Windows

Cách thêm nhiều người dùng có nhập hàng loạt trong Office 365

What is Office 365?

What is Office 365?
Anonim

Trong bài viết cuối cùng của tôi, tôi đã nói về cách tạo tài khoản người dùng mới bằng tài khoản quản trị Office 365. Thủ tục đó là tốt nếu bạn phải tạo 5-10 tài khoản người dùng, nhưng nếu bạn đang kết nối với một nhóm lớn gồm hơn 10 người thì bạn phải thử tính năng nhập số lượng lớn của Office 365.

Tính năng này cho phép bạn nhập nhiều thông tin người dùng vào Office 365 từ một nguồn tệp duy nhất. Tệp phải là tệp giá trị được phân cách bằng dấu phẩy (CSV) và tuân thủ định dạng được yêu cầu. Sau đó, trước khi tôi bắt đầu cho bạn biết các bước sử dụng nhập số lượng lớn, trước tiên bạn phải biết về tệp CSV và cách tạo tệp được hỗ trợ Office 365.

Tệp

CSV là cách dễ dàng để chuyển lượng lớn dữ liệu giữa các chương trình. Nó là một tệp văn bản thuần túy lưu trữ thông tin kiểu dữ liệu theo một định dạng đặc biệt. Định dạng này yêu cầu một bản ghi trên mỗi dòng. Bạn có thể sử dụng trình hướng dẫn Thêm hàng loạt người dùng để tải lên tệp CSV hiện có hoặc bạn có thể sử dụng mẫu CSV trống được cung cấp và chỉnh sửa nó trong trình soạn thảo văn bản như Notepad.

Mẫu chứa các nhãn cột dữ liệu người dùng mà bạn nhập thông tin về người dùng mà bạn muốn nhập. Trình hướng dẫn cũng bao gồm tệp CSV mẫu cung cấp ví dụ được định dạng đúng chứa dữ liệu người dùng mẫu.

Khi bạn tạo tệp CSV, bạn có thể nhập nhãn cột dữ liệu người dùng bằng bất kỳ ngôn ngữ hoặc ký tự nào, nhưng thứ tự của các nhãn như được hiển thị trong mẫu quan trọng đối với các trường chính xác được điền. Sau đó, bạn có thể tạo các mục nhập vào các trường, sử dụng bất kỳ ngôn ngữ hoặc ký tự nào và lưu tệp theo định dạng Unicode hoặc UTF-8.

Số hàng tối thiểu là hai, bao gồm hàng cột nhãn dữ liệu người dùng đầu tiên (hàng thứ hai là một người dùng). Số hàng tối đa là 251, bao gồm hàng cột nhãn dữ liệu người dùng đầu tiên. Chỉ tên người dùng và tên hiển thị là các mục bắt buộc. Nếu bạn cần nhập hơn 250 người dùng, hãy tạo nhiều tệp CSV.

Nhãn cột dữ liệu người dùng và độ dài ký tự tối đa cho mỗi tệp trong tệp CSV mẫu là:

Tên người dùng (Bắt buộc): Tổng chiều dài tối đa của tên người dùng là 79 ký tự (bao gồm cả ký hiệu @), trong tên định dạng @ domain. Bí danh của người dùng không được vượt quá 30 ký tự và tên miền không được vượt quá 48 ký tự.

  • Tên: 64
  • Họ: 64
  • Tên hiển thị (Bắt buộc): 256
  • Chức danh: 64
  • Phòng: 64
  • Số văn phòng: 128
  • Số điện thoại văn phòng: 64
  • Điện thoại di động: 64
  • Fax: 64
  • Địa chỉ: 1024
  • Thành phố: 128
  • Tiểu bang hoặc Tỉnh: 128
  • ZIP hoặc Mã bưu chính: 40
  • Quốc gia hoặc khu vực: 128
  • Khi tạo tệp CSV cho Office 365, bạn phải ghi nhớ những điều này hoặc nếu không bạn sẽ gặp lỗi:

Nếu bạn đang nhập người dùng từ các quốc gia hoặc vùng khác nhau, chúng tôi khuyên bạn nên tạo tệp CSV riêng cho từng quốc gia hoặc khu vực và thực hiện thao tác nhập hàng loạt cho mỗi tệp CSV. Điều này là do bạn sẽ cho biết vị trí của người dùng trong tệp CSV như một phần của quá trình nhập này và chỉ có thể chọn một vị trí cho mỗi hoạt động nhập hàng loạt.

  • Đảm bảo cột Tên người dùng trong tệp CSV của bạn chứa địa chỉ email đầy đủ (ví dụ: [email protected]) cho từng người dùng của bạn hoặc bạn sẽ gặp lỗi khi tải tệp lên.
  • Thêm người dùng có nhập hàng loạt trong Office 365

Sau khi tệp CSV của bạn đã sẵn sàng, bạn đã sẵn sàng để thêm nhiều người dùng. Thực hiện các bước sau để thực hiện hành động.

1. Trong tiêu đề, nhấp

Quản trị . 2. Trong khung bên trái, dưới

Quản lý , nhấp Người dùng . 3. Trên trang Người dùng, bấm vào mũi tên bên cạnh

Mới , rồi bấm Thêm hàng loạt người dùng . 4. Trên trang

Chọn tệp CSV , thực hiện một trong các thao tác sau, rồi nhấp Tiếp theo . Nhấp

  • Duyệt để chỉ định tệp CSV hiện có trên máy tính. Nhấp
  • Tải xuống tệp CSV trống để tạo tệp CSV bằng mẫu được cung cấp. Nhấp
  • Tải xuống tệp CSV mẫu để mở định dạng chính xác Ví dụ chứa dữ liệu người dùng mẫu. Không thêm, thay đổi hoặc xóa nhãn cột trong mẫu CSV hoặc tệp mẫu và đảm bảo rằng bạn lưu tệp có đuôi.csv hoặc tệp có thể không tải lên chính xác.

5. Trên

Trang kết quả xác minh , xác nhận rằng không có lỗi trong tệp CSV của bạn và số lượng người dùng cần nhập là chính xác. Để xem lại lỗi trong tệp nhật ký, nhấp Xem . Nếu bạn có lỗi trong tệp CSV, hãy nhấp vào Quay lại . Mở tệp CSV của bạn và thực hiện các chỉnh sửa, sau đó thực hiện lại bước 4. Khi tệp CSV của bạn đã được xác minh, hãy nhấp vào Tiếp theo . 6. Trên trang Cài đặt, trong

Đặt trạng thái đăng nhập , chọn Được phép để cho phép người dùng đăng nhập vào Office 365 và truy cập các dịch vụ được cấp phép hoặc Bị chặn để chặn người dùng đăng nhập vào Office 365 và truy cập các dịch vụ được cấp phép. Trong Đặt vị trí của người dùng, chọn vị trí công việc của người dùng , rồi nhấp Tiếp theo . 7. Trên trang Gán giấy phép, chọn

giấy phép mà bạn muốn gán cho tất cả người dùng được nhập, sau đó bấm Tiếp theo . 8. Trên trang Gửi kết quả trong email, chọn

Gửi email để gửi tên người dùng và mật khẩu tạm thời cho người dùng được thêm vào cho chính bạn và / hoặc người nhận bạn chọn. Nhập địa chỉ email ưa thích được phân tách bằng dấu chấm phẩy (;), rồi bấm Tạo . 9. Trên trang Kết quả, danh sách người dùng đã nhập thành công và mật khẩu tạm thời của họ được hiển thị, cũng như mọi lỗi xảy ra trong quá trình nhập.

Nếu người dùng không được nhập, bạn sẽ nhận được thông báo trạng thái cho biết lý do. Nếu bạn chọn không tự gửi thông tin này qua email, bạn có thể nhấp vào Xem để mở tệp nhật ký, sau đó in hoặc lưu thông tin.

10. Khi bạn đã xem xong kết quả, nhấp

Đóng .