Tại sao nó nên bắt đầu ném dữ liệu đi

Nó có thể là một cơn ác mộng lưu trữ: Với việc mở rộng các yêu cầu quy định và vai trò quan trọng mà các hồ sơ điện tử hiện đang diễn ra trong các vụ kiện, một số doanh nghiệp đang tiết kiệm mọi dữ liệu mà họ có, để an toàn. Như một thước đo nhu cầu lưu trữ, IDC cho biết tổng số lượng lưu trữ đĩa được vận chuyển năm ngoái đã tăng 40,5 phần trăm từ năm 2007.

Chắc chắn, phương tiện lưu trữ đang nhận được ít tốn kém. Chi phí của một gigabyte dung lượng đĩa giảm hơn 27 phần trăm từ năm 2007 đến năm 2008, theo IDC. Nhưng với các yêu cầu lưu trữ của các doanh nghiệp trung bình phát triển nhanh chóng, giữ cho nó mãi mãi có thể tạo ra những thách thức quản lý lâu dài và dẫn đến đau đầu khi một cái gì đó cần phải được tìm thấy. Các nhà phân tích, luật sư và nhà cung cấp nói rằng các doanh nghiệp tốt hơn nên loại bỏ một số dữ liệu - nhưng thực hiện nó một cách thận trọng. Đối với các phòng CNTT, điều đó có nghĩa là lập kế hoạch, thực hiện một cách cẩn thận và không tự mình thực hiện.

"Các công ty khác nhạy cảm với thực tế là chúng tôi không thể tiếp tục giải quyết vấn đề này", nhà phân tích Rick Villars của IDC cho biết. Việc cho phép các cửa hàng dữ liệu phát triển nhanh chóng xây dựng hàng năm không bền vững, ông nói. Các công ty tiết kiệm tất cả mọi thứ thường là những người không chắc chắn những gì cần phải được lưu hoặc xóa, ông nói thêm - một dấu hiệu cho thấy họ đang đặt mình lên cho rắc rối.

[Đọc thêm: hộp NAS tốt nhất cho phương tiện truyền thông streaming và sao lưu]

Trên đầu trang của giá đĩa, băng, mạng và quản lý, chồng chất lên quá nhiều dữ liệu có thể trở lại ám ảnh một công ty trong trường hợp của một vụ kiện. Nó có thể tốn 1 triệu đô la để tìm và biên dịch dữ liệu được yêu cầu trong "khám phá điện tử", quá trình thu thập dữ liệu điện tử làm bằng chứng, Andrew Cohen, phó chủ tịch khám phá điện tử và tuân thủ tại EMC cho biết. nghiên cứu tiến thoái lưỡng nan này đề nghị một loạt các bước để đảm bảo rằng một công ty không tiết kiệm quá nhiều hoặc cũng không gây nguy hiểm cho chính nó bằng cách xóa thông tin không đúng cách. Có các công nghệ để giúp đỡ, nhưng nó cũng nhận đầu vào của con người, chúng lưu ý.

Vấn đề lưu trữ dữ liệu

Mọi tổ chức cần lưu thông tin cho mục đích riêng của nó, chẳng hạn như bộ nhớ thể chế, tra cứu và phân tích giao dịch, và vân vân. Ngoài ra, các quy định như Đạo luật Sarbanes-Oxley và Đạo luật trách nhiệm giải trình và trách nhiệm bảo hiểm y tế (HIPAA) yêu cầu các doanh nghiệp lưu một số loại nội dung nhất định trong một khoảng thời gian quy định. Và nhiều quy định như vậy đang được thực hiện, nhà phân tích Brian Babineau của Enterprise Strategy Group cho biết. "Nếu bạn đang kinh doanh, bạn sẽ được quy định bằng cách nào đó," ông nói. Nhưng lưu trữ thông tin đặt bạn lên cho một nguy cơ: E-discovery yêu cầu trong vụ kiện phơi bày dữ liệu của công ty và quản lý dữ liệu để giám sát chặt chẽ. Bạn càng lưu trữ, càng có nhiều yêu cầu, tăng tỷ lệ phát hiện gây tổn hại. Nhưng nếu chính sách lưu trữ và xóa thông tin của bạn không nghiêm ngặt và nhất quán, bạn có thể mất đi lợi ích của sự nghi ngờ tại tòa án về lý do tại sao một số thông tin không có.

Trong một số trường hợp, các quy định cho bạn biết bạn phải làm gì, nhưng thường họ chỉ cho bạn biết mức tối thiểu bạn phải làm hoặc, trong trường hợp Quy tắc Liên bang về Thủ tục Dân sự, cung cấp hướng dẫn cách đưa ra quyết định lưu trữ nhưng không quy định chúng.

Một số công ty phải tuân thủ các quy định về dữ liệu trong nhiều năm có các bộ phận chuyên về quản lý hồ sơ, bắt đầu bằng các mẩu giấy đã được nộp. Bởi vì các luật có xu hướng phức tạp và khác nhau giữa các quốc gia, các chuyên gia này thường có hướng dẫn sử dụng dày đặc các yêu cầu đối với các loại dữ liệu khác nhau, không thể dễ dàng dịch sang bộ quy trình của bộ phận CNTT.

Bắt đầu với phân tích lưu trữ, không phải là công nghệ lưu trữ hay thủ tục

Bước đầu tiên là xác định dữ liệu nào phải được giữ lại, vậy thì phương tiện để giữ lại nó là gì. CNTT có thể đóng một vai trò quan trọng ở đây, bằng cách sử dụng phần mềm phân tích dữ liệu, Babineau nói. Các công ty như Exterro, Vivisimo, Autonomy và Digital Reef bán phần mềm giúp xác định dữ liệu của công ty và cách nhân viên của họ thường sử dụng dữ liệu đó. Thông tin đó có thể giúp đỡ trong việc quyết định những gì cần được thu thập và giữ lại, cho cả mục đích pháp lý và doanh nghiệp. Các phòng CNTT có thể và nên tinh chỉnh các chính sách lưu giữ của họ để giảm thiểu số tiền họ phải lưu trữ, nhà phân tích Andrew Reichman của Forrester Research cho biết. Ví dụ: có thể phân đoạn dân số người dùng thành các danh mục như giám đốc điều hành, nhân viên văn phòng và những người xử lý tài sản trí tuệ của công ty và xử lý email của họ theo cách khác nhau. Nhưng điều này phải được thực hiện với chính sách nhất quán, chính xác để có thể bảo vệ về mặt pháp lý.

"Bạn càng tách riêng một phần nhỏ dữ liệu nhạy cảm với phần dữ liệu không nhạy cảm, chi phí Reichman nói.

Nhưng cuối cùng, công nghệ không thể viết chính sách cho bạn. "Phải có một cuộc họp của tâm trí giữa CNTT và các nhân viên tuân thủ," Babineau nói.

Quá trình này có thể khó khăn bởi vì hai nhóm về cơ bản nói các ngôn ngữ khác nhau. Các quản trị viên CNTT có xu hướng xem xét một chút dữ liệu dựa trên ứng dụng hoặc bộ phận mà nó liên kết với, trong khi các nhà quản lý hồ sơ có thể nghĩ về nó về sở hữu trí tuệ hoặc các khái niệm khác. Bắt họ làm việc cùng nhau là một thách thức tổ chức mà một số người đã giải quyết bằng cách sáp nhập các nhóm, trong khi các công ty khác có các chuyên gia hồ sơ chỉ đơn giản là tư vấn cho nhóm IT, Villars của IDC cho biết. các nhóm đã hợp tác với nhau để tạo ra các chính sách, đó là một ý tưởng tốt để tách bản sao lưu khỏi lưu trữ, Babineau của ESG nói. Mục đích của việc sao lưu là tạo một bản sao của mọi thứ, vì vậy doanh nghiệp có thể quay trở lại sau khi mất dữ liệu bất ngờ. "Bằng cách nào đó chúng tôi đã biến nó thành 'Đó là một cách tuyệt vời để lưu dữ liệu," ông nói.

Một hệ thống sao lưu không có điều khiển chi tiết cần thiết để tiết kiệm một số loại thông tin trong một thời gian ngắn và, anh ta nói. Ví dụ, nếu một bản ghi kinh doanh nhất định cần được lưu trong bảy năm, địa điểm sai để lưu nó nằm trên băng dự phòng với 55.000 tệp khác.

"Nếu bạn muốn lưu bản ghi kinh doanh trong bảy năm, bạn có để lưu 55.000 tệp trong bảy năm nữa, "Babineau nói. Và việc sử dụng các quy trình sao lưu riêng biệt cho các kiểu dữ liệu với các yêu cầu lưu giữ khác nhau là tốn kém và phức tạp, ông cho biết thêm. Babineau cho biết, tách biệt khỏi việc sao lưu và thực hiện với các công cụ chuyên biệt, quy trình chạy trơn tru hơn và ngăn không cho tiết kiệm quá nhiều hoặc quá ít thông tin. IBM, Symantec, và những người khác cung cấp các ứng dụng riêng biệt phân tích dữ liệu để sao lưu và lưu trữ dựa trên các chính sách, và CommVault cung cấp một công cụ duy nhất có thể tách biệt các ứng cử viên cho sao lưu và lưu trữ. triển vọng khám phá điện tử có thể trình bày một vấn đề khó giải quyết hơn. Khám phá điện tử liên quan đến một bên trong vụ kiện đang tìm kiếm hồ sơ điện tử từ bên kia về bất kỳ số lượng nào mà nó tin là có liên quan đến vụ việc. Thông thường, phần lớn nhất của yêu cầu khám phá điện tử là e-mail liên quan đến nhân viên có thể được kết nối với vụ án, nhưng yêu cầu cũng có thể bao gồm tài liệu xử lý văn bản, mã nguồn hoặc các loại dữ liệu khác. để khám phá điện tử tại Orrick Harrington & Sutcliffe. Ngay sau khi một công ty có thể dự đoán hợp lý nó sẽ bị kiện, nó có nghĩa vụ giữ bất kỳ hồ sơ nào liên quan đến người hoặc dự án liên quan đến cáo buộc của vụ kiện. Điều đó có nghĩa là tất cả việc thanh lọc dữ liệu đó phải dừng lại, ngay cả khi nó thường xuyên và tự động, Curtis nói. Bởi vì nếu nguyên đơn tìm kiếm một số thông tin thông qua khám phá điện tử và biết rằng nó đã bị thanh trừng sau ngày không nên, có thể dẫn đến các biến chứng không cần thiết tăng chi phí kiện tụng hoặc thậm chí làm tổn thương trường hợp của công ty, Curtis nói.

Sợ của loại kịch bản này là những gì thúc đẩy một số tổ chức lưu tất cả dữ liệu của họ. Nhưng đó không nhất thiết phải là một ý tưởng hay, nói Curtis và những người khác. Nếu mọi thứ được lưu lại, việc tìm kiếm các mảnh liên quan trở nên khó khăn hơn và đắt hơn.

Nói chung, tòa án sẽ không cau mày về việc xóa hồ sơ nếu nó được thực hiện theo chính sách và lịch biểu được thiết lập tốt - và nếu công ty không có lý do gì để nghĩ rằng nó sẽ bị kiện vì một cái gì đó liên quan đến những hồ sơ đó. "Luật pháp và tòa án công nhận một bến cảng an toàn cho việc phá hủy các hồ sơ theo chính sách cũng như thành lập miễn là công ty không tham gia hoặc dự đoán kiện tụng," Curtis nói.

Tuy nhiên, chính sách đó phải chính xác và tuân theo bức thư, cô nói thêm. Nếu bộ phận CNTT được hỏi làm thế nào thường nó thanh tẩy e-mail của ai đó cũ, "generalisation là không đủ", cô nói. "Nó phải chính xác." Trong các công ty có xu hướng bị kiện thường xuyên, chẳng hạn như các công ty dịch vụ tài chính, CNTT có thể cần phải tìm ra các chính sách lưu giữ của nó với sự hợp tác của các luật sư của công ty. để dữ liệu, tuân thủ các quy định, và dần dần tẩy sạch nó tất cả có thể được tiêu tan, nói Cohen của EMC. Ví dụ: một công ty có thể có chu kỳ thanh toán ba năm để tuân thủ luật pháp kêu gọi ba năm lưu giữ. Nếu một vụ kiện xảy ra và một số tài liệu phải được giữ hợp pháp - kéo dài vô thời hạn - một công ty phải có khả năng tách những người còn lại để họ có thể tiếp tục với chính sách thanh trừng của mình. Cohen cho biết: "Nếu bạn không thể tách biệt những gì đang nắm giữ hợp pháp, bạn sẽ không bao giờ đến được ba năm", tất cả các nhà cung cấp lưu trữ lớn đều cung cấp các công cụ hứa hẹn xử lý sự tách biệt đó để bạn có thể giữ thông tin không bị xử lý khám phá điện tử. Họ không phải là sai lầm, nhưng hầu hết có thể kiểm tra công việc của mình, nói Babineau của ESG. Ví dụ: quản trị viên có thể chạy phân tích nhiều lần và phần mềm sẽ phân phối báo cáo về bất kỳ sự khác biệt nào giữa các kết quả.

Cách suy nghĩ về phần cứng và phần mềm lưu trữ và các chiến lược và chính sách khám phá điện tử, họ có thể bắt đầu điều tra các sản phẩm, theo nhà phân tích Tim Stammers của Ovum. Khi đưa ra những đánh giá về sản phẩm, đầu tiên họ nên tìm hiểu nhu cầu lưu trữ của chính họ đang tăng nhanh như thế nào. Ngoài ra, họ nên ghi nhớ rằng giá lưu trữ đang giảm, do đó, nó có ý nghĩa để mua nhiều hơn những gì họ cần.

Ngoài ra, họ nên xem xét một chiến lược liên quan đến việc loại bỏ dữ liệu, loại bỏ các yếu tố phổ biến của tài liệu nhiều bản sao và có thể cắt giảm đáng kể dung lượng cần thiết, Stammers lưu ý. Và họ nên xem xét lựa chọn thay thế cho bộ nhớ trong nhà, chẳng hạn như bộ nhớ đám mây, có thể tiết kiệm hơn. Mặc dù đĩa sẽ rẻ hơn theo thời gian, nhưng các nhân viên trong nhà quản lý chúng sẽ không làm như vậy, những kẻ lừa đảo chỉ ra.

Các công ty chưa đào sâu những câu hỏi đó hoặc kiểm tra chính sách lưu giữ của họ Babineau nói rằng đầu tư vào nhiều dung lượng hơn mức cần thiết.