Car-tech

Cấp sức mạnh qua Gmail với 21 mẹo tiết kiệm thời gian

Cách xóa quyền truy cập của bên thứ ba vào tài khoản Gmail | Kênh Kiến Thức

Cách xóa quyền truy cập của bên thứ ba vào tài khoản Gmail | Kênh Kiến Thức

Mục lục:

Anonim

Gmail là dịch vụ email phổ biến nhất trên thế giới, nhưng một số tính năng tốt nhất của nó đang ẩn trong cảnh đồng bằng, không rõ đối với hầu hết người dùng. Mặc dù Gmail cung cấp khả năng tìm kiếm vượt trội, lọc spam tuyệt vời và vô số dung lượng miễn phí (10GB khi kiểm tra mới nhất), nó cũng cung cấp nhiều hơn nữa và luôn có chỗ để cải thiện. Với một chút bí quyết và một số tiện ích bổ sung quan trọng, bạn có thể làm cho dịch vụ webmail của Google nhảy qua vòng theo những cách bạn chưa bao giờ nghĩ có thể.

Mệt mỏi vì chế độ xem cuộc trò chuyện theo chuỗi của Gmail? Tắt nó đi. Bạn muốn tìm hiểu các phím tắt? Một bảng tính pop-up được xây dựng ngay trong. Và nó sẽ không được tốt đẹp nếu bạn có thể lưu file đính kèm thẳng vào tài khoản Dropbox của bạn? Dễ dàng, đủ với công cụ phù hợp.

Hướng dẫn này sẽ giúp người mới sử dụng Gmail và các chuyên gia cũng giống như nhiều hơn nữa từ dịch vụ. Hầu hết các mẹo đều dựa trên việc sử dụng Gmail trong trình duyệt Web, nhưng hãy nhớ xem phần "Gmail từ bên ngoài" để tìm hiểu cách tận dụng tối đa Gmail ngay cả khi bạn không ở trong trình duyệt của mình.

Làm việc thông minh hơn, không khó hơn

1. Tìm kiếm file đính kèm lớn

Chúng tôi nhanh chóng tìm thấy các thư có chứa từ "power" và 15MB file đính kèm.

Gmail được biết đến với khả năng tìm kiếm mạnh mẽ, và bây giờ nó hỗ trợ tham số tìm kiếm tiện dụng khác: kích thước tin nhắn. Vì vậy, nếu bạn muốn tìm, nói rằng, tất cả các thư email có tệp đính kèm lớn hơn 10MB, bạn chỉ cần tìm kích thước : 10m . Và bạn có thể ghép cặp đó với công cụ sửa đổi “older_than” cho các tìm kiếm như size: 10m older_than: 6m (để nhận tất cả email lớn hơn 10MB và lớn hơn sáu tháng).

2. Làm việc ngoại tuyến

Làm việc trên máy bay không có Wi-Fi? Sống trong một khu vực mà truy cập Internet chậm hoặc không ổn định? Dù bằng cách nào, hãy cài đặt Gmail Ngoại tuyến. Với nó, bạn có thể đọc, trả lời, soạn thư, tìm kiếm và lưu trữ thư, tất cả thư sẽ được tự động gửi hoặc đồng bộ hóa vào lần tiếp theo bạn trực tuyến. Chỉ một cú đánh: Nó yêu cầu Google Chrome. Nếu bạn sử dụng một trình duyệt khác, bạn sẽ không may mắn.

3. Tame lộn xộn trả lời

Cuộc hội thoại email dài hơn (hoặc "luồng") trở nên khó khăn hơn, nó sẽ trở nên mờ nhạt qua sự lộn xộn và lộn xộn của văn bản. Đó là bởi vì thông thường, khi bạn nhấp vào Trả lời, Gmail sẽ báo giá toàn bộ email gốc và tất cả các thư trả lời tiếp theo. Rất may, bạn có một cách giải quyết dễ dàng: Trong thư của người gửi, hãy chọn chính xác văn bản bạn đang trả lời-thịt của thư, vì nó là-và sau đó nhấp Trả lời. Bây giờ, khi Gmail tạo thư trả lời, nó sẽ chỉ bao gồm văn bản được đánh dấu. Bản dịch: ít lộn xộn hơn nhiều.

4. Tắt chế độ xem hội thoại

Nếu bạn thích giao diện hộp thư đến truyền thống hơn, hãy tắt chế độ xem hội thoại.

Nói lộn xộn, một số người cho rằng chế độ xem cuộc hội thoại của Gmail (còn được gọi là luồng tin nhắn) nhóm các tin nhắn với cùng một chủ đề. Nếu bạn muốn thư của mình được mở rộng và do đó dễ dàng điều hướng hơn, hãy chuyển đến Cài đặt của Gmail (trong tab Chung) và chọn Chế độ xem cuộc hội thoại.

5. Phím tắt chính

KeyRocket gợi ý phím tắt cho các thao tác bạn vừa mới thực hiện.

Tắt chuột. Bạn có thể tăng tốc đáng kể hoạt động Gmail của mình bằng cách tìm hiểu các phím tắt khác nhau: R để trả lời, Ctrl-K để chèn liên kết, Ctrl-Enter để gửi, v.v. Để có danh sách đầy đủ, bật lên các phím tắt có sẵn, nhấn Shift-? trong khi xem hộp thư đến Gmail của bạn. Google cũng có một trang web liệt kê tất cả các lối tắt Gmail. Và nếu bạn là người dùng Chrome, bạn có thể tìm hiểu các phím tắt nhanh hơn nhiều bằng cách cài đặt KeyRocket cho tiện ích bổ sung Gmail, hướng dẫn này trong khi bạn làm việc.

6. Làm cho các thông điệp quan trọng trở nên nổi bật ở trên cùng

Email từ nơi làm việc, bạn bè, người thân quan trọng. Email từ các cửa hàng, Facebook và những người bạn không biết ít quan trọng. Tính năng Hộp thư ưu tiên của Gmail có thể ưu tiên thư của bạn để các nội dung quan trọng xuất hiện ở trên cùng, trong đó ít có khả năng bị mất khi phát ngẫu nhiên. Để bật tính năng này, hãy truy cập Cài đặt, nhấp vào tab Hộp thư đến và chọn Hộp thư ưu tiên từ bộ chọn Loại hộp thư đến. Tính năng này có thể hơi rắc rối khi quấn quanh đầu bạn, vì vậy hãy đọc tổng quan về Hộp thư ưu tiên của Google nếu bạn cần trợ giúp.

7. Khôi phục các nút trường học cũ

Các nút không có nhãn văn bản có thể gây nhầm lẫn. May mắn thay, Gmail cho phép bạn khôi phục chúng.

Một thời gian trở lại, Gmail đã thay thế hầu hết các nút của nó - Lưu trữ, Xóa, Spam và các biểu tượng tương tự mà một số người dùng thấy khó hiểu hoặc ít nhất là khó nhận ra trong nháy mắt. Nếu bạn muốn có các nút bằng văn bản thay vì các biểu tượng, bạn có thể khôi phục chúng: Chỉ cần đi tới Cài đặt> Chung, cuộn xuống Nhãn nút và thay đổi cài đặt thành Văn bản.

Mang theo các tiện ích

8. Thêm nút báo lại vào hộp thư đến của bạn

Chưa sẵn sàng trả lời? Lên lịch cho lời nhắc.

Không thể tham dự vào một tin nhắn cụ thể ngay bây giờ? Ngay cả khi bạn đánh dấu nó là chưa đọc, email mới hơn cuối cùng sẽ đẩy nó xuống và ra khỏi tầm nhìn. Những gì bạn cần là một cách để "báo lại" tin nhắn đó, để làm cho nó trở lại đầu hộp thư đến của bạn tại một thời điểm nhất định. Hai tùy chọn tuyệt vời là Boomerang và Tạm ẩn email của bạn. Cả hai đều tích hợp với Gmail, thêm các nút giúp bạn dễ dàng đặt độ trễ cho một số phút hoặc ngày cụ thể. Boomerang hoạt động với Chrome và Firefox với chi phí 5 đô la mỗi tháng; Tạm ẩn email của bạn miễn phí nhưng chỉ hoạt động với Chrome.

9. Biến email thành công việc cần làm

Gmail có danh sách tác vụ được tích hợp sẵn nhưng hơi thiếu đặc biệt nếu bạn muốn truy cập danh sách đó ở nơi khác. Nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó mạnh mẽ hơn, hãy kiểm tra Astrid, một người quản lý công việc dựa trên web miễn phí luôn được xếp hạng trong số các mục yêu thích của người dùng. Tiện ích mới Remind Me cho Google Chrome mang dịch vụ Astrid đến Gmail: Bạn có thể xem các tác vụ hiện tại của mình và thậm chí tốt hơn, nhấp vào nút để chuyển thư email thành công việc mới.

10. Tự động lưu các tệp đính kèm trong Gmail vào đám mây ưa thích của bạn

Lưu các tệp đính kèm Gmail của bạn vào bốn dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến.

Bạn có muốn lưu tệp đính kèm trực tiếp vào tài khoản Dropbox của mình không? Attachments.me là một dịch vụ miễn phí có thể tải lên các tệp đính kèm trong Gmail vào Hộp thư, Dropbox, Google Drive hoặc SkyDrive. Chỉ cần cài đặt plug-in trình duyệt của nó (có sẵn cho Chrome và Firefox), và sau đó liên kết nó với một hoặc nhiều dịch vụ đám mây nói trên. Khi thực hiện xong, nó lập chỉ mục tất cả các tệp đính kèm của bạn và sau đó liệt kê chúng để dễ dàng xem và tìm kiếm. Chỉ với một vài cú nhấp chuột, bạn có thể xem, tải xuống, chia sẻ hoặc lưu trữ tệp đính kèm.

11. Cung cấp cho Gmail một trang điểm xã hội

Bạn biết về máy khoan: Bạn nhận được một email từ LinkedIn, Twitter, hoặc tương tự, và sau đó bạn phải bấm vào một liên kết bên trong thư đó để xem kết nối, liên kết, cập nhật hoặc bất kỳ thứ gì. PowerInbox nhúng tất cả nội dung đó vào trong Gmail phù hợp, cho phép bạn xem nội dung của các tin nhắn mạng xã hội khác nhau ngay bên trong thư. Tiện ích bổ sung này của Chrome cũng cho phép bạn thực hiện một số hành động nhất định, chẳng hạn như nhận xét về các cập nhật của Facebook và chấp nhận các yêu cầu liên hệ.

12. Làm cho hộp thư đến của bạn “smartr”

Hộp thư đến Smartr mang đến một thanh bên Xobni giống như Gmail.

Người nước ngoài Outlook có thể có những ký ức đáng yêu về Xobni, một loại sổ địa chỉ trên steroid. Smartr Inbox cho Gmail mang lại sự tốt đẹp như vậy cho webmail của bạn, đóng gói thông tin liên hệ, cập nhật mạng xã hội, lịch sử tin nhắn và các liên hệ có liên quan vào thanh bên hấp dẫn mà bạn có thể xem hoặc ẩn khi cần. Nó có sẵn cho Chrome, Firefox và Safari, và đó là một trong những công cụ bạn sẽ nhanh chóng tìm thấy bạn không thể sống mà không có.

13. Giữ tin nhắn có thương hiệu ra khỏi hộp thư đến của bạn

Giữ email không cần thiết trong hộp thư đến của bạn với PhilterIt.

Thừa nhận: Nửa lộn xộn trong hộp thư đến đến từ các cửa hàng, mạng xã hội và các nguồn "có thương hiệu" khác. PhilterIt cho Chrome "philters" tất cả những thứ đó ra khỏi hộp thư đến của bạn, relegating nó vào một sidebar Gmail biểu tượng-laden, nơi bạn có thể xem lại nó sau này, lúc thuận tiện của bạn. Đó là cách nhanh chóng và dễ dàng để loại bỏ sự lộn xộn trong hộp thư đến, trong khi vẫn giữ những thứ bạn có thể muốn xem.

14. Thêm tệp đính kèm từ các dịch vụ khác ngoài Google Drive

Nếu bạn là người dùng Gmail, bạn biết cách dễ dàng đính kèm tệp từ Google Drive của mình. Nhưng nếu bạn muốn đính kèm một cái gì đó từ Box, Dropbox, Evernote, Facebook, hoặc Flickr? Có mây cho Chrome cho phép bạn đính kèm tệp từ các dịch vụ đó và các hangout trên đám mây khác. Chỉ cần nhấp vào nút Đính kèm trong khi soạn thư mới, sau đó chọn dịch vụ đám mây hoặc mạng xã hội. Bạn thậm chí có thể đính kèm nhiều mục từ nhiều dịch vụ.

Nó đến từ phòng thí nghiệm

15. Trả lời thư nhanh hơn với câu trả lời soạn trước

Câu trả lời soạn sẵn cho phép bạn nhanh chóng chèn văn bản soạn sẵn vào email.

Bạn có thường xuyên tìm thấy chính mình gõ các câu trả lời giống nhau không? Labs tính năng Câu trả lời soạn trước có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, miễn là bạn giữ tin nhắn ngắn gọn. Sau khi bật, chỉ soạn hoặc trả lời thư, nhấp vào mũi tên Tùy chọn khác, di chuột qua Câu trả lời soạn trước và chọn câu trả lời bạn muốn. Bạn cũng có thể tạo những cái mới nếu cần. Nó không phải là sự bổ sung thanh lịch nhất cho Gmail, nhưng nó chắc chắn là một tiện ích.

16. Xem tin nhắn mà không cần nhấp qua

Bạn có muốn Gmail có ngăn xem trước không? Bạn có thể cho nó một.

Gmail khó chịu thiếu tùy chọn khung xem trước, có nghĩa là bạn phải nhấp vào bất kỳ email nào bạn muốn đọc và sau đó quay lại hộp thư đến và nhấp vào một quy trình chậm, lãng phí thời gian khác. Rất may, Labs có tính năng Message Sneak Peek đơn giản hoá mọi thứ một chút: Chỉ cần nhấp chuột phải vào bất kỳ tin nhắn nào để xem ngay nội dung của nó trong cửa sổ xem trước. Thậm chí tốt hơn, kích hoạt Preview Pane, cung cấp cho bạn một cửa sổ xem trước bona bên cạnh hộp thư đến của bạn.

17. Đánh dấu các tin nhắn được đọc bằng một cú nhấp chuột ít hơn

Đôi khi các lần chờ thời gian tốt nhất là đơn giản nhất. Nếu bạn đã sử dụng, nói, Thư Sneak Peek để xem một email và bây giờ muốn đánh dấu nó là đã đọc mà không cần nhấp vào menu Thêm, hãy bật tính năng Labs Đánh dấu là Nút Đọc. Sau khi chọn một hoặc nhiều tin nhắn, bạn sẽ thấy nút đó trên thanh công cụ của mình. Chỉ với một cú nhấp chuột, và có uy tín.

Gmail từ bên ngoài trong

18. Thiết lập trình kích hoạt thông minh

Uốn cong Gmail theo ý muốn của bạn với sự trợ giúp từ IFTTT.com.

Sẽ không hay nếu Gmail có thể thông báo cho bạn qua điện thoại thông minh bất cứ khi nào một email được đánh dấu "khẩn cấp" xuất hiện? Hoặc nếu nó có thể tự động lưu thư được gắn dấu sao vào tài khoản Evernote của bạn? Đó chỉ là một số "công thức nấu ăn" có sẵn trên Nếu đây là kênh Gmail, cũng cho phép bạn tạo các trình kích hoạt của riêng bạn để làm cho Gmail làm đủ mọi thứ thú vị.

19. Thêm dấu trang Gmail cụ thể vào trình duyệt của bạn

Thêm lối tắt Soạn thư vào trình duyệt của bạn.

Khi bạn muốn soạn thư mới, bạn biết mũi khoan: Mở Gmail và sau đó nhấp vào nút Soạn. Tuy nhiên, bạn có thể lưu một bước bằng cách thêm dấu trang vào thanh Ưa thích của trình duyệt và không chỉ cho Soạn thư mà còn cho những thứ như Thư gắn dấu sao, Thư đã gửi và thậm chí là các nhãn cụ thể. Chỉ cần nhấp vào tùy chọn mong muốn trong trình duyệt của bạn và sau đó tạo một dấu trang mới cho nó bằng cách kéo URL trong thanh địa chỉ của trình duyệt đến thanh Favorites của trình duyệt. Bây giờ bạn có quyền truy cập một cú nhấp chuột vào các chức năng Gmail yêu thích của bạn.

20. Chuyển sang hộp thư cho iOS

Bạn muốn sử dụng ứng dụng Hộp thư mới? Kiên nhẫn.

Mặc dù vẫn đang trong giai đoạn thử nghiệm, Mailbox for iOS nhanh chóng nổi lên dưới dạng ứng dụng ưu tiên để sử dụng Gmail trên iPhone của bạn. Trong số các tính năng khác, nó cho phép bạn "báo lại" tin nhắn cho sau này (giống như mẹo # 8, ở trên). Và nó chắc chắn thúc đẩy triết lý "hộp thư không" để đơn giản hóa email của bạn. Hơn hết, nó hoàn toàn miễn phí, mặc dù bạn có thể sẽ phải đợi xếp hàng để nhận nó.

21. Thêm mã hóa PGP vào email Gmail của bạn

Lo ngại về bảo mật email? Bạn nên: Webmail nói riêng có xu hướng khá không an toàn, được chứng minh bằng bất kỳ số lượng các hacks cao cấp gần đây. Phong bì (trong phiên bản beta cho Chrome và Firefox) cho phép bạn trao đổi email được mã hóa bằng cách mã hóa OpenPGP. Bạn có thể tạo khóa công khai và riêng tư của mình, sau đó chỉ cần nhấp vào một biểu tượng khóa nhỏ để đảm bảo thư của bạn được bảo vệ với nhiệm vụ nặng.