Giữ các tab trên tài liệu pháp lý của bạn

Bảng điều khiển chính của Mumboe cho thấy các nhiệm vụ sắp tới và quá hạn, cùng với thời hạn của họ. Các dịch vụ mới được gọi là Mumboe đưa các tài liệu pháp lý ra khỏi các tủ tập tin bụi và đưa chúng vào cơ sở dữ liệu trực tuyến an toàn và có thể tìm kiếm được. Nó có thể giúp doanh nghiệp tạo và theo dõi cả các thoả thuận pháp lý của nó và bất kỳ thời hạn hoặc các thông tin quan trọng liên quan đến chúng.

Mumboe là một giải pháp thay thế cho phần mềm desktop trên nền Web để quản lý tài liệu, chẳng hạn như Docsvault. Các dịch vụ trực tuyến khác, chẳng hạn như Microsoft Office Live Small Business, cho phép lưu trữ và theo dõi các tài liệu. Tuy nhiên, Mumboe đặc biệt thích hợp để quản lý một loạt các thỏa thuận pháp lý vì nó cũng theo dõi các tác vụ và dữ liệu liên quan có thể là quan trọng, ví dụ như ngày hết hạn của hợp đồng.

[Xem thêm: Các dịch vụ truyền hình trực tuyến tốt nhất]

Tôi nghi ngờ thực tế rằng đó là một dịch vụ trực tuyến sẽ ngăn cản những người dùng tiềm năng nhất định. Ví dụ, một số luật sư sẽ không ủy thác các tài liệu nhạy cảm cho bất kỳ cơ sở dữ liệu nào trên Internet, bất kể an toàn như thế nào. Tuy nhiên, giả sử bạn chọn một mật khẩu mạnh, việc truyền tải trực tuyến các tài liệu của bạn phải được bảo vệ tốt bằng mã hóa 256-bit của dịch vụ.

Cách thức hoạt động của Mumboe

Sau khi tạo tài khoản người dùng, bạn đăng nhập Mumboe qua trình duyệt Web để tìm một giao diện người dùng phụ tùng nhưng thanh lịch. Bảng điều khiển chính hiển thị nhiệm vụ sắp tới và quá hạn, cùng với thời hạn của chúng. Bạn cũng có thể thấy các biểu tượng nổi bật cho phép bạn tạo, xem, hoặc tìm kiếm một thỏa thuận trong cơ sở dữ liệu trực tuyến của bạn.

Một thanh trình đơn ở trên cùng cung cấp truy cập một cú nhấp chuột để quản lý các thỏa thuận, nhiệm vụ và địa chỉ liên lạc. Mumboe cho phép bạn tạo các loại hợp đồng khác nhau, chẳng hạn như hợp đồng thuê mướn hoặc thỏa thuận không tiết lộ, sử dụng các mẫu của Microsoft Word mà bạn có thể tải xuống từ Mumboe.com và sau đó tuỳ chỉnh trong Word hoặc bất kỳ Ứng dụng tương thích với Word. Tuy nhiên, giá trị chính của dịch vụ nằm ở khả năng theo dõi các thỏa thuận pháp lý.

Theo dõi thỏa thuận trong Mumboe

Bạn có thể tải lên các thỏa thuận với Mumboe theo định dạng.doc (Word), PDF hoặc TIFF. Khi tài liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu, quyền truy cập vào nó có thể được chia sẻ với người dùng khác mà bạn ủy quyền. Dịch vụ này hỗ trợ nhiều cách khác nhau để tìm kiếm một thỏa thuận, chẳng hạn như tên của các bên tham gia thỏa thuận, hoặc bằng cách gia hạn hợp đồng và ngày hết hạn.

Mumboe cũng cung cấp cho bạn một cơ sở dữ liệu để theo dõi những điều khoản chính của các tài liệu này, như yêu cầu thanh toán, số đơn đặt hàng và lãnh thổ được bảo hiểm. Nó cũng theo dõi các sự kiện, chẳng hạn như các phiên bản mới của thỏa thuận. Ngay bây giờ, bạn phải tự điền vào hầu hết các trường cơ sở dữ liệu có thể áp dụng cho mỗi hợp đồng, nhưng Mumboe có kế hoạch tự động hóa việc nhập dữ liệu nhiều hơn trong các phiên bản trong tương lai

Tích hợp với dịch vụ quản lý quan hệ khách hàng Salesforce.com được lên kế hoạch vào cuối năm nay, rằng bạn sẽ có thể liên kết dữ liệu Mumboe với cơ sở dữ liệu của Salesforce.com

Ai cần theo dõi hợp đồng pháp lý?

Mumboe nhắm vào một loạt các doanh nghiệp - nhỏ đến doanh nghiệp - cần tiếp tục các thỏa thuận pháp lý của họ. Dịch vụ này có thể hữu ích cho cả luật sư bên trong và các cố vấn pháp lý bên ngoài, những người cần phải xem xét bản dự thảo thỏa thuận và giữ các hợp đồng hiện có của doanh nghiệp.

Mumboe hiện đang thử nghiệm beta. Dịch vụ đầy đủ sẽ ra mắt vào ngày 20 tháng 3 với 3 phiên bản. Mumboe Express miễn phí và bao gồm lưu trữ tối đa mười thỏa thuận (50MB) và chia sẻ quyền truy cập cho tối đa ba người dùng.

Tiêu chuẩn của Mumboe bao gồm bộ nhớ 250 thỏa thuận (500MB) và chi phí 24 đô la một người dùng mỗi tháng mà không giới hạn số lượng người dùng. Pro có thể lưu trữ tối đa 1000 thỏa thuận (2GB) với mức phí $ 48 mỗi người dùng mỗi tháng. Các tổ chức yêu cầu dung lượng lưu trữ trên 2GB nên liên hệ với Mumboe để biết giá doanh nghiệp.

Giả sử bạn yêu cầu nhiều hơn những gì được cung cấp bởi phiên bản Express miễn phí, Mumboe sẽ tốn kém hơn một tủ hồ sơ, kho lưu trữ truyền thống cho các thỏa thuận pháp lý. Tuy nhiên, nhiều tổ chức nên thấy rằng khả năng chia sẻ tài liệu, theo dõi lịch sử sửa đổi, và giữ các tab về thời hạn là đáng để trả tiền. Richard Morochove là một nhà tư vấn về CNTT và nhà văn. Gửi cho anh ấy các câu hỏi về cách sử dụng công nghệ trong doanh nghiệp vừa và nhỏ của bạn

được kết nối thông qua e-mail

. PC World có thể chỉnh sửa truy vấn của bạn và không thể bảo đảm rằng tất cả các câu hỏi sẽ được trả lời.