Cuộc họp hội nghị web: Phần mềm tốt nhất cho các cuộc họp trực tuyến là gì?

Nó trở thành một tối đa của cuộc sống kinh doanh hiện đại: Cuộc họp quan trọng nhất trong năm của bạn sẽ không diễn ra trong một phòng họp, mà là trực tuyến với tất cả những người tham dự đang xem một màn hình máy tính thông thường.

Đó là sự cá nhân. Nó tách ra. Và nó thường khá vexing. Chỉ cần tham gia cuộc họp Web đôi khi có thể là một vấn đề. Nhưng nếu gần đây bạn chưa xem các dịch vụ trực tuyến này, bạn có thể ngạc nhiên bởi mức độ cải thiện của chúng, hoặc phạm vi giá cả và tính năng của chúng. Cho dù bạn đang tìm kiếm chia sẻ màn hình đơn giản để tạo ra một bản PowerPoint, hoặc các công cụ cộng tác và bảng trắng để tương tác sâu hơn, có thể có một ứng dụng web để phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn. ví dụ-đã được khoảng một vài năm, các nhà cung cấp đám mây liên tục cập nhật. Chúng tôi đã thử nghiệm bốn dịch vụ tập trung vào doanh nghiệp nhỏ có thể trợ giúp với nhiều loại cuộc họp khác nhau và thường bị ấn tượng bởi mức độ khéo léo hiện tại của họ.

MeetingBurner

Đôi khi bạn chỉ cần một cuộc họp nhanh để bắt kịp đội. Nếu bạn không cần nhiều chuông và còi, phiên bản miễn phí của MeetingBurner (Mac hoặc PC) cho tối đa 15 người tham gia bao gồm chia sẻ màn hình và đường dây điện thoại.

Dựa trên Flash và Java, MeetingBurner chỉ mất một vài phút để thiết lập, sau đó bạn làm người tổ chức nhận bảng điều khiển mà từ đó bạn có thể điều chỉnh cài đặt (không có quá nhiều), lên lịch cuộc họp hoặc chỉ cần khởi chạy một cuộc họp ngay lập tức. Dịch vụ cung cấp cho bạn URL tùy chỉnh (

tên của bạn.meetingburner.com) và số điện thoại để chia sẻ với người tham gia. URL MeetingBurner cho phép bạn chia sẻ màn hình của mình.

Bạn bắt đầu bằng cách chạy một Java applet tạo một cửa sổ điều khiển nhỏ nơi bạn có thể chỉ định có chia sẻ toàn bộ màn hình, ứng dụng hay vùng tùy chỉnh hay không. Thật quá tệ khi người tham gia thấy một hình chữ nhật màu xám trong khu vực được bao phủ bởi cửa sổ điều khiển, nhưng ít nhất bạn có thể di chuyển cửa sổ xung quanh để nó không che giấu thông tin quan trọng.

Nếu bạn chia sẻ toàn màn hình, người tham gia có thể thấy thanh điều hướng có thông tin về bạn dựa trên cài đặt của bạn, tên cuộc họp, số quay số và cửa sổ trò chuyện (nếu bạn đã ủy quyền). Bạn cũng nhận được một danh sách những người tham gia, và MeetingBurner cho phép bạn thực hiện bất kỳ ai trong số họ là người trình bày mặc dù người đó phải tải xuống và chạy applet chia sẻ màn hình. Giao diện của MeetingBurner lộn xộn và không phải lúc nào cũng trực quan.

Quan trọng hơn, phiên bản miễn phí không cho phép bạn ghi lại các thủ tục tố tụng. Để ghi lại cuộc họp và chia sẻ bản ghi đó, bạn phải đăng ký chương trình MeetingBurner Pro $ 40 mỗi tháng (cho tối đa 50 người tham gia) hoặc phiên bản Premier 100 đô la mỗi tháng, hỗ trợ tối đa 1000 người dùng và thêm phân tích vào Mix.

Citrix GoToMeeting

Cách tiếp cận của Citrix GoToMeeting vừa thanh lịch vừa đầy đủ tính năng. Khi bạn đã cài đặt phần mềm, người tổ chức có thể thiết lập một cuộc họp với một cú nhấp chuột trong ứng dụng: Điều này tạo ra một bảng điều khiển nhỏ với số cuộc họp để phân phối cho những người được mời, họ phải nhập nó khi họ truy cập JoinGoToMeeting.com.

Người tham dự không thấy cửa sổ bảng điều khiển. Đối với người tổ chức, nó có các nút để kích hoạt chia sẻ màn hình, sử dụng hoặc tắt micrô và webcam, chỉ định người tham dự khác làm người trình bày (một khi họ đã cài đặt một applet nhỏ) hoặc triệu tập một bảng nhỏ các công cụ đánh dấu (chẳng hạn như bút, đánh dấu, hoặc một highlighter).

Chỉ người trình bày mới nhìn thấy các điều khiển của GoToMeeting.

Đối với cửa sổ trò chuyện của bảng điều khiển có tùy chọn âm thanh, GoToMeeting theo mặc định sử dụng loa và micrô tích hợp sẵn của máy tính. nhưng bạn có thể chọn nhận đường dây điện thoại và mã PIN âm thanh để sử dụng cùng với số cuộc họp của mình. Một nút khác khởi tạo bản ghi, bạn có thể lưu để phát lại trong GoToMeeting hoặc Windows Media Player. Bạn cũng có thể xem còn bao nhiêu dung lượng cho bản ghi của mình.

GoToMeeting độc đáo cho phép bạn ẩn các phần hoặc toàn bộ bảng điều khiển. Ngoài ra, bạn không cần phải truy cập trang web để bắt đầu: Ứng dụng dành cho máy tính để bàn đã hoạt động sau vài giây (mặc dù thiết lập ban đầu của phần mềm mất vài phút).

Người tham dự cuộc họp thử nghiệm của tôi đã phàn nàn rằng nó không rõ ràng là họ cần phải bấm vào một nút để kích hoạt sử dụng hệ thống âm thanh của máy tính của họ (tôi đã không cố gắng dòng cầu), nhưng họ nếu không báo cáo rằng các ứng dụng làm việc như quảng cáo. Những người tham gia có thể chọn sử dụng đường dây điện thoại hoặc máy tính.

GoToMeeting hỗ trợ tối đa 25 người tham dự trên máy Mac, PC, iPad, iPhone và thiết bị Android. Có một thử nghiệm miễn phí, nhưng không có phiên bản miễn phí: Tài khoản tổ chức cho phép bạn tổ chức các cuộc họp không giới hạn với chi phí 49 đô la mỗi tháng hoặc 468 đô la mỗi năm và Citrix cung cấp các dịch vụ đắt tiền hơn cho các hội thảo trên web. Nó không phải là một vấn đề tồi tệ nếu bạn tổ chức rất nhiều cuộc họp mà mọi người cộng tác trong các dự án.

OmniJoin

Ở bài viết này, OmniJoin của Brother chỉ hoạt động trên PC chạy Windows XP trở lên. Nếu đó không phải là một trở ngại, đây là một công cụ hội nghị Web có khả năng và tùy biến cao. Được khởi chạy từ trang tài khoản của bạn trên OmniJoin, ứng dụng tạo ra một phòng họp có thể tùy chỉnh. Giao diện này mượn rất nhiều từ tính thẩm mỹ thiết kế của Microsoft Office, sử dụng dải băng có các tab để hiển thị hầu hết các tính năng. Thật không may, điều này cũng tiêu thụ không gian-một nhược điểm trên màn hình máy tính xách tay.

Anh chào chất lượng âm thanh và video. Trong các thử nghiệm của chúng tôi, chất lượng video trong một cửa sổ nhỏ thực sự tốt. Bạn có thể sử dụng âm thanh PC hoặc đường dây điện thoại (bạn có thể gọi hoặc gọi cho bạn) được cung cấp như một phần của dịch vụ.

OmniJoin nổi bật với các tùy chọn chia sẻ.

Bạn có thể sắp xếp các ngăn phòng họp khác nhau. - như nguồn cấp dữ liệu video, danh sách người tham gia và không gian làm việc bằng cách sử dụng bố cục tùy chỉnh hoặc đặt trước. Tab Cuộc họp có các nút để mời người khác, ghi lại cuộc họp và rời khỏi và kết thúc cuộc họp của bạn.

Nhưng hành động thực sự diễn ra trong tab Chia sẻ. Bạn có thể chia sẻ toàn bộ hoặc một phần màn hình của bạn, bản trình bày PowerPoint, tài liệu, bảng trắng, tệp phương tiện, cửa sổ trình duyệt web hoặc thậm chí các tài liệu phát hoặc các tệp khác. Bạn có thể khởi động các cửa sổ với nội dung khác nhau trong vùng không gian làm việc và chuyển đổi giữa chúng. Bạn cũng có thể tắt nhiệm vụ của người trình bày, cấp cho người khác quyền truy cập vào màn hình của bạn hoặc yêu cầu quyền truy cập từ xa vào màn hình của người tham gia.

Tôi đã tìm thấy thiết lập âm thanh khó hiểu: Ứng dụng đã nhắc tôi thiết lập đường quay số, và chỉ bằng cách đào tôi mới khám phá ra rằng bạn có thể sử dụng hệ thống âm thanh của máy tính. Ngoài ra, tại văn bản này, OmniJoin vẫn chưa bật thu âm.

[Ghi chú của biên tập viên

: OmniJoin đã kích hoạt khả năng ghi lại cuộc họp.] Kế hoạch cơ bản của OmniJoin cho một người tổ chức duy nhất có chi phí $ 49 mỗi tháng, hỗ trợ tối đa 30 người dùng (nhưng chỉ có tối đa 12 luồng webcam), Video 720p (các gói đắt hơn làm tăng chất lượng video lên tới 1080i) và các cuộc họp không giới hạn. Công ty hy vọng sẽ ra mắt phiên bản Mac vào mùa thu này, điều này sẽ làm cho OmniJoin trở thành đối thủ cạnh tranh nghiêm túc hơn đối với WebEx. Web Hosting là một nhà tiên phong trong hội nghị Web, và nó vẫn là một đối thủ đáng gờm. WebEx cung cấp đầy đủ các tùy chọn chia sẻ, máy tính để bàn, ứng dụng, tệp và bảng trắng cũng như webcam và âm thanh máy tính hoặc điện thoại. Bạn có thể mời người tham gia bằng email, cuộc gọi điện thoại hoặc tin nhắn văn bản SMS và theo dõi lời nhắc từ bên trong ứng dụng dựa trên trình duyệt, không giống như GoToMeeting của Citrix, không yêu cầu bạn phải cài đặt trước phần mềm. Bạn có thể ghi lại các cuộc họp và tải kết quả lên một không gian hội họp, mà bạn cũng có thể tải lên các tệp liên quan. Bạn có thể bắt đầu cuộc họp khi đang di chuyển hoặc thiết lập trước, cho phép người tham gia truy cập vào các ứng dụng được chia sẻ (để họ có thể nhập vào một tài liệu Word hoặc một bảng tính Excel chẳng hạn) và chỉ định một người tham gia khác làm người trình bày.

Không cần cài đặt sẵn phần mềm nào với WebEx.

Một tính năng thú vị về WebEx là chỉ một dải nhỏ của menu xuất hiện khi bạn di con trỏ lên đầu màn hình, vì vậy bạn không ẩn nhiều nội dung bạn đang chia sẻ.

WebEx cung cấp kế hoạch miễn phí cho các cuộc họp không quá ba người, video có độ phân giải chuẩn và âm thanh chỉ dành cho máy tính. Gói miễn phí không cho phép chia sẻ ứng dụng, nhưng nó cho phép bạn chia sẻ máy tính để bàn, tài liệu và bảng trắng của mình. Nó bao gồm 250MB dung lượng lưu trữ không gian hội họp.

Gói trả tiền rẻ nhất có giá 24 đô la mỗi tháng cho mỗi máy chủ. Điều này bao gồm các cuộc họp với tối đa tám người tham gia; video độ nét cao; và máy tính, số điện thoại gọi hoặc âm thanh cuộc gọi miễn phí Call Me miễn phí. Bạn cũng có thể chia sẻ ứng dụng và điều khiển từ xa, cộng với 1GB dung lượng lưu trữ. Gói dịch vụ đa dạng của WebEx cho phép tối đa 25 người tham gia cuộc họp.

Các gói dịch vụ đa dạng của WebEx, giao diện người dùng mượt mà và các tính năng mạnh mẽ giúp cân nhắc mọi hoạt động kinh doanh nghiêm túc trong môi trường trực tuyến cộng tác. > Nhìn chung, nếu bạn đang tìm kiếm một freebie để làm tròn lên một vài người, thì Meeting Burner hoặc WebEx sẽ thực hiện công việc. Tuy nhiên, WebEx có nhiều hơn trong cửa hàng nếu bạn cần phải bước lên một lớn hơn get-với nhau sau này. Ngoài ra, không cần cài đặt trước, giá của nó cho một nhóm nhỏ tốt hơn so với GoToMeeting, và, không giống như OmniJoin, nó phục vụ người dùng không phải Windows.

[

Ghi chú của biên tập viên, ngày 15 tháng 10 năm 2012: Bài viết được cập nhật để phản ánh rằng các cuộc họp Omnijoin hiện có thể được ghi lại.]