Văn phòng

Sử dụng Microsoft FindTime để lên lịch các cuộc họp nhanh hơn trên Outlook

Comment réparer Microsoft 365 ou les applications Office : Access Excel Outlook Powerpoint Word

Comment réparer Microsoft 365 ou les applications Office : Access Excel Outlook Powerpoint Word

Mục lục:

Anonim

Tìm ra thời gian tốt nhất cho cuộc họp với đồng nghiệp văn phòng của bạn thường không phải là một công việc dễ dàng. Trước tiên, bạn phải hỏi họ về thời gian thuận tiện của họ và sau đó trùng khớp với lịch biểu của bạn để đến thời điểm thích hợp nhất cho tất cả mọi người. Công việc quyết định khi nào gặp nhau là tương đối đơn giản nếu họ là những người ít hơn là người tham dự, tuy nhiên làm thế nào nếu cuộc họp đòi hỏi nhiều người hơn. Công việc chỉ trở nên thực sự khó khăn với một số người không có sẵn hoặc những người bỏ học vì nhiều lý do khác nhau. Tất cả quá trình này làm cho bạn đầu tư rất nhiều thời gian của bạn, phải không!

FindTime là một ứng dụng có thể giúp bạn lên lịch các cuộc họp nhanh hơn. Một bổ trợ cho Microsoft Outlook , FindTime giúp bạn quyết định thời gian họp một cách dễ dàng với cách tiếp cận có hệ thống và điều đó cũng không có nhiều sự tham gia của bạn. Ứng dụng sẽ tự động đề xuất bạn những ngày và giờ làm việc tốt nhất cho những người được yêu cầu tham dự cuộc họp. Do đó, giúp bạn đi đến thời điểm đồng thuận khá dễ dàng. Đọc phần bên dưới để biết cách lên lịch các cuộc họp nhanh hơn.

Thời gian tìm kiếm cho Outlook

Tìm thời gian cắt xuống theo thời gian tổ chức. Là một tổ chức, bạn đề xuất thời gian bạn đã chọn cho tất cả những người tham dự và cho phép mọi người bỏ phiếu. Khi có một sự đồng thuận được thực hiện thông qua bỏ phiếu, FindTime sẽ gửi thư mời họp thay mặt bạn, và do đó loại bỏ thời gian mà bạn thường phải đầu tư phối hợp với mọi người và đến thời điểm tốt nhất cho tất cả.

Để bắt đầu sử dụng FindTime

Bước 1

Bước đầu tiên là cài đặt FindTime và thực hiện điều đó, bạn bắt buộc phải đăng nhập vào tài khoản Office 365. Khi bạn đã đăng nhập, bạn có thể cài đặt FindTime từ cửa hàng Office. Sau khi cài đặt, khởi động lại Outlook và bạn có thể thấy biểu tượng FindTime nằm ở góc trên bên phải của màn hình Outlook. Lưu ý sự khác biệt về diện mạo trên Outlook 2013, Outlook 2016 và Outlook trên Web được hiển thị bên dưới.

Trên Outlook 2013

Trên Outlook 2016

Trên Outlook trên web

Lưu ý: FindTime chỉ có thể truy cập được trên Outlook 2013, Outlook 2016 và Outlook trên Web.

Bước 2

Vì vậy, khi thiết lập Ứng dụng, bây giờ bạn có thể soạn email mới hoặc trả lời email hiện có để lên lịch cuộc họp.

Ví dụ: nếu bạn muốn thiết lập cuộc họp với những người được liệt kê bằng cách trả lời email hiện có. Nhấp vào "Trả lời với cuộc thăm dò cuộc họp".

Một bảng điều khiển mở ra thông qua đó bạn có thể thiết lập thời gian cuộc họp. Phần giữa và phần dưới của bảng điều khiển cho phép bạn xem lịch biểu của những người mà bạn muốn mời tham dự một cuộc họp. Ở đây bạn có thể chọn nhiều khe thời gian và gửi chúng cho những người có liên quan yêu cầu họ bỏ phiếu.

Trạng thái của người được thể hiện bằng các màu khác nhau và dựa trên cùng bạn có thể quyết định thời điểm nào phù hợp nhất.

Nhấp vào “Tiếp theo” và bạn thấy các vị trí và tab thời gian được liệt kê trong danh sách ngắn như “địa điểm họp”. Bạn đã sẵn sàng để thực hiện lời mời. Nhấp vào “Chèn vào email” để thực hiện lời mời.

Bước 3

Sau khi thực hiện lời mời, hãy nhấp vào “gửi” trên cửa sổ hộp thư đến của bạn để cho phép mọi người bắt đầu bỏ phiếu trên các khoảng thời gian bạn đã chọn. Mọi người được mời đều có thể xem cuộc thăm dò trực tuyến về người đang bỏ phiếu cho thời gian nào. Bạn thậm chí có thể biết những người khác biết về vị trí yêu thích của bạn.

Ngay khi phiếu bầu được đăng, lời mời sẽ được lên lịch và cuộc họp của bạn đã được thiết lập. Người tổ chức cũng nhận được email về xác nhận lời mời

Lưu ý: Về phía người nhận, họ chỉ cần một địa chỉ email để nhận được lời mời và truy cập internet của bạn để bỏ phiếu tại trang web FindTime. Ngoài ra, họ có thể bỏ phiếu từ bất kỳ thiết bị nào họ muốn. Người nhận không cần phải cài đặt FindTime trên PC hoặc điện thoại di động của họ, hoặc cho vấn đề tài khoản Office 365.

Nhấp đây để bắt đầu sử dụng FindTime và cho chúng tôi biết nếu bạn thích ứng dụng mới này từ Microsoft.

Nguồn hình ảnh: Microsoft.