Cách sử dụng kết hợp thư trong tài liệu google - hướng dẫn công nghệ

Khi tôi còn đi học, phần kỹ thuật trong não tôi đã nở rộ. Nhưng các lớp học máy tính của trường với MS Office không bao giờ khơi dậy niềm đam mê của tôi. Chắc chắn, đó là công cụ hữu ích, một cái gì đó sẽ giúp chúng ta có việc làm một ngày nào đó. Tuy nhiên, tôi ghét nó. Điều tồi tệ nhất trong tất cả là học kết hợp thư.

Tôi đã thử nó ở trường, đại học, và tôi đã dành ít thời gian ở một công ty kế toán. Nó không bao giờ làm việc theo cách tôi muốn. Quan trọng hơn, tôi không bao giờ nhận được nó. Bây giờ tôi rất tôn trọng những người đối phó với bộ Office ngày này qua ngày khác, bởi vì tin tôi đi, điều đó không dễ dàng gì.

Nhiều như tôi không thích việc triển khai kết hợp thư của MS Office, tôi nhận được sự hấp dẫn của nó. Tốt hơn là chỉ gửi một email hàng loạt mà không có lời chào cá nhân nào, và đối với một số người, việc thiết lập một bản tin cho chỉ một email hàng loạt có thể không đáng. Không có lý do tại sao hợp nhất thư không nên là một phần của quy trình công việc / công việc của bạn, nhưng có nhiều cách tốt hơn để xử lý nó bên ngoài vũ trụ MS Office.

Đó là lý do tại sao tôi vui mừng nói với bạn về một giải pháp thay thế trực quan, dễ sử dụng và thực sự hiệu quả. Nó hoạt động như một tiện ích bổ sung cho Google Docs (xin lỗi mọi người trong MS Office, nhưng có lẽ đã đến lúc xem xét bộ năng suất trực tuyến / ngoại tuyến của Google Drive). Tiện ích bổ sung đến từ MailChimp, một trong những dịch vụ bản tin email tốt nhất và dễ nhất hiện có.

Bước 1: Tạo Bảng tính với Chi tiết người nhận

Trước khi chúng tôi bắt đầu, hãy truy cập Google.com/Sheets, tạo bảng tính mới và đưa thông tin chi tiết cho người nhận của bạn vào các hàng được gắn nhãn chính xác. Bắt đầu với Tên, Họ và Email. Bạn có thể đặt vào các trường như Địa chỉ hoặc bất kỳ thứ gì khác liên quan đến công việc của bạn.

Khi đã xong, đóng tab và hãy làm việc với email thực tế.

Bước 2: Cài đặt Hợp nhất bằng MailChimp Add-on

Truy cập Google.com/Docs, tạo tài liệu mới, đặt tên bạn muốn, đi tới Tiện ích bổ sung -> Nhận tiện ích bổ sung và tìm kiếm Hợp nhất bằng MailChimp. Tải xuống tiện ích bổ sung và đợi vài giây để cài đặt.

Bước 3: Tạo phần thân email

Đây là nơi bạn làm những gì bạn phải làm. Google Docs có rất nhiều mẫu và tiện ích bổ sung để tạo bố cục trang hấp dẫn. Chèn biểu đồ, hình ảnh và đa phương tiện khác cũng khá dễ dàng.

Bước 4: Sáp nhập thư

Khi phần thân email đã sẵn sàng, hãy đi tới Tiện ích bổ sung -> Hợp nhất bằng MailChimp -> Gửi email. Điều này sẽ kích hoạt một cửa sổ bật lên giải thích các bước bạn cần thực hiện trước khi bạn có thể gửi email.

Bây giờ, từ bộ chọn, chọn bảng tính chúng tôi đã tạo ở bước 1.

Bạn sẽ thấy một thanh bên bật lên với dữ liệu bảng tính của bạn được phân tích và xử lý.

Nó đã biết hàng nào là tiêu đề, đâu là tiêu đề và quan trọng hơn là hàng nào chứa email. Tất nhiên, bạn có thể tự do thay đổi các chi tiết nếu bạn muốn.

Bước 5: Tùy chỉnh phối thư

Vì đây là thư kết hợp giữa các thư và không chỉ là thư hàng loạt, bạn có thể thực hiện những việc như thêm tên của bên nhận trên đầu trang hoặc bất kỳ nơi nào trong tài liệu bạn thích.

Để thực hiện việc này, nhấp vào nút Hợp nhất Thẻ từ thanh bên. Điều này sẽ tạo ra một thẻ cho mỗi hàng.

Bây giờ chọn vị trí trong tài liệu bạn muốn chèn dữ liệu tương ứng và nhấp vào nút thẻ (ví dụ: Tên). Làm điều này cho tất cả các yếu tố cần thiết.

Bước 6: Đưa thông tin người gửi và gửi đi

Từ tab thông tin email, hãy nhập tên người gửi, email người gửi, dòng tiêu đề email và tên và địa chỉ công ty trong phần chân trang.

Nhấp vào Gửi email và email hàng loạt được cá nhân hóa của bạn đang trên đường. Dễ thôi phải không?

Bây giờ, email đã được gửi, bạn có thể theo dõi tiến trình và xem có bao nhiêu trong số chúng đã được mở từ tùy chọn Báo cáo trong phần Tiện ích bổ sung. Sử dụng tiện ích bổ sung này, bạn có thể gửi tới 6000 email mỗi tháng. Ngoài ra, khi bạn đang sử dụng dịch vụ của một công ty bản tin đã thành lập để gửi email, nó sẽ có một liên kết Unsubscribe của nhà cái và logo MailChimp ở phía dưới.