Chia sẻ và cộng tác với Microsoft Office Web Apps

Microsoft đã khởi chạy Bản xem trước kỹ thuật của ứng dụng web Office và tôi đã thử nghiệm các công cụ để xem Microsoft đã đưa ra. Một trong những ưu điểm chính khi làm việc với các ứng dụng Microsoft Office trên đám mây là khả năng truy cập và làm việc với tài liệu, bảng tính, bản trình bày và sổ ghi chép từ bất kỳ PC nào có hỗ trợ Web, từ bất kỳ đâu trên thế giới. Miễn là bạn lưu trữ các tệp của mình trên SkyDrive, bạn có thể đi mà không cần máy tính xách tay và vẫn có quyền truy cập vào dữ liệu của mình.

Tùy chọn Khác cho phép bạn chọn Sao chép, Đổi tên hoặc Chia sẻ. thông qua đám mây là bạn có thể chia sẻ tệp và cộng tác với bất kỳ ai khác trên thế giới. Xét cho cùng, Web

là đám mây, và Web là một nền tảng để chia sẻ thông tin - thường dưới dạng các trang Web. Thực tế là các tệp và dữ liệu nằm trong đám mây chứ không phải trong một mạng tường lửa hoặc trên ổ cứng cục bộ của người dùng có nghĩa là bất kỳ ai cũng có thể chia sẻ và truy cập các tệp.

[Đọc thêm: Các dịch vụ truyền hình trực tuyến tốt nhất]

Cấu trúc thư mục mặc định trên SkyDrive tương tự như những gì người dùng thấy trong Windows Vista và Windows 7. Bạn nhận được một thư mục My Documents, có thể giữ hầu hết dữ liệu của bạn, cùng với một thư mục công cộng, nơi bạn lưu trữ các tệp mà bạn muốn chia sẻ.

Bạn có thể nhấp vào liên kết e-mail hoặc sao chép mã để nhúng tệp vào trang Web.

Theo mặc định, thư mục Công cộng cho phép mọi người xem tệp nhưng hạn chế người dùng sửa đổi hoặc xóa tệp. Bởi vì nó là thư mục Public, bạn không thể sửa đổi các điều khoản này.

Bạn có thể chia sẻ một tệp trong thư mục Công cộng bằng cách chọn tệp và sau đó nhấp

Thêm để tạo trình đơn thả xuống với Sao chép, Đổi tên hoặc tùy chọn Chia sẻ. Khi bạn chọn Chia sẻ, bạn có thể chọn gửi e-mail liên kết lời mời đến người dùng cụ thể hoặc nhúng mã vào trang Web sẽ hiển thị tệp được chia sẻ. Nếu bạn quyết định gửi liên kết qua email, bạn có thể chọn từ danh bạ được liên kết với tài khoản Windows Live của bạn hoặc thêm địa chỉ e-mail theo cách thủ công. E-mail lời mời được gửi đến người dùng được chỉ định bao gồm liên kết để họ xem tệp.

Chọn 'Chọn người' cung cấp cho bạn một loạt tùy chọn để chỉ định quyền truy cập.

Sử dụng mã HTML để nhúng tệp vào một trang Web sẽ hiển thị một biểu tượng của tệp trên trang Web, mà người dùng có thể bấm vào để truy cập tệp từ vị trí của nó trong thư mục Công cộng SkyDrive. Một lợi thế để nhúng dữ liệu như thế này là bạn có thể sửa đổi hoặc cập nhật tệp và khách truy cập vào trang Web sẽ luôn thấy phiên bản hiện tại.

Đối với thư mục My Documents hoặc bất kỳ thư mục nào bạn tạo, bạn có thể tùy chỉnh quyền truy cập thông qua các tùy chọn được gắn nhãn Chỉ tôi, Mọi người, Mạng của tôi (bao gồm mọi liên hệ bạn có trong Windows Live) hoặc Chọn Mọi người. Nếu bạn chọn Chọn Mọi người, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn hơn, bao gồm khả năng chỉ định quyền truy cập dựa trên Nhóm bạn đã tạo trong danh bạ của mình hoặc khả năng thêm từng người dùng bằng cách nhập địa chỉ email của họ. Lưu ý rằng địa chỉ email được đề cập phải được liên kết với tài khoản Windows Live để người dùng truy cập dữ liệu.

Người dùng mà bạn cấp quyền truy cập vào thư mục trên SkyDrive sẽ nhận được lời mời qua email như thế này.

Đối với mỗi nhóm hoặc cá nhân bạn chọn, bạn có thể cho phép họ chỉ xem tệp hoặc bạn có thể cấp quyền truy cập mạnh mẽ hơn như khả năng thêm, chỉnh sửa và xóa tệp. Bạn có thể nhận được thư mời gửi đến những người được chỉ định có quyền truy cập.

Khả năng truy cập các tệp trên đám mây và chia sẻ quyền truy cập đó với người khác không phải là mới: Các tính năng đó là chức năng của SkyDrive và đã có sẵn cho một số thời gian. Tuy nhiên, điều mới mẻ là người dùng sẽ có thể xem các tệp bất kể họ có cài đặt các ứng dụng Microsoft Office được liên kết hay không và mỗi tệp sẽ hiển thị chính xác khi người dùng sẽ xem tệp nếu họ đang mở tệp trong ứng dụng gốc của nó.

Trường hợp Office Web Apps thực sự thay đổi chia sẻ và cộng tác là khả năng nhiều người dùng truy cập và làm việc với cùng một tệp tại cùng một thời điểm trong Excel hoặc OneNote. Ứng dụng OneNote chưa có trong Bản xem trước kỹ thuật, nhưng tôi có thể làm việc với tính năng cộng tác trong thời gian thực trong Excel.

Trình chỉnh sửa của tôi (người mà tôi đang chia sẻ tệp) và tôi có thể truy cập Bảng tính Excel đồng thời. Mỗi người trong chúng ta chỉnh sửa các lĩnh vực và có thể xem những gì người khác đã được gõ trong thời gian thực. Khả năng làm việc với bảng tính Excel và sổ ghi chép OneNote theo cách này - cộng tác với các đồng nghiệp hoặc khách hàng theo thời gian thực thông qua đám mây - là một tăng cường năng suất nhất định.

Làm việc thông qua quyền và cấp quyền truy cập cho người tham gia mời không phải là trực quan hoặc thân thiện với người dùng như tôi muốn. Cuối cùng, mặc dù, nó không phải là khả năng chia sẻ dữ liệu trong đám mây ấn tượng, nhưng khả năng tương tác với dữ liệu đó thông qua các ứng dụng Office Web Apps.

Bạn muốn xem thêm về Microsoft Office Web Apps? Hãy xem xét kỹ hơn về Excel Web App và PowerPoint Web App. Vào thời điểm báo chí, Word và OneNote chưa đầy đủ chức năng.

Tony Bradley là một chuyên gia về bảo mật thông tin và truyền thông hợp nhất với hơn một thập kỷ kinh nghiệm về CNTT của doanh nghiệp. Anh ấy tweet như

@PCSecurityNews và cung cấp các mẹo, lời khuyên và đánh giá về bảo mật thông tin và công nghệ truyền thông hợp nhất trên trang web của mình tại tonybradley.com.