Làm thế nào để Xây dựng và Chia sẻ Cơ sở dữ liệu trên Web

Nếu bạn là một phần của doanh nghiệp, sớm hay muộn bạn muốn có thể cộng tác trên cơ sở dữ liệu với đồng nghiệp hoặc khách hàng. Trong quá khứ, cách dễ nhất để chia sẻ một cơ sở dữ liệu nhỏ là tạo một bảng tính và gửi nó cho cộng tác viên của bạn. Trong khi đây không phải là phương pháp tốt nhất, nó đã chịu đựng sự cạnh tranh phức tạp hơn vì nhiều lý do:

Đầu tiên, cơ sở dữ liệu vẫn còn khó hiểu đối với một số người, và bảng tính rõ ràng hơn. Bảng tính thường được chứa trên duy nhất màn hình, do đó, nó rất dễ dàng cho một ai đó để tìm ra logic của nó, và lưới của hàng và cột cũng dễ dàng hơn so với cơ sở dữ liệu quan hệ điển hình với một loạt các bảng. Bàn có nhiều hơn nhiều người - đặc biệt là những người không có nhiều đào tạo CNTT chính thức - muốn giải quyết. Thứ hai, các công cụ cộng tác cơ sở dữ liệu rất khó học và sử dụng. Xem bao nhiêu mọi người vẫn sử dụng Lotus Notes cho email và không còn gì khác. Và vì hầu hết chúng ta đều cảm thấy thoải mái với email, việc sử dụng nó như hệ thống giao thông không phải là tất cả việc đánh thuế. Cho đến ngày đến khi ba người đang làm việc trên cùng một bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu và thực hiện các thay đổi xung đột.

Thứ ba, việc xây dựng đúng loại ứng dụng cộng tác đòi hỏi một số kỹ năng và sự hiểu biết về cách thức và loại dữ liệu nào được chia sẻ. Có bao nhiêu người sẽ thêm / thay đổi các bản ghi vào cơ sở dữ liệu của bạn? Có bao nhiêu chỉ muốn làm các truy vấn và báo cáo? Và làm thế nào để bạn ngăn chặn các bản cập nhật đồng thời xung đột? [Đọc thêm: Các dịch vụ truyền hình trực tuyến tốt nhất]

Vậy lựa chọn của bạn là gì, nếu bạn không muốn gửi các bảng tính qua email? Bạn có hai phương pháp cơ bản. Đầu tiên là

sử dụng một trong nhiều chương trình cơ sở dữ liệu tương thích với Internet. Alpha Five có một số công cụ Web sẵn có và phiên bản tiêu chuẩn của nó là 200 đô la hoặc bạn có thể mua phiên bản Máy chủ Filemaker với giá 1000 đô la. Có rất nhiều thứ khác, nhưng hai thứ này là dễ cài đặt và sử dụng nhất trên Internet. Đối với cả hai sản phẩm, bạn sẽ cần sử dụng máy Windows hoặc Mac được lưu trữ tại nhà cung cấp Internet của bạn hoặc người khác có một số phương tiện khác kết nối máy mà bạn chạy cơ sở dữ liệu của mình trên Internet. (PointInSpace là một nhà cung cấp cung cấp một tài khoản lưu trữ Filemaker Pro với $ 40 một tháng, và ZebraHost cung cấp Alpha Five hosting bắt đầu từ $ 30 một tháng. Đây là một liên kết đến một loạt video hướng dẫn về cách thực hiện điều này với Alpha Five.) cũng sẽ phải học ngôn ngữ lập trình của họ và cảm thấy thoải mái với cách họ tạo báo cáo. Phương pháp này có lợi thế là bạn đang chạy một chương trình cơ sở dữ liệu thực sự và linh hoạt nhất. Nhưng nó có chi phí nhập cảnh cao về kỹ năng và có thể nhiều hơn bạn muốn giải quyết. Dưới đây là ví dụ về một trong những màn hình hiển thị cho bạn loại chương trình bạn cần hiểu cho Alpha Five:

Nếu các kỹ năng cần thiết trên một trong số đó là khó khăn, có thể bạn sẽ kết thúc với phương pháp thứ hai, là sử dụng một trong các công ty dịch vụ web được hướng tới việc chia sẻ bảng tính và dữ liệu dạng bảng. Mặc dù Google Documents cho phép mọi người cộng tác ở cấp tệp, nhưng điều chúng tôi thực sự muốn là một thứ phức tạp hơn và có thể nhận ra các bản ghi riêng lẻ. Có ít nhất bốn dịch vụ mà tôi thấy rằng:

• TrackVia, $ 10 mỗi tháng cho mỗi người dùng

• DabbleDB, $ 8 một tháng cho mỗi người dùng

• Intuit's QuickBase 250 đô la một tháng cho 10 người dùng

• Blist.com, $ 10 mỗi tháng cho mỗi người dùng cộng với $ 30 mỗi tháng cho một tài khoản quản trị

Với tất cả những điều này, bạn có thể tạo một tài khoản và tải lên bảng tính của mình sau khoảng năm phút. Nếu dòng đầu tiên của bạn trong bảng tính có chứa tên trường của bạn, bạn sắp hoàn thành. Bạn có thể dễ dàng sắp xếp bất kỳ cột nào một cách nhanh chóng bằng cách nhấp vào biểu tượng mũi tên. Bạn có thể nhanh chóng định vị các bản ghi trùng lặp, tạo mẫu và mẫu kết hợp thư cho trang Web của bạn, tất cả chỉ với một vài cú nhấp chuột.

Báo cáo tùy chỉnh rất đơn giản và hơn thế nữa, chúng có thể được phân phối qua email cho cộng tác viên của bạn theo lịch đã đặt. Việc thêm các cộng tác viên khác nhau với các quyền riêng biệt khác nhau rất đơn giản và trong khoảng 30 phút, bạn có thể thiết lập dự án và làm việc với nhóm của mình. Tin tốt là bạn không cần phải là một lập trình viên, hoặc thậm chí hành động như một lập trình viên. Bạn cũng không cần phải trả phí lưu trữ (được bao gồm như một phần của dịch vụ), và tất cả những gì bạn cần là trình duyệt Web của bạn để truy cập dữ liệu của bạn.

Để có được cảm giác về những gì có liên quan, tất cả bốn dịch vụ cho phép bạn có thể bắt đầu với các tài khoản miễn phí. Trong trường hợp của TrackVia, bạn có 14 ngày trước khi bạn phải cung cấp cho họ thẻ tín dụng của bạn và trong trường hợp của dabbleDB, bạn có thể sử dụng tài khoản miễn phí vĩnh viễn, miễn là bạn không nhớ dữ liệu của mình sẽ ở chế độ công khai. Với blist, bạn có thể sử dụng tài khoản người tiêu dùng của họ miễn phí mãi mãi, nhưng nó giới hạn bạn đến cơ sở dữ liệu nhỏ hơn 100 MB. QuickBase cung cấp cho bạn bản dùng thử miễn phí 30 ngày và khả năng chia sẻ với tối đa 10 người, vì vậy nếu bạn đang tìm kiếm một thứ gì đó để hỗ trợ chỉ một vài cộng tác viên sẽ quá đắt đỏ.

Mỗi dịch vụ trong số bốn dịch vụ khác nhau về mặt về cách họ có thể nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu của bạn, loại báo cáo nào có sẵn và số lượng cơ sở dữ liệu và lưu trữ khác nhau được phép cho mỗi tài khoản. Đó là lý do tại sao tốt nhất là hãy thử mỗi cái và xem điều gì có ý nghĩa nhất đối với phong cách làm việc của bạn và các tính năng phải có, và bạn có thể thực sự nhận được bao nhiêu mà không biết bất kỳ HTML thực nào.

Hãy xem cách bạn nhập dữ liệu của bạn trong TrackVia làm ví dụ. Khi bạn tạo cơ sở dữ liệu mới, bạn được trình bày với ba lựa chọn như bạn thấy từ màn hình dưới đây:

Bạn có thể tải lên bảng tính và nếu bạn nhấp vào liên kết "xem mẹo" và bạn sẽ thấy danh sách hãy cẩn thận và hướng dẫn cách thực hiện điều này. Nếu bạn có dữ liệu của mình trong tệp CSV, trước tiên bạn phải nhập dữ liệu vào Excel trước khi nhận dữ liệu đến TrackVia. Một số dịch vụ khác cho phép bạn nhập trực tiếp CSV, hoặc cắt và dán dữ liệu từ máy tính của bạn hoặc trang Web. Bạn cũng có tùy chọn bắt đầu với một mẫu cơ sở dữ liệu mẫu và TrackVia cung cấp hơn một chục mẫu khác nhau. Giả sử bạn chọn mẫu Danh bạ. Sau đó, bạn có thể thêm từng bản ghi liên hệ cùng một lúc bằng biểu mẫu Web chuẩn hoặc sử dụng công cụ Nhập và đưa vào bảng tính đó.

TrackVia cũng có một tùy chọn thú vị để theo dõi hộp thư email đặc biệt. và tự động đăng thông tin. Nếu bạn vào công cụ Thu thập email, bạn sẽ thấy một loạt màn hình, bao gồm một màn hình bên dưới mà bạn có thể sử dụng để thiết lập tính năng này. Bạn có thể tạo các bản ghi mới, hoặc cập nhật các bản ghi hiện có.

Chúc bạn may mắn chia sẻ cơ sở dữ liệu và bảng tính!