Zoho docs (nhà văn) so với tài liệu google: công cụ nào tốt hơn trong tài liệu

Khi nói đến xử lý văn bản, Google Docs là một trong những lựa chọn phổ biến nhất. Có thể là các tính năng hợp tác hoặc các công cụ chỉnh sửa; Docs chắc chắn đã xoay xở để thu hút được nhiều người tham gia vào giao diện đơn giản của nó. Tuy nhiên, nó không phải là trình xử lý văn bản duy nhất ngoài đó. Một công cụ khác đã nhanh chóng leo lên các bậc thang phổ biến là Zoho Docs, hay Zoho Writer, chính xác hơn.

Zoho Writer là trình xử lý văn bản của Zoho Docs. Tương tự như Google Docs, nó đi kèm với các tính năng hợp tác và giao diện đẹp có thể cám dỗ bất cứ ai đang tìm kiếm một công tắc. Vì vậy, bạn có nên chuyển từ Google Docs cũ sang Zoho Writer không?

Chà, đó là những gì chúng ta sẽ tìm thấy trong bài đăng của chúng tôi hôm nay khi chúng tôi cân nhắc cả Google Docs và Zoho Writer để xem cái nào tỏa sáng là công cụ quản lý tài liệu tốt hơn.

Như chúng ta làm trong hầu hết các so sánh của mình, chúng ta sẽ đặt các tính năng phổ biến trước và sau đó tiến hành với các tính năng không phổ biến.

Giao diện

Nhưng trước khi bắt đầu, chúng ta hãy xem giao diện trước, vì đây là một khía cạnh quyết định rất lớn đến mức năng suất của bạn. Khi nói đến Google Docs, nó đi theo kiểu dải băng gợi nhớ đến MS Word.

Bạn sẽ tìm thấy tất cả các công cụ thường xuyên sử dụng ở đó. Nhưng nếu bạn cần một cái gì đó nhiều hơn, bạn sẽ phải đi qua các tab ở dải băng trên cùng trừ khi bạn biết cách của mình xung quanh các phím tắt.

Trái ngược với nó, Zoho Writer đặt tất cả các công cụ của nó trên bảng điều khiển bên trái. Cho dù đó là công cụ Chỉnh sửa hoặc Thiết lập Trang, bạn sẽ tìm thấy mọi thứ bên trong nó. Điều tôi thích về Nhà văn là mỗi tùy chọn được biểu thị bằng một biểu tượng nhỏ giúp những người mới chơi lần đầu dễ dàng biết họ đang làm gì.

Thêm vào đó, nó cũng giúp cung cấp cho công cụ một cái nhìn hiện đại.

Ngoài ra trên

Cách đặt lại cài đặt Google Docs

Đặc điểm chung

1. Kiểm tra chính tả

Khi bạn đang nói về một dịch vụ xử lý văn bản, trình kiểm tra chính tả là phải. Cả Google Docs và Zoho Writer đều không làm bạn thất vọng. Cả hai dịch vụ đều đánh dấu từ sai chính tả bằng màu đỏ và trong khi Docs cung cấp cho bạn từ đúng cho từ đó, thì Nhà văn đi trước một vài bước và cũng đề xuất một vài lựa chọn thay thế.

Và rõ ràng, những từ này giống với từ bạn đã viết sai chính tả. Vì vậy, khi tôi nhập sai 'Disspaoint' trong Zoho trong khi tôi thực sự có nghĩa là 'thất vọng', thì hệ thống đã đề xuất 'dissprite' hoặc 'tản' cho tôi.

Nếu bạn cảm thấy rằng từ bạn đã viết là chính xác, bạn chỉ cần thêm nó vào từ điển ngay từ menu ngữ cảnh.

Khi nói đến dự đoán, không ai làm điều đó tốt hơn Google, cho dù đó là dự đoán bạn đang gõ gì hoặc bạn sẽ mua gì tiếp theo. Đáng sợ, vâng. Nhưng siêu hữu ích.

Rất may, điều tương tự cũng được phản ánh trên Docs. Vì vậy, khi tôi viết 'Disspaoint, ' Docs chỉ ra rằng tôi có thể thực sự có nghĩa là 'thất vọng'.

Ngoài ra, nếu đó là một từ mà bạn thường xuyên viết sai chính tả, bạn luôn có thể yêu cầu Docs thay đổi từ đó mỗi khi bạn lặp lại lỗi. Chẳng hạn, bộ não của tôi được đánh vần là 'The' as 'Teh.' Vì vậy, bất cứ khi nào tôi viết 'Teh, ' nó sẽ tự động phát hiện ra nó ngay lập tức.

Hơn nữa, từ điển chỉ là một cú nhấn chuột. Nếu bạn lo lắng về ý nghĩa thực sự của một từ, bạn luôn có thể triệu tập từ điển. Cả hai ứng dụng đều cung cấp một từ điển cho cùng một mục đích ngoại trừ Zoho cũng cho bạn thấy các từ liên quan cùng với các từ đồng nghĩa.

Cuối cùng, một số khía cạnh của kiểm tra chính tả có thể tùy chỉnh. Nếu bạn muốn, bạn có thể chọn vô hiệu hóa kiểm tra ngữ pháp hoặc chất lượng viết.

2. Định dạng tệp được hỗ trợ

Có, viết trực tuyến có bộ lợi ích riêng của nó (không phải lo lắng về việc lưu tệp), nhưng đôi khi bạn có thể phải lưu tài liệu ngoại tuyến, có thể là để gửi thư hoặc để làm việc ngoại tuyến.

Cả Docs và Writer đều cho phép bạn tải xuống các tài liệu ở nhiều định dạng bao gồm DOCX, ODT, RTF và PDF. Tất cả bạn phải làm là chọn Tải xuống dưới dạng và tài liệu sẽ được tải xuống trên máy tính của bạn.

Zoho Writer cung cấp một tính năng bổ sung được gọi là Save as, như bạn nghi ngờ, cho phép bạn lưu một tài liệu cụ thể dưới dạng tệp Word hoặc tệp ODF, trong số năm định dạng khác. Tất cả các tài liệu này có thể được tìm thấy trong thư mục gốc trong Zoho Docs.

3. Chia sẻ và hợp tác tài liệu

Khi nói đến việc chia sẻ và cộng tác với những người khác, Google Docs có thể được coi là numero uno một cách an toàn. Bạn không chỉ có thể chia sẻ tài liệu của mình với khách hàng hoặc thành viên trong nhóm mà còn có thể xuất bản chúng lên web.

Với Google Docs, bạn và các thành viên trong nhóm của bạn có thể làm việc đồng thời trên một tài liệu. Nếu chúng ta nói về những con số, Docs có thể chứa tới cả trăm người trong thời gian thực.

Đối với tùy chọn chia sẻ, bạn có thể giới hạn ở chế độ Xem, Chỉnh sửa hoặc Chỉ đọc. Mặc dù Nhà văn gần như tuân theo các tính năng chia sẻ và cộng tác tương tự như Docs, người dùng sẽ cần đăng nhập vào Zoho (gói tiêu chuẩn).

Ngoài các tính năng chia sẻ và hợp tác, Zoho cũng cho phép người dùng tạo đồng sở hữu tài liệu.

Thêm vào đó, chủ sở hữu có thể khóa một phần cụ thể của tài liệu, khiến nó không thể thay đổi. Tiện lợi cho các tài liệu quan trọng.

4. Mẫu

Google Docs được biết đến với bộ sưu tập mẫu. Nếu bạn đang tìm cách tạo một sơ yếu lý lịch hoặc một bản tin, chỉ cần chọn một từ thư viện mẫu.

Là một ứng dụng doanh nghiệp, Zoho Writer cũng đi kèm với rất nhiều mẫu. Từ các mẫu liên quan đến Viết sáng tạo đến Sơ yếu lý lịch và Thư xin việc, rất nhiều mẫu chắc chắn sẽ không làm ai thất vọng.

Cuối cùng, sự khác biệt là sự dễ dàng truy cập. Zoho Writer hiển thị tất cả các danh mục bên trái. Vì vậy, tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào một trong các danh mục và chọn lựa.

Trái ngược với nó, mặc dù các mẫu Google Docs cũng được phân loại, không có nút tiện dụng nào ở bảng điều khiển bên. Vì vậy, nếu bạn phải sử dụng một mẫu liên quan đến giáo dục, bạn sẽ phải cuộn từ đầu đến cuối trang để đến đó.

Ngoài ra trên

công cụ #online

Nhấn vào đây để xem trang bài viết công cụ trực tuyến của chúng tôi

Tính năng không phổ biến

1. Gõ tập trung

Đối với những người như tôi viết để kiếm sống, chế độ lấy nét không bị phân tâm là vô cùng quan trọng. Hãy tưởng tượng không có gì trên màn hình của bạn ngoại trừ đoạn mà bạn hiện đang viết. Thiền? Tôi đặt cược!

Chà, nếu bạn đang tìm kiếm một tính năng như vậy, hãy để tôi nói với bạn rằng Zoho Writer đã tích hợp sẵn nó. Khi được bật, chỉ đoạn bạn đang chỉnh sửa sẽ được tô sáng.

Trái ngược với nó, Google Docs không tích hợp tính năng này. Vì vậy, bạn phải dựa vào một tiện ích bổ sung của bên thứ ba.

2. Lịch sử tài liệu

Hãy tưởng tượng chỉ viết một đoạn dài để phát hiện ra rằng tất cả nội dung sẽ bị xóa ngay lập tức khi bạn không cẩn thận với Làm lại và Hoàn tác. May mắn cho chúng ta, Phiên bản tồn tại cho phép chúng ta quay ngược thời gian.

Mặc dù cả Google Docs và Zoho Writer đều lưu một phiên bản tác phẩm của bạn, nhưng Writer lại có thêm độ dài và cho phép bạn so sánh hai phiên bản. Tất cả bạn phải làm là nhấp vào Tệp> Lịch sử Tài liệu và nhấp vào So sánh phiên bản.

Mặc dù đúng là Google Docs cho phép bạn xem các thay đổi trong các phiên bản khác nhau (các bổ sung mới được đánh dấu màu xanh lá cây), nhưng bằng cách nào đó, nó lại nhạt hơn so với cách mà Nhà văn xử lý. Mặt khác, Docs cho phép bạn tạo một phiên bản được đặt tên và Nhà văn cũng vậy. Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu bạn là thành viên của nhóm làm việc trên các phần khác nhau của tài liệu hoặc nếu bạn là một phần của quy trình xem xét tài liệu.

Zoho Writer cho phép bạn kết hợp phiên bản ngoại tuyến của tài liệu đã sửa đổi với tài liệu hiện tại. Khi cả hai tài liệu được kết hợp, các thay đổi sẽ được hiển thị dưới dạng đánh dấu.

3. Công cụ chỉnh sửa nâng cao

Là một công cụ mới, Writer có một số công cụ chỉnh sửa. Các công cụ chỉnh sửa nâng cao như nhúng Mã hoặc Fillable Field chà vai với các công cụ phổ biến như Footnote hoặc Chữ ký.

Điều đó có nghĩa là nếu bạn phải thêm một đoạn mã, bạn có thể làm như vậy mà không mất bất kỳ định dạng nào. Bạn được cung cấp tùy chọn để chọn ngôn ngữ cũng như định dạng. Từ mã Javascript sang mã HTML hoặc mã JAVA, bạn có thể chọn từ một danh sách khá lớn.

Điều này cũng đúng với việc thêm các yếu tố có thể điền vào tài liệu của bạn. Và giao diện là đóng băng trên đầu.

Ngược lại, Docs mang tất cả các công cụ cần thiết của trình xử lý văn bản. Nhưng nếu bạn cần một vài tính năng nâng cao như các tính năng được mô tả ở trên, bạn cần có sự trợ giúp của tiện ích bổ sung của bên thứ ba.

Thêm vào đó, giao diện của Writer giúp việc truy cập các công cụ trở nên vô cùng hữu ích. Thay vì văn bản, bạn có một biểu tượng nhỏ hoạt động khá tốt trong việc khiến bạn quen với các công cụ này.

4. Bổ trợ

Khi nói đến các tiện ích bổ sung, Google Docs mang đến nhiều sự lựa chọn. Cho dù bạn muốn tạo sơ đồ hay bạn đang muốn thêm phông chữ thời trang, tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào tùy chọn Nhận Tiện ích và duyệt theo cách của bạn thông qua chúng.

Ngoài ra trên

Cách tạo Dòng thời gian trên Google Docs

Bạn có nên chuyển đổi?

Vì vậy, bạn sẽ chuyển đổi? Cảm giác hiện đại và các công cụ chỉnh sửa tiên tiến của Zoho Writer dường như khá hấp dẫn. Điều đó chủ yếu được truyền cảm hứng bởi thực tế là tôi không cộng tác nhiều với các thành viên trong nhóm của mình. Nhưng nếu không phải như vậy, tôi sẽ không ngần ngại quay lại Google Docs. Nó dễ dàng truy cập và tất cả những gì bạn cần có là Tài khoản Google và bạn sẽ được sắp xếp.

Một điểm khác để xem xét là Google Docs là miễn phí. Mặt khác, Zoho Docs cung cấp gói miễn phí cho tối đa 25 người dùng (giới hạn tải lên tệp 5 GB / người dùng và 1 GB), sau đó bạn phải trả khoảng 5 đô la cho mỗi người dùng hàng tháng.

Nâng cấp mở khóa một số tính năng như gói lưu trữ 100 GB / người dùng, giới hạn tải lên tệp 5 GB và tích hợp ứng dụng Google. Quan trọng hơn, bạn sẽ có thể gửi và chia sẻ tệp và tài liệu với người dùng không phải là Zoho.

Tiếp theo: Suy nghĩ về việc chuyển đổi từ ứng dụng ghi chú gốc của bạn? Đọc so sánh sau để xem Zoho Notebook có phải là ứng dụng dành cho bạn không.