.

Các loại chia sẻ tệp và thư mục trong Google Drive

Có ba cách để chia sẻ tệp và thư mục trong Drive.

1. Chia sẻ với Danh bạ

Nếu người đó ở trong danh bạ Google của bạn, bạn chỉ cần nhập tên của họ vào tùy chọn khả dụng và họ sẽ được thông báo qua email. Phương pháp này cũng hoạt động cho các liên hệ không phải của Google nếu chúng nằm trong danh sách liên hệ của bạn.

2. Chia sẻ qua Liên kết

Đôi khi, chúng tôi muốn chia sẻ tệp với một người không có trong danh sách liên hệ của chúng tôi, chẳng hạn như ứng dụng khách mới. Trong những tình huống như vậy, bạn có thể tạo liên kết và sau đó chia sẻ điều đó với những người khác. Bất cứ ai có liên kết đều có thể có quyền truy cập vào tệp chia sẻ.

3. Xuất bản tệp lên Internet

Các tệp từ các công cụ như Google Docs, Sheets, Slides & Forms có thể được nhúng vào các trang web cho bất kỳ ai xem. Đó là loại chia sẻ thứ ba được Google Drive cho phép có tên Công khai trên web.

Lưu ý: Tất cả các phương pháp có thể được sử dụng để chia sẻ tệp với các tài khoản không phải của Google.

Loại quyền

Có ba loại quyền được cung cấp bởi Drive.

1. Có thể chỉnh sửa

Quyền này được đặt theo mặc định khi bạn chia sẻ tệp với các liên hệ của mình bằng phương thức đầu tiên được đề cập ở trên. Với sự cho phép này, những người khác có quyền truy cập vào các tệp có thể chỉnh sửa chúng tức là thay đổi chúng. Ngoài ra, một điều rất quan trọng cần lưu ý là họ cũng có thể chia sẻ tệp với người khác.

Trong trường hợp thư mục, bạn sẽ tìm thấy quyền 'Có thể sắp xếp, thêm và chỉnh sửa'. Nghĩa là, những người khác có thể thực hiện tất cả các tác vụ chỉnh sửa và tổ chức trên các tệp có trong thư mục như thêm, chỉnh sửa, xóa và di chuyển tệp.

Lưu ý: Khi được chia sẻ với các liên hệ không phải của Google, quyền mặc định được đặt thành Chỉ xem.

Sử dụng quyền này khi bạn muốn cộng tác với người khác và khi bạn tin tưởng những người mà bạn đang chia sẻ tệp. Ví dụ, nếu bạn đang làm việc trong một dự án đại học với bạn bè của bạn.

Ngoài ra trên

Google Drive vs Amazon Drive: So sánh chuyên sâu

2. Có thể xem

Rõ ràng, với sự cho phép này, những người khác sẽ không có quyền chỉnh sửa bất kỳ tệp riêng lẻ nào. Họ chỉ có thể mở và xem các tệp trong thư mục và không thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với chúng. Họ cũng không thể chia sẻ các tập tin với người khác.

Sử dụng điều này khi bạn chỉ muốn người khác xem dữ liệu. Ví dụ, nó có thể được sử dụng để chia sẻ một thư mục có hình ảnh trong đó. Bằng cách đó, người khác có thể dễ dàng xem các bức ảnh mà không cần xóa hoặc sửa đổi chúng theo bất kỳ cách nào.

Lưu ý: Khi bạn chia sẻ các thư mục với chế độ xem hoặc chỉnh sửa, áp dụng tương tự cho tất cả các tệp trong đó. Nhưng, nếu bạn muốn, bạn có thể thay đổi quyền cho các tệp riêng lẻ.

3. Có thể bình luận

Chỉ có sẵn cho các tệp, quyền này là phiên bản sửa đổi của quyền Có thể xem vì nó cho phép người khác thêm nhận xét và đề xuất. Tuy nhiên, họ không thể chỉnh sửa tệp hoặc chia sẻ tệp với người khác. Bạn có thể nói nó có nhiều quyền hơn Can View nhưng ít hơn Can Edit.

Cách chia sẻ tệp Google Drive trên ứng dụng máy tính và thiết bị di động

Trước tiên hãy bắt đầu với máy tính để bàn.

Máy vi tính

Các bước khác nhau cho các loại chia sẻ khác nhau.

Chia sẻ với Danh bạ

Trên máy tính để bàn, mở Drive và nhấp chuột phải vào tệp bạn muốn chia sẻ. Sau đó chọn Chia sẻ từ menu.

Trong hộp bật lên, nhập tên viết tắt của liên hệ với người bạn muốn chia sẻ tệp. Google sẽ tự động hiển thị các liên hệ tương tự. Chọn một. Bạn sẽ tìm thấy hộp quyền ngay bên cạnh hộp thư điện tử. Nhấn vào nó để chọn sự cho phép cần thiết.

Tạo liên kết có thể chia sẻ

Để tạo một liên kết có thể chia sẻ, có hai phương pháp.

Trong phương pháp đầu tiên, nhấp vào tùy chọn Nhận liên kết có thể chia sẻ trong hộp bật lên ở trên.

Trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ thấy liên kết với khả năng thiết lập quyền. Sao chép liên kết và dán nó bất cứ nơi nào cần thiết. Nhấp vào hộp quyền để thay đổi quyền.

Trong phương pháp thứ hai, nhấp chuột phải vào tệp trong Drive và chọn Nhận liên kết có thể chia sẻ. Một hộp sẽ mở ra. Nhấp vào Cài đặt chia sẻ để sửa đổi các quyền.

Đặt tệp công khai

Để nhúng các tệp, hãy làm theo bất kỳ một trong hai phương pháp được đề cập ở trên để tạo liên kết có thể chia sẻ. Trong hộp chia sẻ với người khác, nhấp vào hộp quyền và chọn Thêm.

Trên màn hình tiếp theo, chọn Công khai trên tùy chọn web.

Ứng dụng di động

Dưới đây là cách chia sẻ tệp trên Android và iPhone.

Chia sẻ với Danh bạ

Bước 1: Mở tệp mà bạn muốn chia sẻ và nhấn vào biểu tượng ba chấm ở góc trên bên phải. Chọn Chia sẻ & xuất từ ​​menu.

Bước 2: Chạm vào Chia sẻ và nhập tên của số liên lạc. Sau đó nhấn nút gửi ở trên cùng.

Ngoài ra trên

#Làm thế nào để hướng dẫn

Nhấn vào đây để xem trang bài viết Hướng dẫn / Hướng dẫn của chúng tôi

Nhận liên kết có thể chia sẻ

Để tạo liên kết có thể chia sẻ, hãy làm theo bước 1 và sau đó chọn Chia sẻ liên kết từ menu. Liên kết sẽ được sao chép vào clipboard. Khi bạn có liên kết, hãy dán nó vào bất cứ nơi nào cần thiết như WhatsApp. Để sao chép liên kết trong tương lai, hãy làm theo bước 1 và chọn Sao chép liên kết từ menu.

Hoặc, chạm vào biểu tượng ba chấm xuất hiện bên dưới tên tệp trên màn hình chính của ứng dụng và chọn tùy chọn bắt buộc.

Thay đổi và thu hồi quyền chia sẻ

Khi bạn đã chia sẻ các tệp hoặc thư mục với người khác, điều đó không có nghĩa là bạn không thể thay đổi quyền của nó.

Đây là cách để làm điều đó.

Máy vi tính

Bước 1: Nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục được chia sẻ và chọn Chia sẻ từ menu.

Bước 2: Để tắt chia sẻ liên kết hoặc thay đổi quyền, hãy nhấp vào hộp 'Bất kỳ ai có liên kết'. Bây giờ, thay đổi quyền hoặc tắt chia sẻ liên kết.

Bước 3: Để thu hồi quyền cho một cá nhân, nhấp vào Nâng cao trong hộp bật lên ở trên.

Bước 4: Sử dụng các tùy chọn có sẵn để thu hồi hoặc thay đổi quyền.

Ứng dụng di động

Bước 1: Mở tệp chia sẻ và nhấn vào biểu tượng ba chấm ở trên cùng. Chọn Chia sẻ & xuất từ ​​menu.

Bước 2: Nếu bạn muốn tắt chia sẻ liên kết, hãy nhấn vào chuyển đổi bên cạnh Chia sẻ liên kết. Để xem ai có quyền truy cập vào tệp và để thay đổi quyền, hãy nhấn vào Chia sẻ.

Bước 3: Chạm vào các biểu tượng có sẵn trong phần 'Ai có quyền truy cập' ở phía dưới.

Việc chia sẻ tệp hoặc thư mục có cấp quyền truy cập cho tất cả các tệp và thư mục khác không

Không. Những người khác chỉ có thể truy cập tệp hoặc thư mục mà bạn chia sẻ. Trong trường hợp của một thư mục, tất cả các tệp bên trong nó cũng sẽ được chia sẻ.

Xác định các tệp được chia sẻ

Mặc dù không có màn hình chuyên dụng để xem tất cả các tệp mà bạn đã chia sẻ với người khác, bạn có thể xác định các tệp đó bằng biểu tượng chia sẻ hiển thị bên cạnh chúng.

Tìm tập tin được chia sẻ với tôi

May mắn thay, bạn có được một nơi dành riêng để xem tất cả các tệp được chia sẻ với bạn. Trên màn hình nền, nhấp vào tùy chọn Chia sẻ với tôi ở bên trái.

Trên ứng dụng di động, chạm vào biểu tượng Chia sẻ ở phía dưới.

Ngoài ra trên

Hướng dẫn lưu trữ Google Drive: Đếm và những gì không

Quyền đúng

Bằng cách kết hợp các cài đặt và quyền chia sẻ khác nhau, bạn có thể sử dụng Google Drive theo nhiều cách. Tuy nhiên, hãy cẩn thận trong khi cấp quyền và chia sẻ quyền vì bất kỳ ai cũng có thể lạm dụng dữ liệu. Để nhắc lại, bất kỳ ai có quyền chỉnh sửa đều có thể chia sẻ các tệp với người khác. Vì vậy, giới hạn nó chỉ cho những người đáng tin cậy.

Tiếp theo: Tự hỏi nên sử dụng gì để lưu trữ ảnh - Google Drive hoặc Ảnh? Tìm câu trả lời trong bài so sánh.