Bảy cách thiết yếu để giảm chi phí công nghệ của bạn

Chi phí công nghệ có thể dễ dàng tiêu tốn bất kỳ ngân sách nào - một vài nâng cấp phần mềm và hệ thống mới ở đây, một người IT khác để quản lý mạng của bạn ở đó - và trước khi bạn biết, bạn đã hoàn toàn xói mòn lợi nhuận của mình

Cho dù doanh nghiệp của bạn chỉ có hai hay hai trăm, những lời khuyên này có thể giúp bạn cắt giảm chi phí, tiết kiệm tiền và để bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng: dòng dưới cùng.

1. Sử dụng phần mềm nguồn mở và phần mềm tự do

Hãy đối mặt với nó - khi bạn đang cố gắng giữ cho doanh nghiệp của mình nổi bật, hãy giảm rất nhiều tiền mặt cho các phần mềm có sẵn, chẳng hạn như nhận được một khoang đầy mà không có Novocain. Rất tiếc, phần mềm miễn phí và chi phí thấp có thể là một bất ngờ thú vị về tính mạnh mẽ và tính năng. OpenOffice.org là một phần mềm miễn phí nhưng không kém phần văn phòng Microsoft Office (nhưng không phải là bộ nhớ hay nguồn tài nguyên), mã nguồn mở thay thế bằng bộ ứng dụng đầy đủ để xử lý văn bản, bảng tính, bản trình bày và cơ sở dữ liệu tương thích với Microsoft Office. Mặc dù các ứng dụng OpenOffice cho phép bạn thực hiện hầu hết mọi thứ bạn có thể thực hiện trong Microsoft Office, khả năng tương tác giữa hai bộ không phải là liền mạch. Ví dụ: nếu bạn sử dụng tính năng Thay đổi Theo dõi Thay đổi của Word, Google khó có thể xóa hoặc sửa đổi các chỉnh sửa của bạn khi bạn sử dụng tài liệu trong OpenOffice và ngược lại.

Google Docs là một giải pháp thay thế miễn phí và khả thi cho Microsoft Office - và không có phần mềm để tải xuống hoặc cài đặt. Tạo các tệp PDF có thể rất quan trọng cho việc kinh doanh, nhưng việc chi tiêu 450 đô la cho Adobe Acrobat Professional không phải là một vấn đề.. CutePDF là một chương trình miễn phí chỉ đơn giản là xuất các tập tin sang PDF. Chỉ cần tải xuống và cài đặt nó; từ tập tin đích, chọn

Tập tin • In, và chọn CutePDF từ menu máy in. (Nếu bạn đang sử dụng OpenOffice hoặc Google Documents, thậm chí bạn sẽ không cần phải cài đặt CutePDF - cả hai đều cho phép bạn xuất trực tiếp sang PDF.) 2. Liên lạc Gartner Research dự đoán rằng đến năm 2009, hơn 25% lực lượng lao động Mỹ sẽ telecommute. Liên lạc cho phép bạn tiết kiệm chi phí khí đốt, nhưng bạn cũng có thể vẫn hoạt động hiệu quả khi làm việc tại nhà nhờ các công cụ giúp bạn dễ dàng kết nối và cộng tác (gần như là bạn đang ở văn phòng). để đăng văn bản hoặc văn bản để nhóm có thể đưa ra nhận xét hoặc thay đổi. Một số wiki được cung cấp miễn phí và công khai, trong khi các wiki khác tập trung nhiều vào doanh nghiệp, với các tính năng bảo mật mạnh mẽ hơn. PBwiki cung cấp ba mùi vị: Kinh doanh, Học thuật, và Cá nhân. Trang web này bao gồm các công cụ chỉnh sửa WSIWYG, dung lượng lưu trữ, mã hóa SSL, thông báo tự động qua e-mail hoặc RSS và các điều khiển truy cập. Nó cũng cung cấp mức giá hợp lý kinh doanh - miễn phí cho từ một đến ba người dùng, 8 đô la một tháng cho mỗi người dùng cho 4 đến 99 người dùng, và 6 đô la một tháng cho mỗi người dùng cho 1000-4 người dùng.

Các tài liệu Google Docs nói trên cũng là telecommuter- thân thiện, cung cấp một cách dễ dàng và dễ dàng chia sẻ tập tin (và để giữ các tab thay đổi). Khi bạn đã tạo một tệp trong Google Tài liệu, chỉ cần mời người khác cộng tác trực tuyến. Khi bạn hoàn thành, bạn có thể xuất file sang Word, Excel, PDF hoặc PowerPoint

Nếu bạn có ý nghĩ về việc thiết lập một VPN (mạng riêng ảo), các dịch vụ như LogMeIn Hamachi có thể chỉ là vé của bạn để truy cập VPN từ xa không đau đầu. LogMeIn Hamachi hứa hẹn thiết lập dễ dàng bằng cách sử dụng công nghệ peer-to-peer để cho phép các tập tin truy cập của nhân viên off-site. Dịch vụ này hoạt động trong tường lửa của bạn và chi phí chỉ $ 5 một tháng cho một giấy phép người dùng.

Nếu công ty của bạn không có, và không cần, một máy chủ tập trung, Central Desktop là một cách để chia sẻ tài liệu trực tuyến với hầu như không có thiết lập. Trang web cho phép các nhóm lớn hoặc nhỏ dễ dàng chia sẻ tệp, theo dõi ai đã kiểm tra tệp nào (hoặc sửa đổi chúng) và thiết lập các máy tính để bàn riêng biệt cho nhiều nhóm người dùng.

Gói miễn phí cung cấp cho bạn 25MB dung lượng và hỗ trợ hai không gian làm việc với năm người dùng. Gói trả tiền thấp nhất là 25 đô la mỗi tháng cho ba không gian làm việc, 10 người dùng và 500 MB dung lượng lưu trữ tệp. Ở mức cao nhất, $ 249 một tháng giúp bạn có 100 không gian làm việc, 100 người dùng nội bộ (nhân viên) và 100 người dùng bên ngoài (nhà cung cấp, khách hàng hoặc đối tác), 25GB bộ nhớ và xây dựng thương hiệu tùy chỉnh. Một khoản phí bổ sung mang lại thêm sự bảo mật và các cuộc họp trên web.

Để biết thêm các mẹo và nghiên cứu điển hình, hãy xem Hướng dẫn về tài nguyên viễn thông của PC World.

3. Tổ chức cuộc họp trực tuyến

Tại sao bay ra ngoài để gặp khách hàng khi bạn có thể tổ chức một cuộc họp trong không gian mạng? Sử dụng phần mềm hội nghị truyền hình miễn phí, chẳng hạn như Skype, bạn chỉ cần một Webcam, PC và kết nối Internet - tiết kiệm tiền không chỉ về chi phí đi lại, mà còn trên đường dài. Skype thỉnh thoảng sẽ giảm cuộc gọi và có thể bị báo hiệu, vì vậy hãy tổ chức một vài cuộc họp trước khi bạn hoàn toàn hạ cánh.

Nếu bạn muốn nâng cấp lên dịch vụ hội nghị Web mạnh mẽ hơn, WebEx của Cisco cho phép bạn chia sẻ tài liệu, hỗ trợ tối đa 4

, GoToMeeting là một giải pháp cung cấp VoIP, hỗ trợ cuộc họp với tối đa 15 người tham dự và cho phép bạn thuyết trình, cộng tác hoặc đào tạo từ máy tính để bàn, tiết kiệm tiền khi đi du lịch chi phí và không gian hội họp. Những người không muốn trình bày trong bộ đồ ngủ của họ?

Để mạo hiểm hơn, Second Life cho phép bạn tạo hình đại diện miễn phí và gặp gỡ "trong thế giới", tạo các bản trình chiếu video và tổ chức các cuộc họp ảo hoặc các buổi đào tạo. Bạn cũng có thể mua không gian văn phòng trong Second Life nếu bạn muốn thiết lập một nơi lâu dài hơn để nhân viên gặp gỡ và cộng tác.

4. Mua phần cứng được tân trang lại

Trong khi mở một hộp chứa một máy tính mới sáng bóng là một sự hồi hộp chưa từng có, việc tiết kiệm cho doanh nghiệp của bạn là một gói đóng một giây. Mua phần cứng đã được tân trang lại (gần như mới) là một cách tuyệt vời để có được thỏa thuận.

Nếu bạn để mắt đến một thương hiệu máy tính cụ thể, hãy truy cập trang web của nhà sản xuất đó để tìm các giao dịch trên các hệ thống đã được tân trang lại. Nhưng lưu ý rằng mỗi nhà cung cấp xác định nâng cấp một chút khác nhau. Ví dụ, Dell bán ba loại máy tính đã được tân trang lại, tất cả đều được kiểm tra và khôi phục về thông số kỹ thuật của nhà máy: Được tân trang lại bao gồm máy tính xách tay và máy tính để bàn được trả lại cho Dell và có thể có các vết bẩn hoặc vết bẩn nhỏ; Trước đây đặt hàng mới có nghĩa là một máy tính đã được vận chuyển mới, nhưng khách hàng đã quyết định trả lại hệ thống mà không cần nhiều như khởi động nó; Các sản phẩm Scratch và Dent có thể xuất hiện hơi "mòn" ở bên ngoài, nhưng vẫn hoạt động tốt và không chứa các vết trầy xước hoặc vết trầy xước trên phần còn lại hoặc màn hình.

Cửa hàng Dell Outlet cho phép bạn tìm kiếm phụ kiện và máy tính xách tay theo phạm vi giá; hầu hết các mặt hàng có giá tới 35 phần trăm dưới mức bán lẻ. Ví dụ, một máy tính xách tay được nâng cấp hồng ngoại được chứng nhận Flamingo Pink với máy tính xách tay Intel Core 2 Duo, màn hình LCD 17 inch và ổ cứng SATA 120GB là 879 đô la trên trang web Dell Outlet. Giá phụ thuộc vào việc mặt hàng có bị trầy xước và vết lõm hay không, cho dù nó đã được đặt hàng mới, và các yếu tố khác. Và nếu bạn không hài lòng với giao dịch mua hàng của mình, bạn có thể trả lại sản phẩm trong vòng 21 ngày kể từ ngày giao hàng, ít phí cất lại nếu sản phẩm không bị lỗi.

Nếu bạn là người dùng máy Mac, Apple bán các sản phẩm đã được tân trang lại thông qua cửa hàng trực tuyến của nó. Nhưng đừng mong đợi khoản tiết kiệm lớn - một số sản phẩm mới hơn chỉ thấp hơn 200 đô la so với giá bán lẻ. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn có thể tiết kiệm nhiều hơn nữa. Một cái nhìn gần đây tại Apple Store cho thấy MacBook Air đã được tân trang lại (với CPU Intel Core 2 Duo 1,6 GHz, màn hình rộng 13,3 inch, 2GB bộ nhớ, ổ cứng 80 GB PATA và iSight tích hợp máy ảnh) được liệt kê ở mức $ 1499, so với $ 1799 bán lẻ. IMac đã được tân trang lại (với CPU Intel Core 2 Extreme 2,8 GHz, màn hình rộng 24 inch, bộ nhớ 2GB, ổ cứng 500 GB và iSight Camera tích hợp) được niêm yết ở mức $ 1599, so với $ 2299 bán lẻ.

Các sản phẩm đã được tân trang lại của Apple được bảo hành một năm và bạn cũng có thể mua bảo hành mở rộng. Các sản phẩm tân trang của Apple được "sở hữu trước", nhưng trang web của Apple tuyên bố rằng mỗi mục phải trải qua một "quá trình nâng cấp nghiêm ngặt trước khi được chào bán". Một số sản phẩm đã được trả lại, trong khi những sản phẩm khác đã được đưa trở lại do các vấn đề kỹ thuật. Để đọc danh sách đầy đủ các bài kiểm tra và trình độ nâng cấp, hãy truy cập trang web của Apple.

Amazon.com cung cấp danh sách dài các đại lý bán lẻ máy tính được nâng cấp và xếp hạng người bán của trang web cho phép bạn ngay lập tức biết bạn đang giao dịch với loại hàng nào. Người bán cũng báo cáo tình trạng của thiết bị với hệ thống xếp hạng: Tốt, Giống như Mới, Đã được tân trang, v.v. Theo Bảo đảm mua an toàn A-Z của Amazon, người bán sẽ cho phép bạn trả lại các mặt hàng nếu chúng bị lỗi.

eBay cũng cung cấp nhiều giao dịch. Là người mua, bạn sẽ biết ngay lập tức người bán có râm hay có uy tín dựa trên đánh giá của người dùng hay không. Tìm người bán với số lượng lớn phản hồi tích cực, ít nhất 95%. Hãy nhớ trả lời thông qua phản hồi của người mua để xem các nhận xét trước khi bạn đi sâu vào và đặt giá thầu. Giống như Amazon, eBay ủng hộ người mua, và cộng đồng sẽ khởi động bất cứ ai nếu họ không ở mức.

Các hệ thống được tân trang lại có thể không theo bất kỳ hình thức bảo hành nào và người bán có thể bán nó cho bạn "như hiện tại". Đây có thể là một cơn ác mộng nếu hệ điều hành được cài đặt đơn giản trên một ổ đĩa cứng mới và ổ cứng bị kẹt lại vào máy tính. Hãy chắc chắn đặt câu hỏi của nhà cung cấp trước khi mua.

5. Giảm chi phí in

Theo GreenBiz.com, bạn không cần phải tiêu tiền để trở thành màu xanh lá cây. Bạn có thể tiết kiệm chi phí giấy nếu bạn chỉ cần photocopy các trang trên cả hai mặt hoặc sử dụng giấy đã lỗi thời để ghi nhớ tại nhà. Nếu văn phòng của bạn hiện đang phát hành bản ghi nhớ cho nhân viên, hãy thử gửi các bản ghi nhớ thay vì ở vị trí trung tâm (như bảng gần máy làm mát nước), nơi mọi người thường thu thập và sẽ thấy nó.

Một mẹo tiết kiệm tiền khác là sử dụng chế độ nháp của máy in để giảm mức sử dụng mực và thay thế hộp mực ít thường xuyên hơn. Chế độ nháp nhanh hơn nhiều và sử dụng ít mực hơn. Khi in e-mail và các trang Web, hãy kiểm tra xem có lựa chọn "in thân thiện" không.

Các hộp mực in màu thường tốn nhiều chi phí hơn, vì vậy việc in màu xám chỉ sử dụng hộp mực đen có thể tiết kiệm được tiền và bạn sẽ thay hộp mực màu ít hơn thường xuyên.

Nếu bạn hiếm khi in, nhưng mực in của bạn cũng ở mức thấp, điều này có thể là do máy in của bạn tự động dọn sạch các đầu in. Để tránh điều này, hãy in thường xuyên (ít nhất một lần một tuần) để tránh tích tụ mực.

Xem video PC World, "Cách Tiết kiệm Tiền khi In" để có thêm ý tưởng.

6. Outsource Work

Nhiều doanh nghiệp thiếu một chuyên gia CNTT toàn thời gian hoặc có một người rất cao cấp quản lý mạng và hệ thống. Hoặc có lẽ bạn có một dự án Web cần hoàn thành hoặc một thông cáo báo chí đơn giản mà bạn muốn viết, nhưng không có nhân viên.

Thay vì thuê một headhunter (có phí có thể chạy từ 10 đến 40 phần trăm của một tiền lương năm đầu tiên của người mới thuê) hoặc một cơ quan tạm thời, sử dụng một trong nhiều trang web tự do giải quyết tất cả các loại chức năng công việc và không tốn một xu. eLance.com là một loại thị trường tự do nơi các nhà thầu đăng sơ yếu lý lịch, danh mục đầu tư, tài liệu tham khảo và thông tin chi tiết về công việc của họ. Người sử dụng lao động có thể đăng việc làm hoặc mời dịch giả tự do đặt giá thầu trực tiếp. eLance kiểm tra các dịch giả tự do trên trang web trong các lĩnh vực kỹ năng nhất định của họ để chứng nhận kỹ năng của họ và cho phép khách hàng gửi phản hồi sau khi công việc hoàn thành

Guru.com là một dịch vụ tương tự cho phép bạn tìm kiếm thông qua danh sách các dịch giả tự do theo danh mục,, giải thưởng công việc, xem danh mục đầu tư, và sau đó trả tiền cho công việc sau khi hoàn thành. Mỗi chuyên gia được xem xét bởi các nhà tuyển dụng trong quá khứ và được xếp hạng theo phản hồi. Trang web cung cấp nhiều loại công việc - luật, lập trình, tiếp thị, CAD, nhiếp ảnh - và miễn phí cho nhà tuyển dụng.

7. Sử dụng Phần mềm Ảo

Phần mềm Ảo hóa cung cấp nhiều lợi ích tiết kiệm chi phí, chẳng hạn như hợp nhất các máy chủ và giảm thời gian sao lưu và phục hồi. Và bởi vì bạn đang chạy ít máy chủ hơn, bạn tiết kiệm chi phí cho hóa đơn năng lượng của bạn.

Các dịch vụ tiêu chuẩn của ngành VMware chạy theo gamut, từ các bộ để quản lý các trung tâm dữ liệu lớn đến VMware Workstation để chạy nhiều hệ điều hành trên một máy tính. Bằng cách sử dụng VMware, bạn có thể thử nghiệm các hệ điều hành mới hoặc thử phần mềm mới mà không gặp rủi ro. VMware Player có sẵn miễn phí, cho phép bạn nhập ảnh sao lưu hoặc chia sẻ dữ liệu.

Máy chủ ảo và Virtual PC miễn phí của Microsoft (tìm kiếm tại microsoft.com) cho phép bạn thử nghiệm ảo hóa và thử công cụ ảo hóa Silverlight của công ty.

Parallels là một trong những giải pháp thân thiện với Mac. Phần mềm song song chạy trên các máy chủ Windows và Linux, cũng như trên các máy Mac có sản phẩm Parallels Desktop for Mac. (VMware đã theo sau và hiện nay cung cấp một ứng dụng Mac) Parallels cung cấp các gói ảo hóa máy tính để bàn, máy chủ và tự động hóa với giá cả hợp lý hơn VMware.

Nếu bạn muốn đi tuyến đường mã nguồn mở, FreeVPS một lựa chọn khả thi cho phần mềm thương mại được liệt kê ở trên. Cũng giống như một số sản phẩm phần mềm mã nguồn mở khác, FreeVPS không cung cấp hỗ trợ chính thức, nhưng tài liệu đầy đủ có sẵn trên trang Web.

Mặc dù nền kinh tế có thể không chắc chắn, một sự kết hợp của phần mềm miễn phí, dịch vụ miễn phí và một chút hiểu biết có thể giúp bất kỳ doanh nghiệp nào kiềm chế chi phí công nghệ.