Các thành phần

Sử dụng Quy tắc để Tự động Sắp xếp Email

How to change your email address

How to change your email address
Anonim

Với một số lựa chọn, Quy tắc thư của Outlook tự động sắp xếp thư đến của tôi thành một loạt thư mục. Tin nhắn từ một biên tập viên nhất định về một chủ đề nhất định đi đến một thư mục. Thư có chứa tệp đính kèm có khả năng không mong muốn sẽ chuyển đến thư mục rác. Các thư có mức độ ưu tiên cao từ những người tôn trọng thẻ đó sẽ đi vào thư mục thứ ba. Đây chỉ là một vài cách để sắp xếp thư để giữ cho doanh nghiệp di chuyển.

Hãy tìm kiếm thư từ một người cụ thể về một chủ đề nhất định. Trước khi tạo quy tắc, hãy thêm thư mục mới nếu cần. Chọn Tệp, Mới, Thư mục, nhập tên và nhấp OK. Nếu bạn đang sử dụng máy chủ IMAP và muốn các thư mục được đồng bộ hóa trên các thiết bị khác nhau, trước tiên hãy đánh dấu tài khoản thư đó ở vùng dưới.

Trong cửa sổ chính của Outlook, chọn Tools, Rules and Alerts. Nhấp vào Quy tắc mới. Có thể bạn sẽ muốn chọn một trong các lựa chọn Giữ tổ chức; quy tắc của tôi chủ yếu dựa vào tùy chọn đầu tiên, Di chuyển thư từ ai đó đến thư mục. Nhấp vào Tiếp theo.

Nhấp vào hộp kiểm đầu tiên, từ người hoặc danh sách phân phối. Đánh dấu vào hộp kiểm cho biết với các từ cụ thể trong chủ đề hoặc nội dung. Ở phần dưới của cửa sổ, nhấp vào người hoặc danh sách phân phối màu xanh, chọn một số liên lạc và nhấp OK. Nhấp các từ cụ thể, thêm từ hoặc thuật ngữ thường dùng, chẳng hạn như "báo cáo hàng tuần" và nhấp Thêm và OK. Nhấp được chỉ định, chọn thư mục và nhấp OK. Nhấp Tiếp theo hai lần.

Cửa sổ ngoại lệ cho phép bạn thêm tìm kiếm kiểu "cũ và không", phủ quyết các quy tắc trước nếu một trong các quy tắc này được kích hoạt. Tôi không cần những quy tắc cho danh sách đơn giản này, nhưng tôi sẽ cho một hệ thống phân loại sau này. Nhấp vào Tiếp theo. Nhập tên cho quy tắc và nhấp Hoàn tất.

Tôi thích thêm một vài điều kiện cho các quy tắc khác, chẳng hạn như sắp xếp vào thư mục được gắn cờ Mức độ ưu tiên cao của tôi. Quá nhiều người sử dụng thẻ thư có mức độ ưu tiên cao trên ý thích. Để thực hiện quy tắc sắp xếp các thư đó vào một thư mục nhất định, hãy chọn hộp được đánh dấu là tầm quan trọng và đặt thành Cao. Chọn người gửi nằm trong sổ địa chỉ được chỉ định và chọn địa chỉ liên hệ Outlook của bạn để thư rác hoặc thư không mong muốn không kích hoạt quy tắc. Trong màn hình ngoại lệ, hãy sử dụng tùy chọn ngoại trừ nếu từ người hoặc danh sách phân phối để nhận các địa chỉ liên hệ kích hoạt hạnh phúc.

Thử nghiệm cách phân lớp các quy tắc này để giúp xóa hộp thư đến và hoạt động hiệu quả. Mỗi lần một tin nhắn đến, bạn sẽ được trả lại cho thời gian dành cho việc tạo quy tắc.