13 lý do hàng đầu để sử dụng tài liệu google (và từ mương)

Tôi đã sử dụng Word hơn một thập kỷ và tôi vẫn không thấy thoải mái trăm phần trăm với trình xử lý văn bản hàng đầu của Microsoft. Tuy nhiên, mới được vài tháng vào Google Docs và tôi chỉ đơn giản là thích nó. Bây giờ, tại sao vậy?

Vâng, Word có rất nhiều thứ về tính năng, nhưng không phải ai cũng sử dụng chúng. Và đó là nơi Docs tỏa sáng. Bạn nhận được một gói các tính năng hàng ngày được sắp xếp hợp lý gần như hoàn hảo và một điều trị để làm việc với.

Tuy nhiên, có rất nhiều quan niệm sai lầm tiêu cực liên quan đến Google Docs chỉ đơn giản là do tính chất dựa trên đám mây của nó, nhưng ngay tại đây, bạn sẽ tìm hiểu lý do tại sao thực sự không phải vậy. Và nếu bạn kiên quyết sử dụng Word, thì bạn có thể gặp bất ngờ!

Cũng đọc: Google Docs vs Dropbox Paper: Cái nào là tốt nhất?

1. Nó miễn phí

Vâng, bạn đọc nó đúng. Google Docs hoàn toàn miễn phí. Và, bạn cũng nhận được tới 15 GB dung lượng lưu trữ dựa trên đám mây miễn phí. Nên chiếm rất nhiều tài liệu để lấp đầy không gian đó, phải không?

Với Word, các tầng đăng ký khác nhau rất phiền toái, chưa kể mọi thứ đều khá đắt đỏ. Dự kiến ​​sẽ bỏ ra gần - hoặc cao hơn - một trăm đô la cho bất cứ điều gì bạn cuối cùng giải quyết. Không, cảm ơn, Microsoft.

2. Không lưu thủ công

Google Docs lưu bất cứ điều gì bạn nhập hoặc sửa đổi chỉ trong vài giây và thậm chí bạn sẽ không nhận thấy điều đó xảy ra. Ngay cả việc dán trực tiếp vào nội dung bao gồm hình ảnh độ phân giải cao và các đối tượng khá lớn khác cũng không ảnh hưởng nghiêm trọng đến tốc độ tự động của nó. Bây giờ đó là một số tối ưu hóa nghiêm trọng.

Tuy nhiên, không phải như vậy với Word, nơi bạn cần nhấn Save ngay cả khi được kết nối với OneDrive. Và thậm chí sau đó, những thay đổi thường mất nhiều thời gian để đồng bộ hóa. Tệ hơn nữa, toàn bộ chương trình có thể bị kẹt trong khi làm điều đó. Cái quái gì thế, Microsoft!

3. Tên tệp không phải là mối quan tâm

Word rất kiên quyết khi nói đến tên tập tin. Bạn không thể chèn bất kỳ ký tự đặc biệt nào và bạn cũng cần hết sức cẩn thận rằng bạn không khớp với tên tệp hiện có trong cùng thư mục. Kệ đời nó!

Với Docs, bạn thậm chí không cần thêm tên tệp trước khi có thể bắt đầu làm việc với tài liệu của mình. Và bất cứ khi nào bạn cảm thấy thích nó, bạn có thể đặt tên cho bất cứ điều gì bạn muốn. Điều này cũng cực kỳ dễ thực hiện - chỉ cần nhập bất cứ thứ gì vào trường ở đầu cửa sổ trình duyệt và bạn đã hoàn tất!

Không còn phải loay hoay với các menu và hộp thoại vụng về như trong Word, điều này thực sự giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian nếu không phải xử lý các hạn chế ngu ngốc trong thời gian dài.

Cũng đọc: Mọi thứ có lẽ là Công cụ Tìm kiếm Tên Tệp nhanh nhất cho Windows

4. Dễ dàng truy cập mọi nơi

Làm việc với Google Docs có thể xảy ra ở bất cứ đâu. Chỉ cần đăng nhập vào Google Drive trên bất kỳ máy tính nào có kết nối internet và bạn có thể bắt đầu ngay lập tức.

Không cần phải nói, Word yêu cầu một cài đặt khổng lồ trước khi bạn thậm chí có thể nghĩ đến việc mở một tài liệu, chưa kể đến việc bị mắc kẹt chỉ với Windows hoặc Mac.

Ngay cả khi nói đến điện thoại di động, Google Docs cho phép bạn bắt đầu nhanh hơn nhiều. Các thiết bị Android được cài đặt Docs theo mặc định và ứng dụng iOS rất nhẹ về kích thước tải xuống.

5. Tập tin không tham nhũng

Vì các tài liệu Google Docs của bạn luôn được lưu vào đám mây, nên khả năng bất kỳ tệp nào bị hỏng là khá mong manh. Không phải trường hợp với Word, nơi các tệp mà bạn lưu trữ cục bộ rất dễ bị hỏng do sự cố kỹ thuật hoặc lỗi phần cứng.

Lưu vào OneDrive là một tùy chọn, nhưng với các vấn đề đồng bộ hóa khủng khiếp hiện tại, thật không đáng. Ngay cả việc nghĩ về những cửa sổ bật lên xác thực gây phiền nhiễu xuất hiện mà không có lý do chính đáng nào cũng khiến tôi rùng mình.

6. Tấn tiện ích tuyệt vời

Phải thừa nhận rằng Google Docs không có tất cả các tính năng mà Microsoft Word mang đến cho bảng. Nhưng đó là nơi các tiện ích bổ sung đi vào hình ảnh. Trên thực tế, có toàn bộ cửa hàng dành cho các tiện ích bổ sung mà bạn có thể dễ dàng sử dụng để có được bất kỳ chức năng nào mà bạn đang bỏ lỡ.

Chỉ cần truy cập bảng điều khiển Tiện ích và bạn có thể tìm kiếm bất cứ thứ gì bạn muốn - phông chữ, chủ đề, sơ đồ tư duy, từ điển, v.v. trên để giúp bạn ra ngoài!

Cũng đọc: 5 Tiện ích Google Docs tuyệt vời dành cho nhà văn

7. Tương thích cao

Với Google Docs, tài liệu của bạn không bị khóa trong đám mây. Trên thực tế, bạn có thể chọn từ một số định dạng tệp để tải chúng xuống máy tính của mình bất cứ lúc nào.

Hỗ trợ cho các định dạng phổ biến như DOCX, ODT và PDF có nghĩa là bạn có thể dễ dàng bắt đầu làm việc với một tài liệu trong Word, OpenOffice hoặc Adobe Acrobat nếu cần, không đề cập đến việc chia sẻ tệp với bất kỳ người dùng Word nào mà bạn chắc chắn sẽ đến băng qua.

Mặt khác, bạn cũng có thể mở và chỉnh sửa tài liệu Word dễ dàng trong Google Docs. Nếu bạn lo lắng về các vấn đề tương thích, đã đến lúc quên điều đó.

Cũng đọc: 5 cách dễ dàng để chỉnh sửa tệp PDF trực tuyến

8. Nói, đừng gõ

Khả năng chuyển lời nói thành văn bản của Word là không tồn tại, trừ khi bạn muốn tải xuống bổ trợ Dictate, thứ bị hỏng khá nhiều để bắt đầu. Tuy nhiên, không phải là vấn đề với Google Docs.

Tất cả chỉ mất vài cú nhấp chuột và bạn có thể bắt đầu nói ra trong khi Docs thực hiện việc viết cho bạn. Không có thời gian lãng phí vào hiệu chuẩn và tất cả những điều tào lao đó. Nó cũng khá tốt trong việc chọn các giọng khác nhau và bạn cũng có thể chuyển đổi giữa các ngôn ngữ khác nhau.

9. Cộng tác là một làn gió

Khi nói đến việc chia sẻ và cộng tác với những người khác, Google Docs sẽ đánh bại Word. Bạn không chỉ có thể chia sẻ tài liệu của mình với hàng trăm người dùng mà thậm chí bạn có thể xuất bản chúng lên web cho mọi người xem!

Ngoài ra, có tới hàng trăm người có thể tập hợp lại và làm việc trên một tài liệu theo thời gian thực - chức năng phi thường cho một thứ hoàn toàn miễn phí. Và thực tế là các cộng tác viên của bạn chỉ cần một Tài khoản Google để hoạt động cùng với bạn nói lên nhiều điều về sự tuyệt vời của nó.

Tuy nhiên, với Word, mọi người đều cần đăng ký Office 365 trước khi họ có thể mơ ước được cộng tác - vâng, ngay cả trên các ứng dụng di động 'miễn phí' của Word.

10. Nghiên cứu & Liên kết trực tiếp

Nếu bạn muốn thực hiện một số nghiên cứu trong khi viết, bạn có thể sử dụng toàn bộ khả năng của Google Tìm kiếm ngay từ chính Google Docs. Chỉ cần tô sáng và nhấp chuột phải vào bất kỳ từ hoặc cụm từ nào và nhấp vào Khám phá, và một khung bên sẽ tự động tải, cho phép bạn kiểm tra và trích dẫn thông tin hữu ích một cách liền mạch. Beats công cụ nghiên cứu của Word về intuitiveness và kết quả phù hợp và đấm.

Và thậm chí tốt hơn, bạn cũng có thể sử dụng tab Hình ảnh trong ngăn Khám phá để thêm hình ảnh được cấp phép Creative Commons vào tài liệu của bạn một cách dễ dàng.

Đó chưa phải là tất cả. Khi nói đến công cụ liên kết, Google Docs cho phép bạn tìm kiếm và chèn liên kết trực tiếp từ bên trong ứng dụng web - không cần sao chép và dán các URL dài. Ngoài ra, bạn cũng có thể liên kết đến các tệp và tài liệu khác trong Google Drive.

11. Không có Internet? Không phải là một vấn đề

Bất cứ khi nào có tranh luận về Word và Docs, rất có thể bạn sẽ tìm thấy ai đó nói về khả năng hoạt động ngoại tuyến của trình định dạng. Phải thừa nhận rằng, điều đó đúng - sau tất cả, đó là một ứng dụng máy tính để bàn.

Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể làm tương tự với Google Docs - với sự chuẩn bị đầy đủ trước đó, điều đó là nhiều hơn có thể. Chỉ cần xác định rằng bạn muốn một tệp có sẵn ngoại tuyến và bạn có thể truy cập và làm việc với nó ngay cả khi bạn không có kết nối hoạt động.

Mọi chỉnh sửa mà bạn thực hiện sau đó sẽ được đồng bộ hóa tự động mỗi khi bạn kết nối lại với Internet. Tuyệt vời đúng không?

12: Dễ dàng truy cập qua Chrome

Nếu bạn sử dụng Chrome để duyệt web và rất có thể là bạn, thì bạn đã được đăng nhập vào Tài khoản Google của mình. Và điều đó có nghĩa là quyền truy cập vào Google Docs - thông qua Google Drive - chỉ trong tích tắc. Không có thời gian dành cho đăng ký hoặc đăng nhập bất cứ điều gì!

Hơn nữa, Chrome cũng liệt kê một kho ứng dụng web khác của Google, như Gmail, Sheets và Slides, tất cả đều bổ sung đầy đủ cho Docs. Và bạn cũng có thể mong đợi Docs hoạt động tốt hơn trên Chrome - sau tất cả, cả hai đều được thiết kế bởi Google.

13: Thay đổi được đồng bộ hóa ở mọi nơi

Cuối cùng, bất kỳ sửa đổi nào bạn thực hiện đối với tùy chọn và các cài đặt khác đều được lưu trực tuyến, điều đó có nghĩa là bạn có quyền truy cập vào trải nghiệm Tài liệu tương tự trên bất kỳ máy tính hoặc trình duyệt nào bạn khởi chạy.

Và vâng, bao gồm bất kỳ tiện ích bổ sung nào bạn đã áp dụng. Mong đợi các thay đổi của bạn và các tiện ích bổ sung được cài đặt sẽ xuất hiện trên tất cả các máy tính để bàn của bạn chỉ trong vài giây!

Cũng đọc: Cách chèn Dấu gạch ngang trong Google Docs (Đã bao gồm các mẹo thưởng)

Nhưng những gì về Word Online thì sao?

Vào cuối ngày, việc trở thành một ứng dụng web thực sự hoạt động có lợi cho Google Docs - nó hoạt động nhanh và có các vấn đề kỹ thuật tối thiểu so với Word. Và việc bạn có thể nâng cao chức năng của Docs thông qua một thư viện tiện ích khổng lồ có nghĩa là đối số được đóng gói tính năng của Word được hiển thị một cách hiệu quả.

Và không, tôi cũng không quên Word Online, nó cũng miễn phí sử dụng. Nhưng thực sự, nó chỉ là một phiên bản cực kỳ ngớ ngẩn của đối tác máy tính để bàn của nó.

Word Online có một số điểm tương đồng với Google Docs - chẳng hạn như tự động lưu, chẳng hạn. Tuy nhiên, nó chậm để thực hiện hầu hết mọi thứ, hỗ trợ ít định dạng tệp hơn và không có tiện ích bổ sung nào. Nói tóm lại, đó là một lực cản để sử dụng.

Vì vậy, bạn đã sẵn sàng để cung cấp cho Google Docs chưa? Hãy cho chúng tôi biết trong các ý kiến.