Văn phòng không cần giấy tờ tiếp tục lảng tránh chúng tôi

Kể từ buổi bình minh của các máy tính cá nhân đã có những dự đoán về một tương lai toàn diện kỹ thuật số, nơi mà giấy rất ít nhưng là một ký ức xa xôi. Nhiều thập kỷ sau, có vẻ như chúng tôi đã tiến bộ về phía “văn phòng không cần giấy tờ”, nhưng tầm nhìn của Utopian vẫn còn xa.

Adobe đã mua công ty chữ ký số Echosign vào năm 2011, đã tiến hành một nghiên cứu để tìm hiểu cách thức mọi thứ đang diễn ra trên con đường tới các tài liệu kỹ thuật số của chúng tôi trong tương lai. Nghiên cứu dựa trên dữ liệu thu thập được từ một cuộc khảo sát trực tuyến trong số 1051 nhà quản lý Hoa Kỳ soạn thảo, gửi hoặc ký hợp đồng và thỏa thuận tại các công ty vừa và nhỏ.

Báo cáo "Giấy: Một loài đang bị đe dọa?" phát hiện một số kết quả thú vị. Chỉ hơn một nửa số người được hỏi, 51%, tin rằng quy trình làm việc kỹ thuật số làm cho việc nộp hồ sơ và quản lý tài liệu dễ dàng hơn, và 61% nói rằng làm việc kỹ thuật số cắt giảm chi phí. Gần một phần ba thậm chí cảm thấy rằng quy trình làm việc kỹ thuật số mang đến cho họ một lợi thế và giúp họ giành được công việc kinh doanh.

Đủ công bằng. Nhìn vào họa thông tin từ Adobe, những con số đó đang nghiêng về đúng hướng - mặc dù không mạnh mẽ như tôi mong đợi sau nhiều thập kỷ lời hứa của một văn phòng không cần giấy tờ. Sau đó, chúng tôi nhận được hợp đồng. Kết quả khảo sát gần như đồng nhất (98

Adobe Infographic nổi bật kết quả từ nghiên cứu.

phần trăm) rằng hợp đồng thực tế hoặc tài liệu pháp lý vẫn được thực hiện bằng giấy - mặc dù gần ba phần tư nghĩ rằng cuộc sống sẽ dễ dàng hơn nếu hợp đồng được thực hiện bằng kỹ thuật số

Là một nhà phân tích và tư vấn tự do, tôi có thể xác nhận rằng hầu hết các công ty vẫn dựa vào giấy. Tôi đã ở cả hai mặt phân chia giấy và kỹ thuật số, và tôi có thể nói từ kinh nghiệm rằng các hợp đồng kỹ thuật số hiệu quả hơn nhiều. Các hợp đồng hoặc tài liệu pháp lý thực tế vẫn được thực hiện bằng giấy, mặc dù gần ba phần tư nghĩ rằng

Thông thường, khi tôi đồng ý làm việc với khách hàng, tôi gửi qua một số ngôn ngữ dự thảo để sử dụng như một hợp đồng. Sau đó khách hàng điền vào bất kỳ chi tiết còn thiếu nào và gửi tài liệu trở lại nói chung dưới dạng tệp PDF. Sau đó tôi phải in tệp PDF để tôi có thể ký tên và quét tài liệu đã ký để tôi có thể gửi lại cho khách hàng. Sau đó, khách hàng phải in phiên bản đã ký của tôi và ký tên vào đó để họ có thể quét và trả lại hợp đồng đã hoàn thành cho tôi. Đó là một quá trình tẻ nhạt làm lãng phí giấy ở cả hai đầu.

Tôi cũng đã làm việc với các khách hàng sử dụng một công cụ chữ ký số. Tôi đã nhận được email có liên kết "ký" tài liệu. Tôi đã ký hợp đồng kỹ thuật số và chúng tôi đã hoàn thành và sẵn sàng kinh doanh. Không có muss, không ồn ào, và không có giấy lãng phí.

Các ngân hàng là một trong những kẻ phạm tội tồi tệ nhất. Khi tôi mua xe của tôi, và khi tôi mua nhà của tôi có những tờ giấy được sử dụng. Họ thậm chí còn muốn sử dụng một số thứ cổ xưa gọi là máy fax (xem nó trên Wikipedia). Tôi đã ký tắt và ký đủ giấy để hạ một khu rừng nhỏ chỉ để hoàn tất các giao dịch.

Văn phòng không cần giấy tờ? Chúng tôi đang tiến triển chậm chạp hướng tới mục tiêu đó, nhưng chúng tôi là một chặng đường dài để đạt được giấc mơ ống Utopian.