Biết khi nào nên nén tập tin đính kèm email để tiết kiệm thời gian

Với rất nhiều công việc dựa vào email đính kèm tệp - tài liệu văn bản, hình ảnh, bảng tính và nhiều thứ khác - nhiều người có mong muốn nén mọi thứ. Bản năng đó được sử dụng để trả hết khi kết nối qua dial-up, nhưng tốc độ Internet điển hình hiện nay có nghĩa là bạn và người nhận có thể dành nhiều thời gian nén và giải nén hơn khi thấy bất kỳ lợi ích ròng nào. Điều này đặc biệt đúng với một số loại tệp đã được nén nhiều. Xem xét tổng kích thước và nếu tệp là phổ biến trên web trước khi quyết định làm phiền với nén. Trong hầu hết các tình huống, bạn tốt hơn bỏ qua quá trình đó.

Kích thước là một yếu tố hạn chế tổng thể. Cả hai máy chủ thư đi của bạn và máy chủ đến của người nhận cần phải xử lý khối lượng dữ liệu đó. Nhìn chung, bạn sẽ được gửi và nhận các tệp đính kèm có dung lượng 5MB trở xuống. Có thể bạn sẽ gửi được 10MB. Tôi đã đi xa hơn trong một nhúm tóc, nhưng những thông điệp đó dễ bị tắc nghẽn. Trong trường hợp đó, hoặc là đăng lên máy chủ FTP, hãy chia nhỏ nhiều tệp thành các email khác nhau hoặc thử nén các tệp đính kèm.

Tuy nhiên, một số loại tệp không được hưởng lợi từ việc nén. Hãy thử hầu hết các phương pháp trên một MP3 hoặc JPEG, và bạn sẽ nhận được một kích thước tập tin đó là khoảng nơi bạn bắt đầu. Nói chung, các định dạng tệp phổ biến trực tuyến sẽ không bị giảm do nén bổ sung: JPEG, GIF, PDF, MP3, AAC, WMA, WMV và MOV. Những thứ cần được mã hóa ở kích thước nhỏ hơn khi được tạo. Các loại tệp khác quá nhỏ để làm phiền, bao gồm tài liệu Office và tệp văn bản. Nhưng nén nếu bạn đang gửi một tệp lớn không phù hợp với danh mục, chẳng hạn như đồ họa TIFF hoặc RAW hoặc WAV hoặc AIFF.

Và nếu tệp đính kèm của bạn dựa vào thư mục lồng nhau cho tổ chức, bạn sẽ luôn cần nén hoặc nén. Ngay cả một thư mục duy nhất chứa một vài tệp yêu cầu điều trị đó; trong trường hợp đó, đính kèm các tập tin cá nhân vào thư thay vì lãng phí thời gian nén và giải nén thư mục