Mẹo Excel Excel để tiết kiệm thời gian và công việc nhanh hơn

Microsoft Excel là một công cụ tuyệt vời làm công việc tẻ nhạt của bạn một cách dễ dàng. Cho dù đó có thể là nhiệm vụ lặp lại hay quản lý dữ liệu một cách rõ ràng, Excel cũng làm tốt. Có nhiều tính năng Excel mà hầu hết chúng ta không biết. Việc biết các mẹo và tính năng ẩn đó giúp chúng tôi hoàn thành công việc của mình nhanh hơn và tiết kiệm rất nhiều thời gian. Hôm nay, tôi sẽ cho bạn biết một số mẹo Excel để tiết kiệm thời gian và hoàn thành công việc của bạn nhanh hơn, trên máy tính Windows.

Mẹo Excel để tiết kiệm thời gian

Chúng tôi có thể gặp phải các vấn đề nhỏ như tạo nhiều các dòng trong một ô hoặc in nhiều trang tính trên một tờ giấy. Chúng tôi làm theo các kỹ thuật khác nhau để thực hiện điều này, điều này có thể không hiệu quả như chúng tôi muốn. Bài viết này sẽ cho bạn biết cách thực hiện các tác vụ đó một cách dễ dàng để tiết kiệm thời gian của bạn để bạn có thể hoàn thành công việc của mình một cách nhanh hơn.

1. Nhiều dòng trong một ô

Trong khi điền vào trang tính Excel, đôi khi chúng ta cần có nhiều thông tin trong một ô. Ví dụ, nếu bạn muốn viết địa chỉ trong một ô, thì nó cần phải nằm trên nhiều dòng trong một ô. Sau đó, nếu bạn nhấn nút "Enter " , điều khiển di chuyển đến ô kế tiếp, nhưng đó không phải là thứ chúng tôi muốn. Nhấn Alt + Enter để di chuyển con trỏ đến dòng tiếp theo của cùng một ô. Đây sẽ là vị cứu tinh vì có nhiều dòng trong một ô.

2. Thêm giá trị ô nhanh

Nếu bạn muốn thêm giá trị hoặc giá trị trung bình của nhiều giá trị ô, thì không cần sử dụng công thức. Để thực hiện những việc cơ bản này, hãy chọn ô, nhấn phím “ Ctrl ” và chọn các ô bạn muốn. Trên thanh trạng thái nằm ở cuối trang tính Excel, bạn có thể tìm thấy giá trị Tổng, Trung bình và các giá trị khác đang được tính toán. Nếu bạn muốn xem các giá trị khác, chỉ cần nhấp chuột phải vào thanh trạng thái và chọn giá trị bạn muốn xem.

Bạn có thể thêm các giá trị như Tối thiểu, Tối đa, Số đếm (các ô được chọn có chứa các giá trị số) và nhiều giá trị khác như thế này

Đọc : Top 10 mẹo, thủ thuật, bài viết hướng dẫn về Microsoft Excel.

3. Tạo biểu đồ mẫu để tái sử dụng

Tạo cùng một loại biểu đồ một lần nữa và một lần nữa thực sự là một công việc lặp đi lặp lại. Ví dụ: nếu bạn muốn tạo biểu đồ cho dữ liệu bán hàng của cả tháng, tốt hơn là tạo mẫu biểu đồ và sử dụng cùng một mẫu mỗi khi bạn muốn sử dụng biểu đồ. Để tạo và sử dụng lại mẫu biểu đồ, hãy làm theo các bước sau:

• Chọn dữ liệu cần thiết và chèn biểu đồ theo cách thông thường.
• Định dạng biểu đồ theo ý muốn. Thêm hoặc xóa các đường lưới, nhãn dữ liệu, các đường xu hướng và mọi thứ bạn muốn
• Sau khi định dạng biểu đồ theo ý muốn, hãy chọn biểu đồ và nhấp vào "Lưu dưới dạng mẫu" trong tab Thiết kế.
• Bây giờ, lưu biểu đồ có phần mở rộng ".ctrx". Vị trí mặc định để lưu mẫu biểu đồ là C: Users Tên người dùng AppData Roaming Microsoft Templates Biểu đồ và lưu mẫu biểu đồ tại vị trí này. Nếu cần thiết, bạn thậm chí có thể chọn điểm đến của mình.
• Bây giờ, để sử dụng lại mẫu biểu đồ, hãy chọn dữ liệu mới nhất và đi đến phần “chèn”, trong phần “Biểu đồ”, chọn “O ther Charts” và “ Tất cả các loại biểu đồ”. Nhấp Mẫu và chọn mẫu bạn muốn. Điều này tạo ra biểu đồ cho dữ liệu được chọn mới nhất.

Bằng cách sử dụng mẫu biểu đồ, nó tiết kiệm rất nhiều thời gian, và không cần tạo biểu đồ như bạn muốn ngay từ đầu.

4. Tạo biểu đồ từ các giá trị ô khác nhau

Chúng ta có thể tạo biểu đồ từ các giá trị ô không liền kề. Như chúng ta đã biết, chúng ta có thể chọn các giá trị có trong các ô khác nhau bằng cách giữ phím Ctrl , sau đó theo cùng cách chọn giá trị không phải là ô liền kề và sau đó chèn biểu đồ. Ví dụ: nếu bạn có tiêu đề trong cột và giá trị đầu tiên trong cột thứ tư, hãy giữ phím Ctrl và chọn cột đầu tiên và cột thứ tư, sau đó chèn biểu đồ.

5. Sử dụng tên trong các công thức để dễ dàng hiểu được

Có một tên luôn dễ nhận biết. Trong cùng một cách, có một tên cho ô hoặc phạm vi dữ liệu cụ thể và sử dụng nó trong công thức là dễ hiểu công thức tốt. Ví dụ, Ủy ban * B5 dễ hiểu hơn C2 * B5. Để làm như vậy, hãy chọn ô hoặc phạm vi dữ liệu và trong tab “Công thức”, nhấp vào Xác định tên. Nó yêu cầu bạn nhập tên và kiểm tra ô tham chiếu trước khi nhập tên và bấm “Ok”.

Giả sử tôi tạo tên "Ủy ban" bằng cách chọn một ô cụ thể, khi tôi sử dụng Ủy ban * B5 , nó đề cập đến giá trị ô được đặt tên là Ủy ban.

Đọc: Sử dụng tốt nhất Hộp Tên trong Excel.

Lưu ý: Tên nên bắt đầu bằng ký tự và cũng có thể bắt đầu bằng dấu gạch dưới. Nó không nên bắt đầu bằng một số, và nó sẽ không có dấu cách.

Tất cả các tên được tạo có thể được nhìn thấy từ Hộp Tên. Nhấp vào mũi tên thả xuống trong Hộp Tên và hiển thị danh sách các tên được tạo. Chọn tên và nó sẽ đưa bạn khu vực hoặc khu vực cụ thể trong bảng tính.

Đây là một số mẹo của Microsoft Excel để tiết kiệm thời gian và giúp bạn hoàn thành công việc của mình một cách dễ dàng và nhanh chóng. Nếu bạn có bất cứ điều gì để thêm, xin vui lòng chia sẻ với chúng tôi thông qua ý kiến.

Ngày mai, chúng tôi sẽ xem xét một số mẹo Excel nâng cao và một số mẹo Excel Online.