Bảy bài học mà Các DNNVV có thể học hỏi từ Big IT

Chỉ vì bạn không có một doanh nghiệp lớn không có nghĩa là bạn không thể chạy hoạt động CNTT của mình như những kẻ lớn. Dưới đây là bảy cách để giúp SMB của bạn - một doanh nghiệp vừa và nhỏ - thực hiện một số bài học mà các hoạt động CNTT lớn đã học được qua nhiều năm. Sử dụng những mẹo này, bạn sẽ có thể cải thiện năng suất, cắt giảm chi phí và duy trì hoạt động kinh doanh của mình một cách suôn sẻ.

1. Tiêu chuẩn trên máy tính để bàn và điện thoại di động để giảm sự khác biệt hỗ trợ

Điều này không dễ vì nó có âm thanh, bởi vì ngay cả khi bạn mua nhiều số lượng cùng một mô hình chính xác của máy tính, hệ thống vẫn có thể có sự khác biệt tinh tế nội bộ có thể trở lại ám ảnh bạn khi bạn phải sửa chúng. Carey Holzman, một đại lý bán lẻ độc lập có trụ sở tại Glendale, Arizona, đã gặp phải vấn đề này. Công ty của ông đã ra lệnh cho một mô hình máy tính cụ thể có chứa các bộ phận cụ thể đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt của công ty. Tuy nhiên, khi nhận được các máy tính cá nhân, ông phát hiện ra rằng các hệ thống có hai phiên bản của card màn hình ATI, một trong số đó gây ra sự không tương thích với các con chuột mà công ty sử dụng.

[Xem thêm: Làm thế nào để loại bỏ phần mềm độc hại từ máy tính Windows của bạn]

Và thật không may cho Holzman, nhà cung cấp PC không được giúp đỡ nhiều. "Các nhà cung cấp từ chối thừa nhận bất kỳ trách nhiệm về sự không tương thích card màn hình Chúng tôi bắt đầu đặt hàng các máy tính mà không có card màn hình sau đó - cho đến khi vấn đề tiếp theo cắt lên, và cuối cùng, [chúng tôi] chuyển các nhà cung cấp hoàn toàn", ông nói..

Để giữ sự không tương thích ở mức tối thiểu, bạn nên cố gắng lưu trữ các ổ đĩa cứng từ cùng một nhà cung cấp và chuẩn hóa trên cùng một kiểu thiết bị ngoại vi như máy in, chuột và bàn phím. Bạn cũng có thể sử dụng Bộ công cụ kiểm tra của Windows hoặc các tiện ích tương tự để theo dõi cấu hình cụ thể của hệ thống của bạn. Cuối cùng, sử dụng phần mềm hình ảnh ổ đĩa như Acronis True Image hoặc Norton Ghost để tạo bản sao của cài đặt hệ thống cơ bản của bạn, để nó có thể được phục hồi dễ dàng trong trường hợp nhiễm virus hoặc các vấn đề khác.

Nhiều cửa hàng CNTT cũng mua máy tính cá nhân và sử dụng chúng để thay thế. "Vấn đề là bạn bị cám dỗ để sử dụng nó như là máy trạm mới, thay vì như một sự thay thế, và sau đó bạn không còn có một phụ tùng," Holzman nói. "Bạn cần phải đặt nó trong tủ quần áo và sử dụng nó chỉ để giúp bạn thông qua trường hợp khẩn cấp CNTT tạm thời." Bên cạnh việc giữ một số máy tính cá nhân, bạn cũng nên mua một máy in laser dự phòng và hub mạng trong trường hợp máy của bạn đi về phía nam.

Holzman cũng đề xuất hợp đồng hỗ trợ người lưu giữ với một kỹ thuật viên địa phương, vì vậy bạn sẽ không phải kiểm tra hóa đơn để giải thích công việc đã được thực hiện và liệu công nghệ có công bằng và trung thực hay không.

2. Thực hiện sao lưu ngoại vi

Các doanh nghiệp nhỏ có hai cách tiếp cận cơ bản để lựa chọn để thực hiện sao lưu: Một là sao chép dữ liệu quan trọng vào một loạt các ổ cứng gắn ngoài và định kỳ xoay chúng từ văn phòng của bạn tới một vị trí từ xa (như ngân hàng két an toàn). Cách khác là sử dụng một trong số các nhà cung cấp dịch vụ sao lưu trực tuyến như Box.net, Symantec Online Backup, Carbonite hoặc Mozy cung cấp dung lượng lưu trữ gigabyte giá thấp. Big IT thường sử dụng lưu trữ băng ngoài trang web vì số lượng dữ liệu có liên quan, nhưng đối với trang phục nhỏ hơn, dịch vụ trực tuyến ít tốn kém và thuận tiện hơn.

Bí quyết với một trong hai phương pháp là sử dụng chúng một cách tôn giáo và đảm bảo rằng tất cả dữ liệu của bạn được sao chép một cách thường xuyên. Tùy chọn sao lưu trực tuyến có thể đặc biệt tiện dụng theo nhiều cách: Đầu mùa hè này, Damian Zikakis, một thợ săn trụ sở ở Michigan, đã bị mất cắp laptop khi ai đó đột nhập vào văn phòng của anh ta. Anh ta thay thế nó vài ngày sau đó; và bởi vì anh ta đã sử dụng Mozy, anh ta nghĩ rằng anh ta đã được bảo vệ về khả năng mang các tập tin của mình từ bản sao lưu Internet.

Khi Zikakis có một chút thời gian để kiểm tra cách bố trí của chiếc máy mới của mình, anh ta đã tìm thấy một số tập tin bị phân biệt, những người có máy tính của tôi không nhận ra rằng khách hàng Mozy đã được cài đặt và chạy ở chế độ nền. của chính họ và đã tải về một hóa đơn điện thoại di động có tên của họ trên đó, "ông nói.

Zikakis đã tự mình săn đầu và liên lạc với sở cảnh sát thích hợp với thông tin này. Họ đã có thể khôi phục lại máy tính của mình, và bây giờ có nhiệm vụ tìm ra những người thực sự đã lấy máy tính xách tay ban đầu và những lựa chọn thực thi pháp luật để theo đuổi.

3. Sử dụng phần cứng để bảo mật kết nối Internet của bạn

SMB thường không chú ý đến sự an toàn của kết nối Internet của họ như họ nên, và kết quả của sự bỏ bê đó có thể là thảm họa. Năm ngoái, tin tặc đã xâm nhập vào hệ thống bán hàng (POS) của công ty thiết kế quần áo Nanette Lepore. Các tin tặc đã quản lý cấu hình lại tường lửa đã lỗi thời và bán một số số thẻ tín dụng bị đánh cắp từ khách hàng cao cấp của công ty.

Điều này xảy ra do chuỗi cửa hàng bán lẻ của công ty có ít hoặc không có biện pháp bảo mật hoặc thủ tục thích hợp. "Tất cả các nhân viên cửa hàng của chúng tôi đã sử dụng cùng một mật khẩu để truy cập POS", Jose Cruz, quản lý mạng của Nanette Lepore nói. "Nó đã được mở rộng. Không ai từng nghĩ thay đổi mật khẩu theo định kỳ, hoặc thậm chí sử dụng mật khẩu khác nhau cho mỗi người dùng. Trước khi đến đây, sự nhấn mạnh về an ninh POS không khẩn cấp. Không cần phải nói, tất cả đã thay đổi."

Cruz nhận được một cuộc gọi mà không ai muốn nhận - từ FBI, nói với anh rằng một số khách hàng của họ đã nhận được các khoản phí thẻ tín dụng gian lận. Điều này dẫn đến việc phát hiện ra rằng các router DSL của Netopia đã bị hack, và firmware của họ đã bị thay đổi để cho phép các hacker bên trong mạng của họ.

Các cửa hàng giờ đây sử dụng các thiết bị bảo mật tích hợp của SonicWall và Cruz đã thực hiện các chính sách thay đổi mật khẩu và bảo mật khác các thủ tục để đảm bảo rằng anh ta sẽ không lặp lại những gì đã xảy ra trước đó. Cách tiếp cận như vậy có thể giúp SMB bảo mật thông tin cá nhân. Một chính sách tốt khác: Đảm bảo rằng mọi quyền truy cập mạng đều bị tắt khi một nhân viên rời khỏi công ty.

4. Sử dụng VPN

Nhiều cửa hàng CNTT lớn hơn sử dụng mạng riêng ảo (VPN) để đảm bảo thông tin liên lạc của họ được giữ bí mật và người dùng di chuyển có thể truy cập tệp văn phòng tại nhà và các tài nguyên khác khi đang di chuyển. Nhiều người trong số các sản phẩm VPN này có thể khá tốn kém, nhưng các lựa chọn thay thế SMB không phải tốn nhiều tiền.

Một số, chẳng hạn như Openvpn.org, miễn phí, trong khi các nhà cung cấp dịch vụ VPN chi phí thấp như LogMeIn. Hamachi của com có ​​thể chạy khoảng 50 đô la một người mỗi năm. "Hamachi cho phép chúng tôi kết nối với hàng trăm khách hàng của chúng tôi và theo dõi video trực tiếp của camera an ninh của chúng tôi một cách kín đáo và không phải lo lắng về việc bị xâm phạm bởi người dùng trái phép", Ben Molloy, phó chủ tịch của Pro-Vigil, San Antonio, Texas nói. dựa trên công ty cung cấp bảo mật cho các trang web xây dựng ngoài giờ.

Và VPN cũng được tích hợp trong nhiều thiết bị cổng bảo mật chi phí thấp hơn. Nanette Lepore sử dụng các VPN SSL được bao gồm trong các thiết bị SonicWall để kết nối các cửa hàng của họ với nhau, và để đảm bảo rằng không ai có thể thỏa hiệp thông tin liên lạc của họ.

Công ty Lepore thậm chí thiết lập tài khoản tạm thời cho công nhân và nhân viên bảo trì được cố ý giới hạn thời gian. Việc cấp phát tài khoản cho nhân viên tạm thời mà không có thời hạn đó là một sai lầm phổ biến khác. Tài khoản hạn chế có nghĩa là nhân viên CNTT không phải nhớ xóa tài khoản khi bảo trì được hoàn thành.

5. Chạy tường lửa cá nhân, đặc biệt trên Windows PC

Windows nổi tiếng là một lỗ hổng bảo mật, và hầu hết các hoạt động CNTT lớn hơn hiện nay yêu cầu máy tính của họ chạy một số loại tường lửa cá nhân để ngăn ngừa nhiễm trùng và phần mềm độc hại. Một loạt các sản phẩm có sẵn, nhưng điều quan trọng là chọn một sản phẩm, làm cho nó trở thành tiêu chuẩn và đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều được đào tạo về lý do tại sao cần phải luôn luôn chạy tường lửa, đặc biệt khi đi du lịch. Tường lửa không tốn kém nhưng hiệu quả bao gồm AVG của Grisoft.com, Online Armour và Kaspersky Labs

Tuy nhiên, bạn không thể luôn quản lý từng máy tính cá nhân và người dùng bất cẩn có thể tắt các hệ thống phòng thủ này và cho phép vi-rút xâm nhập. Đây là nơi có một bản sao hình ảnh ổ đĩa có ích.

Một cách khác để thực thi các chính sách bảo mật và các biện pháp bảo vệ là triển khai một số công cụ bảo mật điểm cuối sẽ chặn các máy tính không an toàn khỏi truy cập mạng. Napera là một trong những sản phẩm được nhắm mục tiêu cụ thể tại các cài đặt SMB, và McAfee và Sophos có những người khác.

Matt Stevenson, giám đốc công nghệ thông tin cho Talyst, một nhà cung cấp tự động hóa dược phẩm ở Bellevue, Washington, đã sử dụng $ 3500 Napera thiết bị trên mạng 120 node của mình trong sáu tháng qua. Khi họ trở lại văn phòng của chúng tôi, hộp Napera buộc máy tính của họ phải tuân thủ và để đảm bảo rằng mạng của chúng tôi sẽ không bị lây nhiễm, "ông nói.

6. Dựa vào VoIP PBX cho hệ thống điện thoại của bạn

Khi ngày càng có nhiều cửa hàng CNTT lớn có thể chứng thực, sử dụng hệ thống điện thoại VoIP PBX có lợi thế về chi phí rất lớn. Điều lớn nhất dành cho nhân viên từ xa của bạn, những người có thể mở rộng hệ thống điện thoại của tổng đài. Các hệ thống này cũng rất linh hoạt về xử lý cuộc gọi và cung cấp các tính năng khác như chuyển tiếp cuộc gọi, nhiều vòng đồng thời (nơi cuộc gọi đến có thể được trả lời ở bất kỳ nơi nào thuận tiện hơn), được gọi là follow-me (trong đó cuộc gọi đến được chuyển đến các số cụ thể tại các thời điểm cụ thể trong ngày) và không làm phiền.

"Giờ đây các doanh nghiệp có thể nhận các tính năng có thể đặt các quy tắc về cách chúng được liên hệ và có thể tiến hành kinh doanh nhiều hơn khi chúng không phải trong văn phòng của họ, "Henry Kaestner, người sáng lập và giám đốc điều hành của nhà cung cấp dịch vụ điện thoại Internet Bandwidth.com, một trong nhiều nhà cung cấp cung cấp loại dịch vụ này cho biết. CBeyond và Asterisk là các công ty khác cung cấp VoIP PBX.

Các hệ thống này bắt đầu vào khoảng 400 đô la một tháng và có lợi thế là có thể phát triển hoặc hợp đồng với nhu cầu nhân sự của bạn. Họ cũng có thể giới thiệu công ty của bạn chuyên nghiệp hơn với các tính năng thường thấy trên các hệ thống điện thoại đắt tiền. Nhược điểm là bạn cần phải đảm bảo rằng mạng của bạn là đến snuff để xử lý tất cả các lưu lượng thoại; và để tận dụng tối đa những hệ thống này, bạn sẽ muốn tìm một VAR hoặc chuyên gia tư vấn về cài đặt VoIP PBX.

7. Có một kế hoạch thử nghiệm vững chắc để bổ sung công nghệ mới

Những kẻ lớn không đưa một số công nghệ mới vào hoạt động của họ mà không làm trước nhiều thử nghiệm đầu tiên. Kết hợp một phòng thử nghiệm hoặc chỉ định một văn phòng sẽ là "thanh beta" của bạn và khuyến khích nhân viên kỹ thuật của bạn thử những điều mới trước khi chúng được triển khai.

Ramon Ray, chủ sở hữu trang web Smallbiztechnology, khuyên rằng thêm vào thử nghiệm, điều quan trọng là phân tích một loạt các tùy chọn. "Chỉ cần không đi cho sự lựa chọn đầu tiên, nhưng suy nghĩ và xem xét những thuận và chống và những gì khác có sẵn cho bạn. Trong quá trình thử nghiệm, nó cũng quan trọng để xem xét nhu cầu tương lai của bạn. Nhiều doanh nghiệp nhỏ hơn không nghĩ đến sự phát triển tương lai của họ, điều này sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch CNTT của họ, "ông nói.

David Strom là một nhà báo, cựu diễn giả và cựu giám đốc công nghệ thông tin. Ông đã viết hai cuốn sách về tính toán và hàng ngàn bài báo. Blog của ông có thể được tìm thấy ở strominator.com.