Android

Nhanh chóng tìm email cũ trong triển vọng ms bằng cách sử dụng các nhóm email

How to Set up an Email Account in Microsoft® Outlook 2010

How to Set up an Email Account in Microsoft® Outlook 2010

Mục lục:

Anonim

Trong khi chúng ta đang làm việc, email có xu hướng tiêu tốn rất nhiều thời gian. Và một trong những lý do là chúng tôi không biết các thủ thuật xem email nhanh chóng. Giống như, khi lấy ra một email cũ, chúng ta thường bắt đầu cuộn trước. Hầu như không phải là một cách hiệu quả để tìm email cũ. Tôi chủ yếu nói về việc sử dụng MS Outlook (vì đó là những gì hầu hết chúng ta sử dụng tại nơi làm việc) và các tính năng liên quan.

Trước đây chúng tôi đã nói với bạn về việc xem tệp đính kèm trên Reading Pane. Chà, đó là một cách để lấy email từ cổ của họ. Nhưng hôm nay, chúng tôi sẽ nói về việc xem email theo nhóm và xem cách nó có thể giúp bạn tiếp tục tìm email cũ một cách nhanh chóng.

Mẹo hay: Bạn có thể muốn tìm hiểu cách kích hoạt và tùy chỉnh Ngăn đọc, Ngăn dẫn hướng và Thanh việc cần làm. Đây là hướng dẫn của GT về điều đó.

Các bước để xem email trong nhóm

Ưu điểm chính của việc làm theo thủ thuật này là nó thực sự giúp ích và tăng tốc quá trình rút các email cũ trong giờ cần thiết.

Bước 1: Điều đầu tiên, bạn cần đảm bảo rằng tính năng Hiển thị trong nhóm được kích hoạt trên giao diện của bạn. Vì vậy, điều hướng đến Xem -> Sắp xếp theo và kiểm tra tương tự.

Khi bạn chọn Hiển thị trong Nhóm như trên, các email theo mặc định được sắp xếp theo nhóm Ngày (Hôm nay, Hôm qua, Tuần trước, v.v.). Sự sắp xếp này phục vụ như là một ranh giới tốt.

Bước 2: Nếu bạn không thích mặc định hoặc muốn thay đổi quy tắc nhóm, bạn nên nhấp chuột phải vào tiêu đề Ngăn Thư trong đó nó đọc Sắp xếp theo Vách, Sau đó, bạn có thể chọn tiêu chí mới để phân nhóm.

Lưu ý rằng quy tắc chỉ áp dụng trên thư mục hiện được chọn. Tôi thường nhóm theo mệnh đề From khi tôi cần một tin nhắn trước đó.

Bước 3: Nếu bạn có một danh sách dài các địa chỉ liên lạc và một số tin nhắn cho mỗi người, bạn cần một cách nhanh chóng để tiếp cận với điều đó. Lần này, nhấp chuột phải vào tiêu đề nhóm và nói Thu gọn tất cả.

Bước 4: Khi bạn làm điều này, tất cả các nhóm sẽ thu gọn danh sách các tin nhắn họ giữ. Nhấp vào dấu cộng cho chuỗi yêu cầu và tất cả các tin nhắn trong nhóm đó sẽ có sẵn trong nháy mắt.

Các tùy chọn nhóm khác mà tôi thấy hữu ích và cần thường xuyên là Đến, Chủ đề, Danh mục và Tầm quan trọng. Bạn có thể tìm thấy cái của riêng mình hoặc tạo chế độ xem tùy chỉnh bằng cách điều hướng đến Chế độ xem -> Sắp xếp theo -> Tùy chỉnh.

Phần kết luận

Các bước được giải thích ở trên chỉ là một nỗ lực để sử dụng và tận dụng các tính năng có sẵn của MS Outlook. Tôi theo những điều này trong cuộc sống hàng ngày của tôi. Hãy thử và bạn có thể đạt được một vài giây mỗi ngày. Thậm chí điều đó còn đi một chặng đường dài để làm cho cuộc sống công việc của bạn tốt hơn, phải không?