Cách truy cập và sử dụng dropbox từ gmail

Nếu Gmail là vua của các email thì Dropbox là vua của lưu trữ đám mây. Vâng, tôi biết bạn đang nghĩ gì. Nhưng còn Google Drive và OneDrive thì sao? Còn iCloud thì sao? Chà, chẳng vì điều gì mà Steve Jobs muốn mua Dropbox trước khi Drew Houston từ chối một cách lịch sự.

Ngay cả với dung lượng lưu trữ miễn phí 2 GB, Dropbox vẫn tiếp tục được yêu thích bởi các nhà phát triển và người dùng. Bản thân tôi thích Dropbox hơn Google Drive để lưu trữ, truy cập và chia sẻ các tài liệu quan trọng và những gì không. Nó chỉ đơn giản là hoạt động ngay lập tức, thỉnh thoảng, trong khi Google Drive vẫn gặp phải sự cố đồng bộ hóa.

Vì vậy, điều tự nhiên là bạn muốn truy cập và sử dụng Dropbox từ Gmail để tận dụng tối đa hai công cụ. Sau đó, bạn có thể dễ dàng tải xuống và lưu các tệp đính kèm email quan trọng vào Dropbox trực tiếp hoặc đính kèm các liên kết đến các tệp lớn trước khi gửi thư đến nhà cung cấp của bạn.

Hãy tưởng tượng tất cả thời gian và băng thông bạn có thể tiết kiệm nếu bạn đang sử dụng giải pháp này. Điều này thực sự sẽ đơn giản hóa cuộc sống cho rất nhiều người đang sử dụng Gmail và Dropbox hàng ngày.

Có hai cách để đạt được điều này và chúng tôi sẽ thảo luận cả hai.

Hãy bắt đầu nào.

1. Dropbox cho Gmail Chrome Tiện ích mở rộng

Dropbox cho Gmail là tiện ích mở rộng Chrome mà bạn có thể cài đặt trong trình duyệt của mình một cách dễ dàng. Truy cập cửa hàng Chrome, nhấp vào nút Thêm vào Chrome và xác nhận khi được hỏi. Bạn sẽ thấy một biểu tượng mới gần thanh địa chỉ.

Nhấp vào biểu tượng Dropbox mới sẽ trực tiếp khởi chạy Gmail trong một tab mới. Bây giờ, hãy mở Gmail và nhấp vào Soạn thư để tạo thư mới. Bạn sẽ thấy biểu tượng Dropbox màu xám bên cạnh nút Gửi. Nhấn vào đó để đăng nhập.

Một cửa sổ bật lên mới với tùy chọn đăng nhập sẽ xuất hiện. Bạn cũng có thể tạo tài khoản Dropbox mới tại đây nếu bạn chưa có tài khoản. Tôi đang sử dụng tài khoản Google (Gmail) của mình để đăng nhập vào Dropbox vì nó giúp tôi quản lý mọi thứ dễ dàng hơn nhiều.

Tôi sẽ dành một chút thời gian ở đây và sẽ khuyên bạn nên bật 2FA trong tài khoản Dropbox / Google của mình để an toàn hơn.

Khi bạn đã đăng nhập, một cửa sổ bật lên mới sẽ chào đón bạn với tất cả các thư mục mà bạn đã tạo trong Dropbox. Bạn có thể dễ dàng chọn bất kỳ tệp nào từ Dropbox tại đây trong khi soạn email mới trong Gmail.

Có một chức năng tìm kiếm tiện dụng có sẵn ở trên cùng để bạn có thể tìm kiếm các tệp để đính kèm theo tên.

Lưu ý rằng khi bạn chia sẻ bất kỳ tệp nào bằng tiện ích mở rộng Dropbox cho Gmail Chrome, bạn không tải lên hoặc đính kèm tệp, mà là một liên kết có thể chia sẻ với tệp. Điều này sẽ giảm băng thông, thời gian và giúp bạn gửi thư nhanh hơn và an toàn hơn.

Để lưu tệp đính kèm từ Gmail vào Dropbox, hãy làm theo quy trình tương tự. Mở email và di chuột qua tệp đính kèm. Bạn sẽ thấy Dropbox cùng với tùy chọn Google Drive ở đó. Nhấp vào nút Dropbox để hiển thị cửa sổ bật lên và chọn vị trí tệp để lưu tệp đính kèm trực tiếp vào đám mây.

Cài đặt Dropbox cho Gmail

Ngoài ra trên

Cách thêm nhiều tài khoản Dropbox vào Android

2. Dropbox cho Gmail Addon

Giải pháp trên hoạt động tốt cho những người sử dụng Chrome nhưng còn ứng dụng Gmail cho Android thì sao? Còn những người đang sử dụng Firefox hoặc Safari hoặc những người đang làm việc với một nhóm thì sao?

Dropbox cũng cung cấp các giải pháp kinh doanh nơi có nhiều hơn một người có quyền truy cập vào tài khoản. Còn họ thì sao?

Để chống lại các sự cố phổ biến này, bạn có thể sử dụng Dropbox cho addon Gmail. Điều này sẽ tích hợp Dropbox ngay vào ứng dụng Gmail khiến nó có thể truy cập ở mọi nơi.

Mở Gmail trong bất kỳ trình duyệt nào bạn thích và nhấp vào biểu tượng Bánh răng, theo đó bạn sẽ tìm thấy tùy chọn Nhận tiện ích.

Điều này sẽ mở Thị trường G Suite. Bạn sẽ tìm thấy addons cho một số dịch vụ phổ biến ở đây. Sử dụng thanh tìm kiếm để định vị Dropbox cho addon Gmail.

Nhấp vào addon một lần để mở vùng mô tả và nhấp vào nút Cài đặt màu xanh ở phía trên bên phải.

Nhấp vào Xác nhận nếu được hỏi và đăng nhập vào tài khoản Dropbox của bạn trong cửa sổ tiếp theo. Gmail sẽ yêu cầu nhiều quyền truy cập vào tài khoản Dropbox của bạn. Nhấp vào Cho phép ở dưới cùng ở đây và tiếp tục.

Bây giờ bạn sẽ thấy thông báo cài đặt hoàn tất. Hãy xem nó hoạt động như thế nào.

Mở bất kỳ email nào có tệp đính kèm trong trình duyệt và bạn sẽ thấy biểu tượng Dropbox ở bên phải. Bạn sẽ được yêu cầu đăng nhập để cho phép Gmail truy cập các tệp được lưu trữ trên máy chủ Dropbox. Bạn chỉ cần thực hiện một lần để cấp quyền cần thiết.

Bây giờ, bất cứ khi nào bạn nhận được email có tệp đính kèm, hãy nhấp vào biểu tượng Dropbox để lưu nó trực tiếp trên đám mây.

Nếu bạn mở cùng một email trong ứng dụng Gmail của bạn trên Android, bạn sẽ thấy tùy chọn Dropbox ở cuối màn hình. Nhấp vào nó một lần để lưu tệp đính kèm trực tiếp vào Dropbox.

Dropbox cho Gmail addon sẽ hoạt động trong tất cả các trình duyệt và HĐH bao gồm Android và iOS vì nó được tích hợp trực tiếp vào Gmail. Theo tôi, đây là một giải pháp tốt hơn nhiều so với tiện ích mở rộng của Chrome.

Hãy tóm tắt lại

Có hai cách để truy cập và sử dụng Dropbox từ Gmail và cả hai cách này đều hoạt động ngay lập tức. Không có đường cong học tập liên quan miễn là bạn làm theo các bước được nêu ở trên.

Không cần phải lo lắng về việc không thể chia sẻ các tệp lớn do hạn chế đính kèm email nữa. Gmail và hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email khác có giới hạn kích thước tệp đính kèm được giới hạn ở mức 25 MB, không quá nhiều trong thời đại ngày nay. Bạn cần giải pháp tốt hơn và thông minh hơn.

Tiếp theo: Không chắc chắn nên sử dụng nền tảng lưu trữ đám mây nào? Bạn bối rối liệu bạn có nên sử dụng Google Drive, Dropbox hoặc một số nền tảng khác để lưu trữ và chia sẻ tài liệu không? Đọc hướng dẫn dưới đây để biết sự khác biệt giữa chúng.