Hướng dẫn chia sẻ tệp Google: tất cả các faq đã trả lời

Google Drive cung cấp một bộ tùy chọn lưu trữ và công cụ năng suất dựa trên đám mây tuyệt vời, nhưng điều làm cho dịch vụ trở nên tuyệt vời hơn là một loạt các tính năng hợp tác có trong.

Bạn không còn phải làm việc trên một tài liệu một mình khi các đồng nghiệp của bạn có thể đồng thời chỉnh sửa và nhận xét - vâng, tất cả trong thời gian thực.

Tuy nhiên, ban đầu, khả năng chia sẻ tệp của Google Drive có thể cảm thấy quá tải. Vì vậy, hãy hít thở sâu và đi sâu vào một số câu hỏi có thể nảy sinh khi giải quyết tất cả những điều tuyệt vời này!

Cũng đọc: Hoàn thành Sao lưu và Khôi phục Android: Hướng dẫn duy nhất bạn cần

Q. Làm thế nào tôi có thể chia sẻ một tập tin?

A. Google Drive giúp thực hiện chia sẻ tệp riêng tư rất dễ dàng. Chỉ cần nhấp chuột phải vào một tệp và sau đó nhấp vào Chia sẻ để mở cửa sổ bật lên Chia sẻ với người khác.

Vào trường Mọi người, nhập địa chỉ email của bất kỳ ai mà bạn muốn chia sẻ tệp. Google Drive sẽ ngay lập tức đề xuất mọi liên hệ hiện có khi bạn điền vào, làm cho toàn bộ quá trình trở nên dễ dàng.

Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu chia sẻ ngay bây giờ.

Đợi đã! Bạn có ổn với các quyền không?

Q. Làm thế nào để tôi sửa đổi quyền?

A. Chỉ cần tự hỏi chính xác những gì bạn muốn thực hiện bằng cách chia sẻ tệp và bạn sẽ có một ý tưởng rõ ràng về các quyền cần thiết cho mỗi cộng tác viên.

Theo mặc định, Google Drive cấp quyền chỉnh sửa đầy đủ cho mọi người. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi điều này ngay lập tức bằng cách nhấp vào mũi tên Xuống bên cạnh trường Mọi người.

Chọn Có thể chỉnh sửa để cấp quyền chỉnh sửa đầy đủ, Có thể Nhận xét để hạn chế cộng tác viên chỉ nhận xét hoặc Có thể xem để khóa hoàn toàn tài liệu ở chế độ chỉ đọc.

Lưu ý: Ví dụ : một số định dạng tệp - video hoặc âm thanh - sẽ không có tùy chọn Can Comment có sẵn để lựa chọn, đây là điều dễ hiểu.

Q. Tôi có thể thay đổi quyền sau khi chia sẻ không?

A. Chia sẻ tài liệu với người khác không phải là cuối cùng. Google Drive giúp bạn kiểm soát hoàn toàn ngay cả sau khi bạn cấp quyền đầy đủ. Nhấp vào Nâng cao trên hộp bật lên Chia sẻ với người khác để xem danh sách những người bạn đã chia sẻ tài liệu.

Quyền cho mỗi người có thể được sửa đổi thông qua biểu tượng mũi tên Xuống chuyên dụng được đặt thuận tiện bên cạnh mỗi tên. Bạn cũng có thể xóa hoàn toàn quyền truy cập vào một người bằng cách nhấp vào x.

Q. Tôi có thể chia sẻ một tập tin công khai không?

A. Chia sẻ riêng tư là tốt nhưng nếu bạn muốn tạo một tệp có sẵn cho mọi người thì sao? Vâng, bạn có thể làm điều đó là tốt.

Sử dụng tùy chọn Nhận liên kết có thể chia sẻ để tạo liên kết công khai - bạn cũng có thể chọn chia sẻ trực tiếp liên kết qua Gmail, Google Plus, Facebook hoặc Twitter ngay từ chính Google Drive.

Nếu được yêu cầu, bạn có thể thay đổi quyền cho những người truy cập tệp thông qua liên kết.

Nhấp vào Thay đổi trong Ai có quyền truy cập và sử dụng menu thả xuống bên cạnh Quyền truy cập để chọn giữa Chỉnh sửa, Nhận xét hoặc Xem.

Bạn có thể thay đổi thêm cách liên kết hoạt động khi bạn đăng nó ở đâu đó. Chọn Bật - Công khai trên Web để bất kỳ ai cũng có thể tìm và truy cập tệp hoặc Bật - Bất kỳ ai có Liên kết để hạn chế quyền truy cập chỉ với những người có liên kết.

Nếu bạn muốn tắt liên kết, chỉ cần chọn Tắt - Người cụ thể. Cấu hình chia sẻ riêng tư của bạn sẽ vẫn còn nguyên.

Cũng đọc: Cách sử dụng và đồng bộ hóa nhiều hơn một tài khoản Google Drive trên Windows

Q. Tôi có thể chia sẻ toàn bộ thư mục không?

A. Tất nhiên, bạn có thể. Chỉ cần nhấp chuột phải vào thư mục mà bạn muốn chia sẻ và nhấp vào tùy chọn Chia sẻ. Tất cả mọi thứ hoạt động giống như với chia sẻ tập tin cá nhân. Cùng chia sẻ liên kết công khai.

Lưu ý: Thay vì chia sẻ toàn bộ thư mục, bạn cũng có thể chọn chia sẻ nhiều tệp từ bên trong. Chỉ cần giữ phím Ctrl để làm cho quá trình lựa chọn dễ dàng hơn.

H: Điều gì về việc chia sẻ toàn bộ Google Drive?

A. Không, bạn không thể làm điều đó. Đây là một vấn đề phổ biến, đặc biệt khi bạn muốn chia sẻ toàn bộ ổ đĩa với chủ lao động hoặc đồng nghiệp. Thật không may, Google không đủ sức chứa.

Trước khi bạn tiếp tục và thực hiện các biện pháp cực đoan - như chia sẻ email và mật khẩu của bạn - chỉ cần giữ lại!

Có một cách giải quyết và liên quan đến việc tạo thư mục chính - không có gì đáng sợ, chỉ là một thư mục khác. Nhấp chuột phải vào ổ đĩa, chọn Thư mục mới để tạo thư mục và sau đó di chuyển mọi thứ trong thư mục đó.

Cuối cùng, chỉ cần chia sẻ thư mục như bạn đã làm với bất kỳ thư mục khác và thì đấy! Nó không đẹp nhưng nó làm được việc.

Mẹo chuyên nghiệp: Khá dễ dàng để di chuyển mọi thứ ngay cả khi bạn có hàng tá vật phẩm trong thư mục gốc. Chỉ cần nhấn Ctrl + A để chọn mọi thứ. Bây giờ, giữ phím Ctrl và nhấp vào thư mục chính để bỏ chọn nó khỏi phần còn lại. Cuối cùng, kéo và thả các mục đã chọn vào thư mục chính.

Q. Tôi có thể chia sẻ tệp với người dùng không sử dụng Gmail không?

A. Bạn có thể. Tuy nhiên, cộng tác viên của bạn phải có Tài khoản Google trước khi họ có thể chỉnh sửa hoặc nhận xét về tài liệu - nếu không, họ sẽ bị hạn chế chỉ xem nội dung.

Trong trường hợp bạn không biết, việc tạo Tài khoản Google không yêu cầu tài khoản Gmail - chỉ cần bất kỳ địa chỉ email nào hoạt động. Điều đó sẽ khiến mọi người thuyết phục tạo Tài khoản Google dễ dàng hơn!

Q. Làm cách nào để ngăn chặn tải xuống tệp?

A. Bạn muốn chia sẻ một tập tin hoặc thư mục. Bạn cũng muốn ngăn mọi người tải xuống. Trừ khi người đó có quyền chỉnh sửa, bạn có thể ngăn điều đó xảy ra.

Trong cài đặt chia sẻ Nâng cao, có một tùy chọn tiện lợi có nhãn Vô hiệu tùy chọn để tải xuống, in và sao chép cho người bình luận và người xem. Tùy chọn này ngăn mọi người tải xuống, in hoặc di chuyển tệp sang Ổ đĩa Google cá nhân.

Q. Tôi có thể chuyển quyền sở hữu tệp hoặc thư mục không?

A. Bắt đầu mệt mỏi với việc xử lý một tập tin? Chỉ cần chuyển quyền sở hữu của tập tin cho một cộng tác viên khác và thư giãn. Trên danh sách những người có quyền truy cập vào một tệp, nhấp vào mũi tên Xuống và chọn Là chủ sở hữu.

Lưu ý: Tuy nhiên, hãy cẩn thận. Chủ sở hữu mới có thể xóa quyền truy cập của bạn vào tài liệu nếu họ muốn. Bây giờ, điều đó sẽ không đẹp.

Chuyển quyền sở hữu thư mục là một chút lộn xộn. Bất kỳ tập tin trong thư mục vẫn thuộc về bạn. Vì vậy, bạn có thể phải tự chuyển quyền sở hữu mọi thứ trong thư mục en-masse sau đó.

Q. Có giới hạn lưu trữ nào để chia sẻ không?

A. Là chủ sở hữu của một tập tin hoặc thư mục, lượng dữ liệu được sử dụng chỉ tính vào tổng số của bạn - chứ không phải của các cộng tác viên của bạn. Tuy nhiên, khi ai đó thêm một mục mới vào thư mục dùng chung, không gian lưu trữ sẽ được tính vào người tạo ban đầu của mục đó chứ không phải bạn.

Ngoài ra, cộng tác viên của bạn có thể, nếu họ có quyền chỉnh sửa, chọn sao chép các tệp vào ổ đĩa của họ. Trong trường hợp đó, việc lưu trữ sẽ được tính vào hạn ngạch của họ.

Nếu bạn sắp hết dung lượng trên tài khoản của mình nhưng cộng tác viên có gói lưu trữ tốt hơn, chuyển quyền sở hữu các mục là một tùy chọn - trừ khi bạn muốn nâng cấp Ổ đĩa của mình.

Cũng đọc: Phải làm gì khi Google Drive của bạn sắp hết dung lượng

H: Tôi nên ghi nhớ điều gì khác?

Có một số hạn chế không thực sự quan trọng đối với đa số người dùng. Ví dụ: chỉ có tối đa 100 người có thể chỉnh sửa hoặc nhận xét về tài liệu tại bất kỳ thời điểm nào, mặc dù số lượng không giới hạn có thể xem tệp.

Chỉ có tối đa 100 người có thể chỉnh sửa hoặc nhận xét về một tài liệu.

Ngoài ra, bạn chỉ có thể thêm tối đa 200 người thông qua chia sẻ liên kết riêng tư. Tuy nhiên, có thể vượt quá giới hạn này bằng cách tạo Nhóm Google.

Hơn nữa, có các hạn chế về kích thước của các loại tệp khác nhau - giới hạn 50 MB đối với tài liệu văn bản, giới hạn 200 MB đối với bản trình bày, v.v. Google Drive sẽ không đồng bộ hóa bất kỳ thay đổi nào nếu bạn hoặc cộng tác viên của bạn vượt quá các giới hạn này.

Một danh sách đầy đủ các loại tệp được hỗ trợ và giới hạn kích thước tệp có thể được tìm thấy ở đây.

Chia sẻ tập tin thực hiện dễ dàng

Google Drive thực sự làm cho việc chia sẻ và quản lý tệp trở nên đơn giản. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn giữ quyền kiểm soát tệp để ngăn mọi người lừa đảo bạn và mọi việc sẽ ổn. Ngoài ra, hãy kiểm tra bộ nhớ khi xử lý các kích thước tệp lớn để ngăn chặn mọi thứ khỏi tầm tay.

Mẹo hay: Sử dụng công cụ này để kiểm tra bộ nhớ Google Drive của bạn ở định dạng dễ tiêu hóa.

Nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào về việc chia sẻ tệp bằng Google Drive, chỉ cần thả một dòng vào phần bình luận bên dưới.

Xem Tiếp: Cách Sao lưu và Đồng bộ hóa Google Photos và Drive từ máy tính