Cách mở rộng chính sách lưu giữ email cho các mục đã xóa trong Office 365

Thật sự là một cảm giác khủng khiếp khi bạn biết email hoặc lịch Mời bạn đang cố gắng tìm kiếm đã bị xóa khỏi hộp thư thông qua chính sách lưu giữ. Mỗi dịch vụ email được điều hành bởi chính sách lưu giữ xóa các mục tự động từ thư mục `Xóa` sau một khoảng thời gian nhất định (30 ngày)

Để thay đổi điều này, Microsoft cung cấp tính năng Thời gian lưu giữ email cho Các mục đã xóa trong Office. Tuy nhiên, nhiều người dùng hiện nay không nhận thức được tính năng này. Vì vậy, đây là chủ đề thảo luận hôm nay. Với Microsoft Office 365 Suite được cập nhật, quản trị viên có thể đặt khoảng thời gian cho các mục vẫn còn trong thư mục Mục đã xóa. Điều này giúp đơn giản hóa nhiệm vụ tìm kiếm email hoặc lịch mời bạn có thể đã vô tình xóa.

Tạo chính sách lưu giữ email tùy chỉnh

Bạn có thể chỉnh sửa tên của Chính sách MRM mặc định hoặc tạo chính sách mới để chọn không tham gia thay đổi này. Để thay đổi tên chính sách trong Office 365, điều hướng đến Office 365 Admin, chọn Exchange admin center và chọn tùy chọn quản lý tuân thủ. Tiếp theo, tìm tùy chọn `chính sách lưu giữ`.

Tiếp theo, chọn Chính sách MRM mặc định, nhấp vào biểu tượng chỉnh sửa và sau đó thay đổi tên của chính sách. Khi đã xong, Office 365 sẽ duy trì các cài đặt bạn đã chỉ định và chính sách của bạn sẽ không bị ghi đè.

Nếu bạn đã tùy chỉnh Chính sách MRM mặc định của mình và giữ nguyên tên gốc, thay đổi sẽ vẫn áp dụng.

Vui lòng lưu ý rằng những thay đổi bạn thực hiện sẽ không áp dụng cho thư mục Thư mục có thể phục hồi. Nó sẽ chỉ dành cho thư mục có thể nhìn thấy Thư mục đã xóa và thư mục Các mục đã xóa trong cả hộp thư chính và lưu trữ. Nó cũng sẽ không ảnh hưởng đến bất kỳ hành động “ Di chuyển đến Lưu trữ ” trên thư mục Mục đã xóa.

Email bị thiếu trong thư mục Mục đã xóa

Nếu bạn thấy hoặc nhận thấy các thư cũ hơn 30 ngày không xuất hiện trong thư mục Deleted Items của hộp thư của người dùng Exchange Online, bạn có thể thử cách sau như một giải pháp thay thế.

1. Tăng số ngày trong chính sách lưu giữ tùy chỉnh.
2. Gán Chính sách MRM mặc định cho hộp thư. tên của chính sách lưu giữ được gán cho hộp thư là “Chính sách MRM mặc định.
3. Từ cuối cùng

: Mọi tổ chức đều có bộ yêu cầu kinh doanh, tuân thủ và quy tắc pháp lý riêng và văn hóa chung về cách sử dụng email. Quản trị viên phải xác nhận rằng thay đổi này vẫn phù hợp với các quy tắc tuân thủ hiện tại và nếu không, hãy thực hiện tất cả các thay đổi một cách thích hợp. Họ cũng cần xem xét tác động tiềm năng lên lượng dữ liệu mới sẽ được máy khách Office 365 tải xuống.