Cách giữ nhân viên 'làm việc tại nhà' có trách nhiệm mà không gián điệp

Tôi đã làm việc bán thời gian, làm việc tại nhà từ nhiều năm nay. Và có, tôi làm làm việc. Rất nhiều. Tuy nhiên, tôi nghe thấy tiếng thì thầm từ đồng nghiệp, những người tự hỏi liệu tôi có nên tránh đi làm để dành thời gian chất lượng với đồ giặt của tôi hay không. Và sau đó có những bà mẹ tôi gặp ở công viên vào ngày nghỉ của tôi - những người nói rằng họ yêu "làm việc ở nhà" (hoàn thành với dấu ngoặc kép) vì nó "mang lại cho tôi rất nhiều thời gian rảnh."

Họ cho tôi một cái tên xấu. Nhưng mối quan tâm lớn hơn của tôi là liệu sếp của tôi có biết tôi đang làm việc bao nhiêu không.

Làm việc ở nhà. Làm việc từ xa. Liên lạc. Bất kể bạn gọi nó là gì, làm việc ở bất cứ nơi nào khác ngoài văn phòng của công ty bạn đã nhận được một đoạn rap tồi tệ gần đây. Với Giám đốc điều hành Yahoo Marissa Mayer đã ban hành lệnh cấm thực hành, và Best Buy đặt ra những giới hạn nghiêm ngặt đối với chính sách làm việc tại nhà, tin tức này là tiêu cực cho cả người quản lý và nhân viên dựa vào tính linh hoạt mà telecommuting có thể cung cấp. [Đọc thêm: Các dịch vụ truyền hình trực tuyến tốt nhất]

Người viễn thông và các ông chủ thuê chúng tôi, lấy trái tim. Ngày nay, telecommuting dễ dàng hơn bao giờ hết, nhờ phần lớn các sản phẩm miễn phí và chi phí thấp có thể giúp giữ cho nhân viên từ xa sản xuất, có trách nhiệm và liên lạc. Hầu hết các công cụ đều rất tiết kiệm chi phí và dễ sử dụng, ngay cả những doanh nghiệp nhỏ nhất cũng có thể dựa vào chúng.

Đừng mua badmouthing

Sắp xếp công việc linh hoạt đã phát triển kể từ khi Internet tốc độ cao ra đời và họ đã tăng thêm hơi nước với sự nổi lên của điện thoại thông minh. Đôi khi việc lập kế hoạch đòi hỏi nhân viên tại chỗ làm việc tại nhà một hoặc hai ngày một tuần; nhưng thường xuyên các công ty thuê nhân viên sống ở các tiểu bang xa xôi và các múi giờ khác nhau. Thật không may, chính sách từ xa mới của Yahoo, được thiết lập để có hiệu lực vào tháng 6, đưa ra những thỏa thuận này bằng ánh sáng yếu.

Hầu hết các nhân viên công nghệ của Ordr.in làm việc trong cùng một văn phòng, cùng với các nhà thầu và thực tập sinh.

Mayer đã đưa ra quyết định sau khi kiểm tra nhật ký VPN của công ty để xem các nhân viên từ xa thường xuyên đăng nhập như thế nào. Rõ ràng, cô không thích những gì cô nhìn thấy. Sự phấn khích của phương tiện truyền thông dẫn đến việc đốt cháy nhiên liệu cho những người nghĩ rằng các nhân viên làm việc tại nhà không phải là một ngày làm việc trung thực.

Tuy nhiên, báo chí xấu không nên chấm dứt telecommuting cho mọi người. Chúng tôi đã nói chuyện với một số CEO, quản lý nhân sự và nhân viên CNTT tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ để tìm hiểu xem họ làm gì để đảm bảo rằng công nhân từ xa của họ thực sự hoạt động. Tất cả những người mà chúng tôi đã phỏng vấn đều đồng ý: Việc thu xếp cho công nhân từ xa có thể làm cho cả người sử dụng lao động và nhân viên hạnh phúc hơn. Việc sắp xếp công việc từ nhà cũng có thể tối đa hóa thời gian trên đồng hồ và tiết kiệm tiền cho mọi người.

“Trong một công ty lớn, CEO được giao nhiệm vụ theo dõi hành động của hàng chục nghìn nhân viên và kiểm tra nhật ký VPN là một cách hoàn toàn hợp lý để bắt đầu quá trình đó, ”David Bloom, Giám đốc điều hành công ty khởi nghiệp công nghệ Ordr.in, quản lý một nhóm gồm năm nhân viên, một người làm việc từ xa. “Nhưng nếu bạn làm điều đó cho công ty nhỏ của mình, bạn đã mất. Bạn đã mất một thước đo tin cậy. Trong một công ty nhỏ, CEO phải có nhiều mối quan hệ cá nhân và tương tác hơn với nhân viên của họ. Bạn nên có một hệ thống để biết rằng họ đang làm công việc của họ, mà không cần nhìn vào bất kỳ nhật ký máy chủ nào. ”

Nói chuyện mặt đối mặt

Bloom nói rằng anh dựa chủ yếu vào các cuộc trò chuyện video hàng ngày được thực hiện thông qua dịch vụ trò chuyện video miễn phí trên Google Hangouts. “Mọi người đăng nhập trong 15 phút mỗi buổi sáng, vì vậy tất cả chúng ta có thể nói về những gì chúng tôi đã hoàn thành và những gì chúng tôi đang làm việc. Chúng tôi có năm nhân viên và bốn người trong số chúng tôi ở cùng một nơi, nhưng tất cả chúng tôi đều đăng nhập riêng. Điều này cho phép chúng tôi có một cuộc họp mặt đối mặt nơi mọi người bình đẳng. Không phải bốn người chúng tôi ngồi ở một nơi, với đồng nghiệp của chúng tôi ngồi ở một nơi khác. ”

Tuy nhiên, việc đến hệ thống này không dễ dàng. Bloom nói rằng anh đã cố gắng trao đổi email hàng ngày, các cuộc họp hàng tuần và báo cáo hàng tuần từ CEO và CTO trước khi nhận ra rằng cuộc họp nhanh, hàng ngày, trực tiếp (mặc dù hầu như vậy) là cách tốt nhất để nhân viên Ordr.in liên lạc căn cứ. Và việc sắp xếp giữ tất cả nhân viên của anh ta chịu trách nhiệm về công việc của họ.

Ngoài việc thực hiện các cuộc họp hàng ngày này, Ordr.in sử dụng phần mềm quản lý tác vụ Asana, miễn phí cho các nhóm có tối đa 29 thành viên. Phần mềm chạy 100 đô la mỗi tháng cho các nhóm có từ 30 đến 50 thành viên và giá cả tăng lên từ đó.

GoToMeeting và thiết lập hai màn hình giúp Giám đốc Tài chính và Hoạt động của HiringThing làm việc tại nhà của cô ở Vịnh San Francisco

Josh Siler, người sáng lập và CTO của HiringThing, tạo ra phần mềm cho các công ty tìm cách đăng việc trực tuyến, tương tự như vậy tin rằng liên hệ trực tiếp ảo là một trong những công cụ tốt nhất để quản lý nhân viên từ xa. Ông đã thành lập HiringThing như một công ty ảo ngay từ đầu, và sáu nhân viên của nó sống ở nhiều nơi trên Bờ Tây.

“Chúng tôi sử dụng GoToMeeting cho hội nghị truyền hình ba lần một tuần,” Siler nói. GoToMeeting cho phép bạn thực hiện các hội nghị video độ nét cao mà những người tham dự có thể tham gia từ PC hoặc từ thiết bị di động, bắt đầu từ $ 49 một tháng cho các cuộc họp không giới hạn lên đến 25 người tham dự.

Siler nói rằng văn phòng ảo mà ông đã tạo tại HiringThing đã có hiệu lực. Ông lưu ý rằng công ty phụ thuộc rất nhiều vào việc gọi điện thoại miễn phí và hội nghị truyền hình từ Skype, cũng như 37 công cụ chat Campfire của Signals, bắt đầu từ 12 đô la một tháng cho gói Basic bao gồm 12 người dùng và cung cấp 1GB dung lượng lưu trữ. HiringThing cũng sử dụng các ứng dụng Gmail và Lịch của Google dành cho doanh nghiệp, bắt đầu từ $ 5 cho mỗi người dùng mỗi tháng và GitHub, cung cấp các công cụ trực tuyến để phát triển phần mềm. GitHub là miễn phí cho người dùng nguồn mở, và bắt đầu từ $ 7 mỗi tháng cho tất cả các nhà phát triển phần mềm khác.

Nhưng cũng quan trọng như các sản phẩm HiringThing sử dụng là văn hóa công ty đã nổi lên, Siler nói. “Chúng tôi dựa trên sự tin tưởng và chúng tôi không vi phạm nhân viên của mình. Chúng tôi đánh giá mọi người dựa trên kết quả của họ. Bất cứ ai cũng có thể làm cho lịch trình của họ linh hoạt, miễn là họ đáp ứng các cam kết của họ với đồng nghiệp của họ, ”ông nói. "Nhân viên của chúng tôi biết rằng hiệu suất của họ là những gì quan trọng, và chúng tôi thường xuyên nói về nó."

Thu thập tại công viên nước ảo

Peter Kirwan, Jr., CEO và đồng sáng lập của Collexion, một trực tuyến khởi động chuẩn bị để khởi động một trang web cho nhà sưu tập, cũng sử dụng Skype-on 65-inch TV-để giữ liên lạc với các nhân viên từ xa có trụ sở, trong một số trường hợp, hàng ngàn dặm từ trụ sở chính tại San Diego của công ty mình. Kirwan cũng dựa vào email và lịch Google Apps, Google Drive miễn phí để chia sẻ tệp, Skype và các công cụ lập kế hoạch dự án trực tuyến của Smartsheet, có sẵn với giá khởi điểm 16 đô la mỗi tháng. Ông và đồng sáng lập Collexion Doug Taylor đồng ý rằng wiki mà họ sử dụng, Confluence của Atlassian - có sẵn với Giấy phép khởi xướng (cho 10 người dùng trở xuống) với giá 10 đô la mỗi tháng - là chìa khóa cho thành công của họ với công nhân từ xa. standup 'cuộc họp sử dụng Skype và một TV 65-inch với camera tích hợp để giữ cho nhân viên từ xa và trong nhà trên cùng một trang.

“Nhờ mạng xã hội, mọi người đang trở nên hiệu quả hơn trong việc thể hiện những suy nghĩ nhỏ trực tuyến, Taylor nói. “Wiki cho phép họ thể hiện bản thân theo cách này, và nó cho phép mọi người nghe lỏm được cuộc trò chuyện và giữ cho nó diễn ra. Nó cũng tạo ra trách nhiệm, bởi vì chúng tôi biết khi ai đó nói điều gì đó nếu nó được viết trên wiki. ”

Cũng quan trọng đối với Collexion là phần mềm quản lý tác vụ của Asana (cùng một chương trình được sử dụng tại Ordr.in.), cho phép nhân viên tạo ra và giao nhiệm vụ cho người khác - ngay cả sếp. “Nó có thể là khó khăn cho một số người, nhưng chúng tôi đã làm việc để tạo ra một nền văn hóa từ trên xuống, nơi mà nó là okay để gửi một nhiệm vụ cho ông chủ của bạn. Chúng tôi không muốn mọi người gửi email, chúng tôi muốn họ gửi nhiệm vụ, ”Kirwan nói. Ông nói thêm rằng khả năng của chương trình cho phép bình luận về nhiệm vụ giúp mọi người có trách nhiệm.

Tạo ra bầu không khí đúng (ảo)

Trong khi tất cả các công cụ và sản phẩm này có thể giữ cho nhân viên từ xa kết nối và có trách nhiệm, mọi người chúng tôi đã phỏng vấn cho bài viết này đồng ý rằng không có công cụ nào đáng giá nếu công ty của bạn không có thái độ và văn hóa đúng đắn cho sức chứa nhân viên từ xa. Và một số người không dựa vào công nghệ.

“Tôi là một người tin tưởng lớn trong phong trào ROWE [Kết quả chỉ làm việc môi trường]. Đó là tất cả về xử lý nhân viên của bạn như người lớn và cho phép họ quản lý thời gian của riêng họ, ”Ben Eubanks, quản lý nhân sự cho Pinnacle Solutions, một nhà cung cấp dịch vụ kỹ thuật và đào tạo 70 người có trụ sở tại Huntsville, Alabama cho biết. Do đó, Pinnacle không sử dụng bất kỳ sản phẩm công nghệ cụ thể nào để đảm bảo rằng họ đang hoàn thành công việc của mình.

"Chúng tôi có quy trình tuyển dụng nghiêm ngặt và chúng tôi sàng lọc một cách nghiêm ngặt để tìm những người đáp ứng các giá trị cốt lõi của chúng tôi, mà chúng tôi giao tiếp sớm và thường xuyên. Một vài lần, chúng tôi đã gặp phải những người không thể xử lý những người tự do, những người muốn đi chơi thay vì làm việc. Nhưng chúng tôi có thể biết khi nào họ không đáp ứng thời hạn, và chúng tôi nhận được quá trình bắt đầu tìm một người khác có thể, ”Eubanks nói. “Tất cả đều trở lại với giá trị cốt lõi của chúng tôi và khả năng giao tiếp của chúng.”

Giao tiếp là chìa khóa, cho dù bạn quản lý nhân viên 2 hoặc 222 người. Bạn có thể tìm thấy nhiều sản phẩm được thiết kế để giúp bạn nhiệm vụ mà không buộc bạn chơi taskmaster.