Android

Tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng các công cụ hội họp trực tuyến

Dự Báo Thời Tiết Hôm Nay Ngày 05/11/2020_Tin Siêu Bão Số 11, số 10 || Thời Tiết 3 Ngày Tới

Dự Báo Thời Tiết Hôm Nay Ngày 05/11/2020_Tin Siêu Bão Số 11, số 10 || Thời Tiết 3 Ngày Tới

Mục lục:

Anonim

Nếu bạn giống tôi, bạn có thể ghét tham dự các cuộc họp kinh doanh. Nhưng một số công cụ dựa trên Internet hữu ích đã phát sinh có thể giúp các nhóm làm việc lên lịch và chạy chúng hiệu quả hơn. Tất cả các công cụ ở đây đều hoạt động trong hầu hết các trình duyệt Web phổ biến và hầu hết chúng đều có sẵn miễn phí hoặc với mức phí hàng tháng khá thấp.

Đồng bộ nhiều lịch

Chắc chắn các tình huống phổ biến nhất là những tình huống mà bạn muốn đồng bộ hóa một lịch chung, chẳng hạn như giữa PDA của ai đó và máy tính để bàn Microsoft Outlook của họ hoặc giữa lịch của ông chủ và trợ lý. Nhiều dịch vụ có thể làm cho việc chia sẻ lịch giữa các thành viên trong nhóm làm việc (hoặc thậm chí giữa các thành viên gia đình hoặc bạn bè) dễ dàng hơn. Cả Lịch Google và Lịch Yahoo đều cung cấp đồng bộ lịch miễn phí và nhiều sản phẩm khác - bao gồm Kết nối của Calgoo, Apple MobileMe và iTunes cho máy tính và iPhone, NuevaSync và SugarSync - hoạt động với cả hai dịch vụ. BusySync và Spanning Sync cũng có thể đồng bộ hóa lịch iCal của Apple với Lịch Google.

Nhưng những dịch vụ đồng bộ hóa này không phải lúc nào cũng hoạt động chính xác. Một phần của vấn đề là hầu hết các sản phẩm lịch và lập kế hoạch trực tuyến đều sử dụng e-mail để thông báo về các sự kiện và lời mời và rất khó cho các chương trình lịch khác nhau nhận ra hoặc hành động trên các thư điện tử đó theo bất kỳ thời trang nhất quán nào. Một vấn đề khác là nếu bạn nhận được một e-mail từ chương trình lịch với một URL nhúng, dịch vụ chống thư rác của công ty bạn có thể chặn nó. Và trong một tình huống khác, hai người trên hai máy chủ Microsoft Exchange khác nhau có thể muốn lên lịch một cuộc họp chung - có thể kết nối cả hai lịch Exchange để họ đồng bộ hóa với cùng một tài khoản Lịch Google, nhưng nó có thể phức tạp. Một giải pháp tiềm năng cho vấn đề cuối cùng đó là sử dụng MailShadow của Cemaphore cho Google Apps để đồng bộ hóa các máy chủ Exchange với Lịch Google; phần mềm tốn 60 đô la cho mỗi tài khoản e-mail mỗi năm.

[Đọc thêm: Các dịch vụ truyền hình trực tuyến tốt nhất]

Một điều mà cả Lịch Google và Lịch Yahoo đang thực hiện là gửi lời nhắc email về định kỳ cuộc họp đến một bộ sưu tập địa chỉ. Miễn là bạn đã nhập đúng địa chỉ, chức năng này hoạt động tốt.

Cho phép khách hàng thiết lập cuộc hẹn

Bảng điều khiển TimeDriver cho bạn biết trạng thái của các cuộc hẹn khác nhau.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn khách hàng của mình hoặc bất kỳ người nào khác không được công ty của bạn thuê để đặt thời gian trực tiếp? Trong quá khứ trước đây, các thư ký bổ nhiệm sẽ chịu trách nhiệm về lịch của ông chủ và sẽ thiết lập thời gian họp với bút chì và giấy. Bây giờ bạn có thể chỉ cho các khách hàng và các đồng nghiệp bên ngoài đến các trang web lên lịch hẹn gặp tự phục vụ, chẳng hạn như HourTown hoặc TimeDriver. Các trang web này có thể hiển thị thời gian rảnh và bận của nhân viên của bạn, cũng như thời gian còn lại "khoảng không quảng cáo" có sẵn cho các cuộc hẹn. Họ cũng gửi thông báo e-mail và họ không yêu cầu bất kỳ phần mềm đặc biệt nào ngoài trình duyệt Web để xác nhận cuộc hẹn. Bạn có thể dễ dàng điều chỉnh lịch biểu khi bạn đang đi ra khỏi thị trấn hoặc nếu không thì không có sẵn. Cả hai dịch vụ đều có sẵn với chi phí hợp lý: TimeDriver có thời gian dùng thử 90 ngày miễn phí và 30 đô la một năm sau đó; HourTown cung cấp ba kế hoạch khác nhau, bao gồm cả một gói miễn phí cho phép đặt trước hai tháng.

Thiết lập Thời gian họp chung hoặc Lịch biểu thay đổi

Trên SetMeeting tương đối dễ dàng để tổ chức cuộc họp giữa những người tham gia từ các công ty khác nhau. Làm thế nào về một tình huống mà bạn muốn sắp xếp một thời gian họp chung cho những người đến từ các công ty khác nhau? Một người tổ chức cuộc họp có thể gửi thông báo qua email với một loạt thời gian có thể mở và yêu cầu mỗi người tham gia kiểm tra xem những người nào trong số đó làm việc cho họ. Nhưng nếu bạn đã từng tổ chức cuộc họp kiểu này, bạn biết bạn có thể bị chôn vùi dưới tất cả các câu trả lời bằng e-mail nhanh như thế nào.

Các dịch vụ miễn phí SetMeeting.com (từ Meeting Agent) và Doodle rất hữu ích trong lĩnh vực này. Điểm yếu lớn nhất của SetMeeting.com là khi bạn bắt đầu quá trình, nó không cho phép bạn thay đổi vị trí cuộc họp mà không hủy và bắt đầu từ đầu. Doodle, ít phức tạp hơn và có ít tính năng hơn, thực sự là một thiết bị thăm dò ý kiến ​​giúp bạn tìm thấy một thời gian chung; nhưng bạn có thể thấy nó hấp dẫn nếu đó là tất cả những gì bạn muốn làm.

Schedulefly thậm chí có một ứng dụng Facebook, vì vậy bạn có thể tích hợp lịch thay đổi của bạn ở đó.

Một tình huống khác có thể bao gồm, tình nguyện viên có thời gian bạn muốn phối hợp. Mặc dù đây không thực sự là một vấn đề về lập kế hoạch cuộc họp, nhưng nó có thể là một công việc tốn thời gian nếu bạn cố gắng giải quyết nó theo cách thủ công hoặc cố gắng sắp xếp thông qua rất nhiều email qua lại. Các dịch vụ trả tiền Schedulefly và Shiftboard được thiết kế cho mục đích này. Các cựu được phát triển cho nhân viên nhà hàng, trong khi sau này ban đầu được xây dựng cho thị trường chăm sóc sức khỏe. Cả hai kể từ đó đã mở rộng tập trung của họ, và có thể chạy trong bất kỳ trình duyệt Web. Schedulefly bắt đầu ở mức 20 đô la một tháng cho tối đa 19 người dùng; Shiftboard bắt đầu với 50 đô la một tháng cho năm lần đăng nhập duy nhất. Lệ phí tăng lên cho các nhóm lớn hơn. Schedulefly cũng có một plug-in Facebook, vì vậy bạn có thể điều phối và thông báo thời gian chuyển đổi ở đó.

Gửi thông báo du lịch đến các đồng nghiệp Far-Flung

Trang chính của Tripit hiển thị các chuyến đi sắp tới của bạn và ai sẽ đi du lịch gần thành phố của bạn.

Một dịch vụ khá bất thường được cung cấp bởi Tripit.com. Ý tưởng đằng sau trang web là để bạn đăng các chuyến đi và sử dụng các tính năng mạng xã hội của mình để nói với các cộng sự và bạn bè của bạn khi hành trình của bạn sẽ đưa bạn đến khu phố của họ hoặc tìm hiểu xem họ sẽ ở đâu trong khu rừng của bạn. Tất nhiên, thiết lập điều đó có nghĩa là gửi thêm lời mời đến một mạng xã hội khác và thu hút càng nhiều người càng tốt (hoặc ít nhất là những người bạn muốn xem trực tiếp) để tham gia vòng kết nối Tripit của bạn. Nhưng một khi bạn có mạng lưới bạn bè, thông báo cho họ về chuyến đi của bạn tương đối dễ dàng: Bạn chỉ cần chuyển tiếp xác nhận e-mail cho hãng hàng không hoặc đặt phòng khách sạn của bạn đến một địa chỉ đặc biệt ([email protected]) và trang web sẽ tự động phân tích cú pháp thông tin trong xác nhận, tìm ra người đang đi du lịch và đăng hành trình du lịch của bạn lên mạng của bạn. Dịch vụ này hoàn toàn miễn phí và có thể tích hợp với mạng LinkedIn của bạn để bạn không phải lắp ráp mạng thông báo của mình từ đầu.

Như bạn thấy, tất cả các loại dịch vụ dựa trên web có thể giúp bạn lên lịch và phối hợp các cuộc họp trực tiếp của bạn hiệu quả hơn. Bây giờ nếu chỉ có ai đó phát triển một dịch vụ có thể thông báo cho mọi người rằng bạn sắp trễ 10 phút cho các cuộc hẹn của mình!