Cách di chuyển các tệp giữa Office 365, SharePoint và OneDrive

Năm ngoái, Microsoft đã thông báo rằng họ sẽ cho phép sao chép tệp bằng Office 365. Nhưng bây giờ trở đi, Microsoft cho phép người dùng xem các tệp trong Office 365 với bảo vệ hoàn toàn trung thực quản lý phiên bản và siêu dữ liệu. Vì vậy, nó giúp trong việc nới lỏng tất cả các quá trình nếu chúng ta nhìn vào một bức tranh lớn hơn. Bây giờ chúng ta hãy xem làm thế nào tất cả những điều này đến với nhau và làm cho mọi thứ dễ dàng hơn.

Di chuyển các tệp giữa Office 365, SharePoint & OneDrive

Nếu bạn muốn di chuyển tệp trên SharePoint, phần này của hướng dẫn sẽ là hữu ích cho bạn. Lệnh Di chuyển đến thực sự hữu ích khi làm việc.

Trước tiên, bạn phải chọn danh sách tệp mong muốn của mình trong SharePoint.

Sau khi chọn, bạn phải đi qua vào thanh lệnh như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình ở trên.

Trong thanh lệnh đó, chọn Di chuyển để di chuyển tập tin.

Sau đó, bạn sẽ thấy một menu yêu cầu bạn chọn đích như thể hiện trong hình bên dưới.

Danh sách mục tiêu này sẽ hiển thị các mục tiêu có liên quan đến công việc của bạn. Điều này là như vậy chỉ vì nó được cung cấp bởi Microsoft Graph.

Bây giờ, chỉ cần chọn một vị trí để di chuyển tập tin của bạn và bấm vào Move Here . Điều này sẽ bao gồm các vị trí OneDrive của bạn, Vị trí Office 365 và hơn thế nữa. Bạn thậm chí có thể chọn một vị trí tùy chỉnh nếu mục tiêu mong muốn của bạn không được hiển thị.

Các kịch bản có liên quan

Những khả năng này sẽ hữu ích cho một cá nhân trong nhiều tình huống. Bởi vì bảo quản tất cả các chi tiết nhỏ như siêu dữ liệu và lịch sử phiên bản quan trọng đối với nhiều người.

Di chuyển:

Giờ đang thay đổi. Các công ty đang di chuyển từ các hệ thống dựa trên máy chủ gốc hoặc các dịch vụ của bên thứ ba sang các dịch vụ đáng tin cậy và tốt hơn như Office 365. Nhiều lần, không phải tất cả các tệp đều được di chuyển đúng đến các vị trí mới này và một số không bị ảnh hưởng ở các vị trí cũ hơn. Do đó, các điều khoản như thế này giúp người dùng duy trì một hồ sơ thích hợp của các tệp được di chuyển đến các giải pháp mới này.

Chia sẻ:

Điều này rất hữu ích trong các trường hợp khi bạn vừa hoàn thành bản nháp mới của tệp và bạn muốn để chia sẻ nó với nhóm của bạn.

Xuất bản:

Nếu bạn muốn, bạn cũng có thể lưu trữ nó ở đâu đó một cách dễ dàng và chia sẻ nó với khán giả của bạn.

Hiện đại hóa:

Nếu bạn đang mang một số tệp cũ hơn đến một trang web dự án trang web mới, bạn có thể làm điều đó với việc bảo tồn thuộc tính. Ngoài ra, bạn có thể nhóm các tập tin theo loại nhóm người dùng mà nó thuộc về.

Multigeo:

Nội dung cũ của bạn sẽ có thể được chuyển đến các trang mới trong khu vực địa lý mới.

Cùng với điều này, nhóm tại Microsoft cũng đã nói về một số câu hỏi thường gặp hoặc câu hỏi thường gặp. Dưới đây là một số trong số chúng:

Câu hỏi thường gặp (FAQs)

Bản sao tệp đã được triển khai hơn một năm trước - tính năng mới có thay đổi bất kỳ điều gì với sao chép tệp không?

Tính năng sao chép, bạn có thể quan tâm để biết rằng di chuyển trên nhiều trang web được xây dựng trên cùng một API cũng hỗ trợ các tình huống như di chuyển, xuất bản và khôi phục điểm trong thời gian. Khi chúng ta triển khai Move, chúng ta sẽ loại bỏ giới hạn về kích thước của các tệp và kích cỡ của các gói mà bạn có thể di chuyển hoặc sao chép.

Như với Sao chép, bạn có thể di chuyển tệp ở bất kỳ đâu trong người thuê SharePoint của mình. để ghi tệp bao gồm các trang web nằm ở các khu vực địa lý khác. Ngoại lệ đáng chú ý là bạn sẽ không thể di chuyển hoặc sao chép các tệp ra khỏi các thư viện được kích hoạt Quản lý quyền thông tin (IRM).

Tính năng mới khác với Sao chép như thế nào?

Một số điều cần lưu ý khác Sao chép và di chuyển:

• Khi các tệp di chuyển, chúng sẽ giữ lại tất cả các phiên bản gốc của chúng từ nguồn trong khi Sao chép chỉ cung cấp phiên bản cuối cùng của tệp.
• Khi tệp đang chuyển, tệp sẽ vẫn xuất hiện trong thư mục nguồn cho đến khi nó được di chuyển đến đích và sau đó nó sẽ bị xóa. Tập tin sẽ vẫn còn trong thùng rác sau khi quá trình Di chuyển hoàn tất và phải tuân theo lịch trình tái chế bình thường trừ khi người dùng khôi phục lại từ thùng rác

Điều gì xảy ra nếu vị trí mục tiêu không hỗ trợ siêu dữ liệu?

Di chuyển các tệp giữa các thư viện hoặc trang web bảo tồn siêu dữ liệu bằng cách khớp tên cột. Nếu đích không có cột phù hợp, siêu dữ liệu trong cột nguồn sẽ bị mất. Trong trường hợp này, bạn sẽ được thông báo và được nhắc xác nhận việc tiếp tục di chuyển và xóa siêu dữ liệu chưa từng có. Điều này có thể không xảy ra khi di chuyển tệp từ các tệp cá nhân của bạn (hiện không hỗ trợ siêu dữ liệu) đến các trang SharePoint, nhưng có thể xảy ra khi di chuyển tệp giữa các thư viện SharePoint hoặc các trang có cột không khớp.

Quản trị viên có thể giảm tỷ lệ này lỗi bằng cách đảm bảo rằng các cột trên các trang web nhóm đồng nhất trên các trang nhóm của họ. Trong trường hợp không thể thực hiện được, quản trị viên có thể cung cấp cho người dùng hướng dẫn về cách di chuyển sẽ ảnh hưởng đến siêu dữ liệu.

Làm thế nào để thao tác này với Quản lý lưu giữ và ghi?

Nếu bạn đang sử dụng nhãn quản trị dữ liệu để kiểm soát các chính sách thông tin quản lý, nhãn chính sách được áp dụng cho vị trí nguồn phải tồn tại ở vị trí đích. Nếu đích không hỗ trợ các chính sách áp dụng cho tệp trong nguồn, bạn sẽ bị chặn di chuyển tệp, vì làm như vậy sẽ phá vỡ lưu giữ hoặc quản lý bản ghi.

Cuối cùng, cố di chuyển tệp đã có trong thư viện Trung tâm Bản ghi sẽ để lại tệp nguồn tại chỗ, dẫn đến hai bản sao của tệp.

Tôi có thể di chuyển sổ ghi chép OneNote không?

Sổ ghi chép OneNote chứa một nhóm nhiều tệp. Di chuyển sổ ghi chép OneNote sẽ chia sổ ghi chép thành các phần phụ và không được khuyến nghị vào thời điểm này.

Bạn có thể đọc thêm về nó trên bài đăng chính thức của Microsoft.