Cách theo dõi chi phí và ngân sách từ điện thoại bằng tài liệu google

Theo dõi các chi phí và bám sát vào ngân sách có thể là một thử thách tẻ nhạt. Chúng tôi thường thu thập các biên lai và ngồi xuống với hàng trăm người trước khi đi qua chúng. Có lẽ bạn đã cảm thấy mệt mỏi với nó và cuối cùng bỏ việc giữ chúng. Đây không phải là một thực tiễn tốt nhưng thông thường là kết quả của những rắc rối vật lý và sự nhầm lẫn của việc theo dõi tất cả các giao dịch mua đó.

Nhưng làm thế nào để bạn theo dõi các chi phí này mà không có một bản sao thực tế của các biên lai? Điều này cực kỳ dễ dàng với Google Forms. Bạn có thể tạo một biểu mẫu phác thảo những gì bạn thường thấy trong biên lai và ghi lại trong sách của mình. Bao gồm các câu hỏi trên biểu mẫu như mua hàng để làm gì và giá của nó. Sử dụng mẫu này từ điện thoại thông minh của bạn ngay sau khi bạn mua hàng. Điều này sau đó sẽ gửi kết quả biểu mẫu đến một bảng tính mà bạn có thể xem lại tại máy tính của mình ở nhà.

Ngoài cách bố trí giao dịch đẹp mắt, bạn có thể thiết lập bảng tính để hiển thị số tiền bạn còn lại trong tài khoản ngân hàng (hoặc bằng tiền mặt). Đặc biệt hữu ích cho sinh viên và những người tương tự, những người luôn lo lắng về việc rút ngân sách của họ thông qua chi tiêu liều lĩnh trước khi họ biết điều đó.

, trước tiên chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo biểu mẫu Google để nhanh chóng gửi chi phí. Sau đó, chúng tôi sẽ trình bày cách tính số dư khả dụng của bạn và sau đó xuất bản dưới dạng một trang web đơn giản có thể dễ dàng truy cập thông qua bất kỳ trình duyệt điện thoại di động nào. Cuối cùng, chúng ta sẽ nói về việc xuất bản một biểu đồ của số dư khả dụng thay thế.

Hãy bắt đầu nào.

1. Tạo biểu mẫu Google

Mở tài khoản Google Drive của bạn và chọn Tạo> Biểu mẫu từ menu.

Nhập bất kỳ tiêu đề biểu mẫu và chọn một chủ đề trước khi nhấn OK.

Chúng tôi sẽ thực hiện mẫu này chỉ đơn giản với một vài câu hỏi. Đây có thể được tùy chỉnh tuy nhiên bạn thấy phù hợp. Chúng tôi sẽ sử dụng câu hỏi về Giá với trường Văn bản làm loại câu hỏi. Điều này sẽ cho phép chúng tôi nhập bất kỳ số tiền chúng tôi muốn.

Một mức giá là vô ích nếu không có một danh mục mua hàng để làm gì. Tạo một lĩnh vực mới đó là một câu hỏi trắc nghiệm bao gồm các danh mục phổ biến như Gas, Bills, Groceries, v.v.

Nhấp vào Xem biểu mẫu trực tiếp từ menu trên cùng để xem biểu mẫu.

Chúng ta trông rất đơn giản nhưng thậm chí có thể bao gồm hình ảnh hoặc các câu hỏi khác. Cuối cùng, sao chép URL của biểu mẫu trực tiếp và gửi cho điện thoại thông minh của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn đánh dấu nó ở đó để truy cập nhanh chóng và dễ dàng khi được yêu cầu.

Bên cạnh nút Xem biểu mẫu trực tiếp là tùy chọn phản hồi. Chọn mục này để được nhắc nhập tên bảng tính mới. Nhập tên mới và nhấn Tạo.

Sử dụng biểu mẫu mới của bạn để nhập giá mẫu dưới dạng chi phí Gas.

Bây giờ chúng ta có thể xem và công bố kết quả. Hãy xem cách làm.

Mẹo hay: Đừng kiểm tra bài viết của chúng tôi về việc bật thông báo email cho trang tính Google Docs. Nó cũng có thể có ích trong trường hợp này nếu bạn có ý định chia sẻ bảng chi tiêu của mình với ai đó.

2. Xem và xuất bản kết quả mẫu

Để xem kết quả, nhập biểu mẫu và nhấn Xem phản hồi để mở bảng tính vừa tạo.

Việc gửi biểu mẫu từ phía trên hiện được phân loại ở nơi thích hợp.

Bởi vì chỉ có một danh mục đã được điền và chúng tôi muốn tất cả chúng có mặt trước khi chuyển tiếp, hãy nhập số tiền không (0) cho mỗi danh mục như vậy. Hãy chắc chắn rằng bạn làm điều này từ trang mẫu trực tiếp.

Tắt sang một bên của trang, sau khi bạn đã hoàn thành tất cả các đầu vào danh mục trống, hãy nhập thông tin sau như trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Số tiền để bắt đầu nên có bao nhiêu tiền bạn hiện có sẵn để chi tiêu. Trường thứ hai cho Tổng số lần mua sẽ bao gồm một công thức tính các giao dịch này so với số tiền ban đầu của chúng tôi. Trường thứ ba và cuối cùng được gọi là Số tiền cần chi tiêu sẽ là số tiền chúng tôi có sẵn sau khi gửi giá (các khoản khấu trừ).

Đối với công thức tính tổng số lần mua, chỉ cần nhập = SUM (ô: ô) . Thay thế ô từ bằng danh mục bạn có cho Giá. Của chúng tôi là cột B.

Bây giờ cho ô cuối cùng trên Số tiền cần chi tiêu, hãy trừ tổng số ô đã mua từ số tiền đô la ban đầu.

Kết quả cuối cùng sẽ luôn là một ô được cập nhật về số tiền chúng ta phải bỏ ra. Ghi chú của tế bào. Của chúng tôi là F5.

Đi tới Tệp> Xuất bản lên web.

Chọn trang tính chính xác trong phần đầu tiên và sau đó nhấp vào Bắt đầu xuất bản. Sau đó chọn cùng một tờ trong phần dưới cùng và nhập ô bao gồm Số tiền cần chi tiêu. Bởi vì chúng tôi là F5, chúng tôi sẽ nhập nó vào trường văn bản. Điều này sẽ đảm bảo chỉ có tế bào được xuất bản, đó là tất cả những gì cần thiết để xem số tiền khả dụng để chi tiêu.

Lưu URL ở dưới cùng bằng lệnh Sao chép thông thường và gửi nó đến điện thoại của bạn qua email để đánh dấu trang. Điều này sẽ làm cho nó rất dễ dàng để xem trên đường đi.

Kết quả chỉ đơn giản là một ô như thế này, có thể xem được trong bất kỳ trình duyệt nào:

Mọi thay đổi được thực hiện từ biểu mẫu sẽ tạo ra một thay đổi tiếp theo trong bảng tính Google. Điều này sau đó sẽ tự động xuất bản lên trang web, do đó cập nhật trang bạn đã lưu trên điện thoại. Bây giờ bạn có thể tạo hồ sơ chi phí và xem tiền mặt có sẵn của mình tại bất kỳ thời điểm nào. Tất cả những gì bạn cần làm là truy cập trang đó trên trình duyệt trên điện thoại thông minh của bạn.

3. Xuất bản biểu đồ chi phí

Thay vì xem số dư khả dụng của bạn, bạn cũng có thể tạo một biểu đồ kết quả để hiển thị biểu đồ về nơi tiền của bạn sẽ đi. Trong ví dụ này, danh mục cần được đặt trước cột giá trong biểu mẫu. Ví dụ: di chuyển câu hỏi danh mục trên câu hỏi giá để bắt đầu.

Bây giờ trên bảng tính phản hồi, hãy đi tới Chèn > Biểu đồ và sử dụng các cột làm phạm vi dữ liệu. Ngoài ra, chọn Sử dụng hàng 1 làm tiêu đề.

Bây giờ chọn một biểu đồ thích hợp như biểu đồ Pie.

Cập nhật chi tiết biểu đồ bằng nút Cập nhật và sau đó trên biểu đồ để chọn Di chuyển đến trang tính riêng.

Quay trở lại Tệp> Xuất bản lên web. Lần này, chọn tab của biểu đồ từ phần dưới cùng để bạn có thể nhận được một liên kết đến biểu đồ dưới dạng một trang web.

Sao chép liên kết kết quả ở phía dưới và sử dụng liên kết này từ bất kỳ trình duyệt nào để xem chế độ xem danh mục được cập nhật về nơi chi phí của bạn sẽ đi.

Phần kết luận

Bạn thấy rất dễ dàng để gửi giao dịch của mình khi đang di chuyển đến một bảng tính đẹp trong khi không mở tài khoản Google hoặc thậm chí ở gần máy tính. Không chỉ điều này, bạn có thể dễ dàng nhận được số dư cập nhật của tài khoản của mình. Chỉ không chia sẻ liên kết tài liệu với bất cứ ai. ????