Cách chọn địa chỉ email chuyên nghiệp

Email là không ai sánh kịp trong cộng đồng doanh nghiệp. Nếu bạn muốn đặt một địa chỉ email trên danh thiếp, sơ yếu lý lịch hoặc tài liệu chuyên nghiệp, bạn nên đảm bảo rằng nó thể hiện tính chuyên nghiệp và độ tin cậy.

Nếu bạn đang vật lộn để chọn một địa chỉ email, hướng dẫn này sẽ chia nhỏ các tùy chọn của bạn và các quy tắc bạn cần tuân theo.

Hãy chắc chắn rằng nó vĩnh viễn

Trước khi tôi tiếp tục, hãy xem xét tính lâu dài của địa chỉ hiện tại của bạn. Bao nhiêu năm bạn nghĩ nó sẽ tồn tại trước khi thư được gửi đến nó sẽ không còn dẫn đến bạn nữa?

Để tối đa hóa phạm vi liên lạc của bạn, bạn nên thay đổi địa chỉ email của mình càng ít càng tốt.

Danh thiếp và trang web cũ với thông tin liên hệ của bạn vẫn có thể hiển thị thông tin của bạn, khiến bạn có thể bỏ lỡ các cơ hội có giá trị từ các nguồn cũ.

Coi độ bền là khía cạnh quan trọng nhất của một địa chỉ email chuyên nghiệp.

Sử dụng MailStore Home để sao lưu và khôi phục tất cả tài khoản email của bạn

Mua tên miền của riêng bạn

Mua tên miền của riêng bạn dựa trên tên của bạn là bước đầu tiên để xây dựng danh tính trực tuyến. Nó có chi phí khoảng 50 đô la một năm, nhưng các địa chỉ email như [email protected] mang lại ấn tượng rằng bạn có thể được liên lạc cho dù bạn đang làm việc cho công ty nào.

Nếu nó được thực hiện hoặc bạn làm việc như một freelancer hoặc nếu bạn đang xem xét một trang web cá nhân, hãy thêm ngành của bạn vào cuối. Ví dụ: bạn có thể mua johnsmithphzeriay.com hoặc thay thế mở rộng nó với một phần mở rộng tên miền thích hợp để làm cho nó johnsmith.phzeriay. Điều này kết hợp liền mạch tên và lĩnh vực công việc của bạn.

Nó có thể hấp dẫn, nhưng cố gắng tránh.co,.info và.net mặc dù giá thấp hơn và tính sẵn có cao hơn. Phần mở rộng.com là tiêu chuẩn thương mại và chuyên nghiệp, và nó sẽ tránh mọi sự nhầm lẫn.

Nếu bạn thực sự muốn một cái gì đó khác, tiện ích mở rộng.me hoạt động tốt cho các tài khoản địa chỉ email cá nhân.

Để thiết lập email của riêng bạn, trước tiên hãy mua một tên miền. Có hàng triệu khả năng và bạn sẽ tìm thấy giá đặc biệt cho các điều khoản và tiện ích mở rộng tên miền khác nhau trên mỗi trang web, vì vậy hãy dành thời gian lựa chọn.

Tiếp theo, mua một số lưu trữ web giá rẻ cung cấp việc tạo địa chỉ email miễn phí và có khả năng chuyển tiếp email. Gói lưu trữ sẽ đi kèm với một máy chủ tên (bạn có thể cần tìm kiếm Câu hỏi thường gặp về dịch vụ lưu trữ này) mà bạn có thể cung cấp cho nhà đăng ký tên miền của mình để liên kết chúng.

Bây giờ chúng được liên kết, bạn có thể sử dụng bảng điều khiển lưu trữ của mình để thiết lập địa chỉ email và ứng dụng khách để truy cập hoặc chuyển tiếp đến địa chỉ hiện có mà bạn có.

Đảm bảo không quên gia hạn tên miền của bạn mỗi chu kỳ, vì một số công ty cố gắng giành lấy các tên miền cá nhân đã hết hạn gần đây để bán lại cho bạn với giá cao hơn nhiều.

Chuyển tiếp địa chỉ email doanh nghiệp

Nếu công ty của bạn đã cho bạn một địa chỉ email để sử dụng, bạn có thể đặt địa chỉ này để chuyển tiếp đến địa chỉ cá nhân của mình để bạn có thể quản lý mọi thứ từ đó.

Cách tốt nhất là luôn sử dụng các địa chỉ email của công ty được cung cấp bất cứ khi nào bạn ở trong tình huống bạn đại diện cho tổ chức của mình thay vì chính mình. Nhiều tổ chức cũng yêu cầu thông tin liên lạc kinh doanh phải đi qua địa chỉ được cung cấp dưới dạng chính sách CNTT. Điều này cho phép các công ty tạo bản sao lưu và xem thông tin liên lạc của nhân viên của họ.

Tuy nhiên, hầu hết các chính sách không nên ngăn bạn thiết lập chuyển tiếp tự động, vì tất cả thư đã gửi và nhận vẫn đi qua tài khoản.

Các bước cho việc này sẽ phụ thuộc vào dịch vụ bạn đang sử dụng, vì vậy đây là các bước cho các nền tảng chính:

Cách chuyển tiếp Gmail (hỗ trợ của Google)

Cách chuyển tiếp Yahoo Mail ()

Cách chuyển tiếp email Outlook (hỗ trợ của Microsoft)

Nếu không có cái nào trong số này được áp dụng, hãy liên hệ với nhóm IT của bạn.

Cũng đọc: Cách định cấu hình Email và lịch Microsoft Office 365 trên Android

Phong cách và định dạng

Có một vài quy tắc cơ bản để chọn một địa chỉ email rõ ràng và dễ nhớ.

• Không có số. Nếu bạn từng rơi vào tình huống cần chia sẻ địa chỉ email của mình với ai đó nhưng họ không thể ghi lại, họ có thể sẽ không nhớ bất kỳ số nào.
• Bạn có thể lặp lại điều đó? Một số địa chỉ email trở nên quá dài hoặc khó nói. Hãy thử đọc chúng thành tiếng và chọn một tùy chọn có lưu lượng tốt.
• Tên trước @. Nếu nó không có sẵn, hãy thử Firstnamelastname @ hoặc lastnamefirstname @. Trong trường hợp xấu nhất, sử dụng dấu chấm để phân tách tên hoặc thả vào tên đệm của bạn.

Gmail và Yahoo

Địa chỉ email được cung cấp tự do chiếm phần lớn các email cá nhân. Chúng sẽ không trông khá chuyên nghiệp như tên miền của bạn, nhưng nếu bạn không đủ khả năng chi phí thì đó là lựa chọn tốt thứ hai của bạn như một địa chỉ email doanh nghiệp.

Gmail dễ dàng là lựa chọn tốt nhất trong số các dịch vụ miễn phí, vì không chắc Google sẽ sớm dừng dịch vụ của họ bất cứ lúc nào; trái ngược với khả năng Verizon đóng tài khoản Yahoo.

Ngoài ra, tài khoản Google hữu ích hơn khi sử dụng các dịch vụ khác như Google Drive.

ISP cung cấp

Sử dụng một địa chỉ email được cung cấp cho bạn mua một nhà cung cấp dịch vụ internet là một sai lầm rất lớn. Các tài khoản này được liên kết với gói internet của bạn, vì vậy nếu bạn muốn thay đổi nhà cung cấp, bạn thường cần phải mua toàn bộ gói lưu trữ email riêng biệt để bạn có thể tiếp tục nhận thư.

Đây là một sự vi phạm lớn đối với nguyên tắc lâu dài của chúng tôi, vì vậy bạn nên cố gắng tránh nó.

Tạm thời và nhiều email

Thiết lập địa chỉ ngắn hạn có thể là một cách hữu ích để quản lý danh bạ của bạn. Nếu bạn sở hữu tên miền của riêng mình, bạn có thể thiết lập địa chỉ cho các khách hàng hoặc dịch vụ cụ thể và sau đó chuyển tiếp tất cả chúng đến một.

Ưu điểm của việc này là bạn có thể đồng thời tạo ấn tượng tốt nhất về những người sao chép địa chỉ email của bạn cũng như thu thập thông tin về nơi mọi người gửi email cho bạn. Hơn nữa, bạn có thể vô hiệu hóa chuyển tiếp cho một số email nếu chúng trở nên quá tải với các bản tin và thư không mong muốn.

Ví dụ tốt

• [email protected]
• johnsmith @ gmail
• nhiếp ả[email protected]
• [email protected]
• [email protected] (chuyển tiếp)
• [email protected] (chuyển tiếp)

Điểm mấu chốt

Nếu bạn có thể duy trì nó, thì đầu tư một tên miền cá nhân có thể rất xứng đáng. Nếu không, tài khoản Gmail sẽ cung cấp độ tin cậy mà bạn cần. Hãy chăm sóc tài khoản của bạn, và cố gắng giữ nó càng lâu càng tốt!

Tại sao bạn chuyển đổi tài khoản email? Hãy cho chúng tôi biết dưới đây.