Cách tận dụng tối đa Outlook

Nhiều người trong chúng ta có mối quan hệ yêu ghét với Outlook - có chúng tôi ghét nó bởi vì đôi khi nó bị treo bất ngờ, hoặc phải mất thêm ba đến mười giây để làm điều gì đó mà chúng tôi không mong đợi. Nhưng tôi tin rằng hầu hết chúng ta đều giống như Outlook và bản chất trực quan của nó. Các ứng dụng thư trên web không cảm thấy phong phú hoặc linh hoạt như Outlook.

Outlook có thể là ứng dụng đầu tiên bạn mở khi bạn vào văn phòng và ứng dụng cuối cùng bạn đóng vào ban đêm (nếu bạn đóng tất cả). Dưới đây là 10 cách hàng đầu của tôi để có trải nghiệm tốt hơn với Outlook. Trước tiên, tôi sẽ chia sẻ năm nguyên tắc cơ bản về trải nghiệm Outlook tuyệt vời, sau đó sẽ chia sẻ các mẹo nâng cao hơn trong bài đăng tiếp theo của tôi.

Kéo và thả bất kỳ thứ gì

Một trong những lợi ích lớn nhất trong Outlook là bạn có thể kéo và thả bất kỳ mục Outlook nào từ một thư mục này sang thư mục khác. Kéo một email vào thư mục danh bạ của bạn và Outlook sẽ tạo liên hệ cho bạn với họ và tên và địa chỉ email cho bạn. Kéo một email vào thư mục lịch và một lần nữa, một cuộc hẹn được tạo cho bạn với phần thân của email được nhập vào các ghi chú của lịch.

Nhấp chuột phải vào bất cứ thứ gì

Nếu nghi ngờ và không biết phải làm gì tiếp theo trong Outlook, chỉ cần nhấp chuột phải vào một mục Outlook và menu bật lên có thể sẽ có tính năng bạn muốn. Nhấp chuột phải vào tên trong địa chỉ email và chọn Thêm vào Liên hệ Outlook và liên hệ của bạn sẽ được tạo tự động. Nhấp chuột phải vào một mục lịch và bạn có thể in nó và mang nó theo bạn đến cuộc hẹn tiếp theo.

Mở nhiều cửa sổ Outlook

Bạn muốn có bao nhiêu hộp thư đến, Lịch và Danh sách liên hệ của bạn luôn mở? Bạn có thể nhấp chuột phải vào biểu tượng Lịch hoặc thư mục Lịch và chọn "Mở trong Cửa sổ mới" và một thư mục khác của Outlook sẽ mở ra. Làm như vậy bằng cách nhấp chuột phải vào biểu tượng Liên hệ và "Mở trong Cửa sổ mới".

Tìm kiếm bất kỳ thứ gì

Nếu bạn giống tôi, chờ thêm một giây để tìm một thứ gì đó gây phiền toái. Một trong những tính năng tốt nhất mà tôi thích về Outlook 2007 là bạn có thể tìm kiếm mọi thứ nhanh hơn nhiều. Việc tìm kiếm nhanh hơn chính nó là giá trị nâng cấp nếu bạn vẫn đang sử dụng một phiên bản cũ hơn Outlook 2007. Chỉ cần gõ vào bất kỳ từ nào trong hộp Tìm kiếm trong Hộp thư đến của bạn và hoặc bất kỳ thư mục thư và Outlook đi ngay lập tức để tìm cho bạn email đúng. Bạn có thể thực hiện tương tự cho các mục Danh bạ, Lịch hoặc Tác vụ. Hộp tìm kiếm nằm ở phía trên bên trái và sẽ nhanh chóng trả lại mục tìm kiếm của bạn. Ví dụ, trong thư mục Liên hệ của bạn, chỉ cần nhập vào New York và tất cả Địa chỉ liên hệ của bạn có New York trong địa chỉ hoặc ghi chú của họ sẽ hiển thị.

Tạo Thư mục Bổ sung của Bất kỳ Điều gì

Nhiều bạn đã biết cách tạo thư mục email bổ sung bằng cách nhấp chuột phải vào danh sách thư mục của bạn và chọn Thư mục mới. Bạn có biết bạn cũng có thể tạo các loại thư mục khác, chẳng hạn như một liên hệ, lịch hoặc thư mục tác vụ khác không? Để tạo một thư mục Liên hệ khác, có lẽ chỉ có một liên hệ cá nhân, chỉ cần nhấp chuột phải vào bất kỳ mục thư mục nào và chọn Thư mục Mới. Trong "Folder Contains", chọn Contact Items và chọn nơi bạn muốn New Folder Folder được lưu trữ, và thư mục sẽ hiển thị.

Đây là những lời khuyên cơ bản để có trải nghiệm Outlook phong phú hơn. Làm quen với các tính năng này sẽ giúp bạn bớt nhiều phút hơn để có thể sử dụng để trả lời email của mình. Lần tới tôi sẽ đề cập đến các tính năng nâng cao hơn có thể giúp bạn giảm số lượng email trong hộp thư đến của mình.

James Wong là người đồng sáng lập và là CEO của Avidian Technologies, nhà sản xuất Prophet, phần mềm CRM dễ dàng cho Outlook. James là một người dày dặn và là người sáng lập ra ba công ty thành công, và là một nhà đầu tư tích cực và là người ủng hộ tàu.